Kasper Kovo

Používáním systému M-Files došlo ke zjednodušení a zrychlení práce vedoucích pracovníků, zejména s údaji z osobních spisů jejich podřízených a také k jištění dokumentů pro případ jejich poškození či ztráty.

O společnosti KASPER

Společnost KASPER KOVO s.r.o., člen skupiny KASPER Group, je moderní strojírenská firma se zaměřením na zakázkovou výrobu produktů z plechu. Společnost byla založena v roce 1992 a dnes představuje dva výrobní provozy umístěné v Trutnově. Mateřský provoz Žitná je moderní strojírenskou firmou, která se soustřeďuje na malosériovou výrobu spektra produktů od plechových komponentů až po komplexní stroje včetně finální montáže. Hlavní obory, kam výrobky směřují, jsou potravinářský průmysl, výroba autobusů, výroba obráběcích strojů, filtrace vzduchu a energetika. Výrobky směřují k zákazníkům po celém světě, přičemž hlavním odbytištěm je západní Evropa, ale řada dodávek směřuje i do Jižní a Severní Ameriky a Asie.

Druhý výrobní provoz je provozovna Elektrárenská, která nabízí kompletní vývoj a výrobu tlakových a netlakových nádob v oceli, nerezu a hliníku. Tato provozovna byla do firmy začleněna v roce 2011 a nyní představuje hlavní rozvojovou základnu z hlediska nových zakázek a z hlediska zaměstnanosti. V rámci této provozovny jsou tři oddělené výrobní sekce, které splňují nároky na oddělený tok materiálu – oddělení nerezu a hliníku od výrobního sortimentu z oceli. Hlavním odbytištěm tlakových nádob jsou firmy v rámci Evropy, ale řada dodávek směřuje i do Asie, zemí bývalé Ruské federace a do Ameriky.

Case study

Výběrové řízení

Výběrové řízení na systém pro správu dokumentů bylo vypsáno ke konci roku 2015, kdy vznikla potřeba reagovat na postupující rozvoj firmy a efektivněji zpracovávat stále rostoucí množství dokumentů. Vedení firmy klade velký důraz na proces trvalého vzdělávání personálu a trvalého zlepšování výrobních procesů, záměrem tedy bylo vyřešit primárně personální agendu. Personální agenda společnosti je velmi rozsáhlá a s tím, jak se firma rozrůstala, narážela stále více na problémy spojené s dostupností, archivací a zálohováním dokumentů. Většina dokumentů v této oblasti byla do té doby evidovaná pouze v papírové podobě. Cílem tedy bylo usnadnit přístup k dokumentům pro klíčové vedoucí pracovníky, zajistit rychlejší vyhledávání a také snížit časovou zátěž personálního oddělení. Do hledáčku při výběru vhodného produktu se tak dostalo i DMS řešení M-Files. Důvodem pro konečné rozhodnutí a výběr M- Files bylo jednak jeho přívětivé uživatelské rozhraní, ale také příznivý poměr cena/ výkon ve srovnání s ostatními produkty ve výběru. Svou roli hrála také dostupnost a předchozí zkušenosti s dodavatelem.

Implementace a ostrý provoz

Implementace nového systému trvala necelé 3 měsíce a vše probíhalo podle představ zákazníka. „Implementace probíhala hladce bez zásadních problémů, některé dílčí části jsme zpracovávali vlastními silami,“ popisuje IT manažer Martin Kubík. Výhodou je možnost nastavení přístupových oprávnění. Zpracovávána je v něm zejména personální agenda, kde slouží k evidenci pracovně právních dokumentů. Během této doby se v databázi nahromadilo kolem 10 tisíc dokumentů. Nespornou výhodou je, že jsou dokumenty dostupné z jednoho místa. Přístup k nim tak mají i jednotliví vedoucí, což přináší významnou úsporu času při vyhledávání informací. Dříve bylo potřeba hledat převážně v kartotéce s osobními spisy a v šanonech na personálním oddělení.