ZAT

Hlavním přínosem systému M-Files je přehledné uspořádání dokumentů, dále jednoduchost a bohatost konfigurace, možnost nastavení workflow, využívání šablon, nebo řízení přístupu.

ZAT

O společnosti ZAT

Společnost ZAT a.s. patří mezi významné světové dodavatele řídicího systému pro energetiku a průmysl. Systémy a know-how příbramské společnosti najdete na třetině jaderných elektráren v EU a na 10 procentech těchto elektráren ve světě. V oblasti klasické energetiky firma působí v 300 elektrárnách na celkem 5ti kontinentech.

Společnost ZAT sídlící v Příbrami s pobočkami v Plzni, na Slovensku a na Kubě je nejstarší českou firmou v oboru automatizace technologických procesů s více než 55letou historií. Orientuje se na vývoj, projekci, výrobu, instalaci i servis elektronických zařízení, řídicích systémů a jejich komponent.

Zaměřuje se na obory s vysokými nároky na bezpečnost a spolehlivost a na technologie a služby vyžadující inovativní a individuální řešení. Svým zákazníkům pomáhá trvale zvyšovat efektivitu provozu jejich technologií. Je zakládajícím členem Aliance české energetiky (CPIA). ZAT se také aktivně zabývá vývojem v kontextu Průmyslu 4.0 včetně nových technologií a platforem v IoT. Inovativní technologie implementuje také do svých interních procesů. Firma velmi dobře hodnotí integraci systému M-Files do svého podnikového informačního systému.

Case study

Situace před nasazením systému M-Files

V době výběru DMS (Document Management System) řešení nebyl ve společnosti ZAT jednotný proces a systém pro správu dokumentů. Pro sdílení velkého množství souborů byly využívány tzv. pracovní složky se všemi problémy a nectnostmi, které takové řešení přináší. Obtížně řiditelné přístupy, nejednotná organizace dokumentů, neustálé rozhodování „kam dokument uložit“, těžko udržitelný pořádek ve verzích, nedostačující možnosti vyhledávání atd. To vše byly důvody vedoucí k rozhodnutí vedení firmy vypsat výběrové řízení na nový systém pro řízení dokumentace.

Průběh výběrového řízení a výběr systému

Do výběrového řízení byly zařazeny různé DMS/CMS systémy a na základě jejich prezentací se průběžně upřesňovala kritéria pro výběr toho správného. Výběrové řízení tedy probíhalo spíše formou interního vyhodnocování a postupného upřesňování představ, požadavků a očekávání.

„Na základě výše uvedeného se postupně vykrystalizovaly základní požadavky: snad-nost použití, pořádek v dokumentech, možnost určité automatizace procesu práce s dokumenty, napojitelnost na používaný firemní ERP systém, přívětivost systému a jednoduchost nasazení. Velmi důležitá byla také možnost si systém vyzkoušet předem, což ne vždy bylo možné,“ upřesňuje situaci Jaroslav Jančík, manažer odpovědný za správu M-Files ve společnosti ZAT.

Zásadním přínosem výběru M-Files byla možnost využití měsíční trial verze s ukázkovým nastavením, která byla k dispozici na webu. Následný „průzkum“ možností a pochopení principů tohoto systému trvalo jen několik málo hodin.

„Postupným zkoušením se ukázalo, že i další parametry splňují vše, co jsme chtěli a potřebovali. Navíc jsme objevili řadu dalších funkcí, o kterých jsme předem nevěděli, ale zjistili jsme, že se nám budou dobře hodit. Dokonce jsme v České republice byli pravděpodobně první nebo jedni z prvních, kdo začali systém M-Files používat,“ doplňuje Jaroslav Jančík.

Implementace a ostrý provoz

Implementace systému probíhala vlastními silami s podporou dodavatele a trvala relativně dlouho – asi 3⁄4 roku. Byly v ní zahrnuty všechny potřebné studijní kroky, analýza stavu a potřeb, vlastní customizace systému a zaškolení uživatelů. První oblastí pro implementaci byl proces Obchodu. Šlo o relativně jednoduchý proces a omezený počet lidí, kteří měli dokumenty uloženy v Pracovních složkách. Proces Obchodu se s využitím M-Files moc nezměnil, práce s dokumenty však ano, hlavním přínosem byl bezesporu „pořádek v dokumentech“ a řízení přístupu k dokumentům. Aby bylo možné DMS M-Files ve společnosti ZAT vůbec začít používat, bylo potřeba jej naplnit základními údaji a informacemi z výchozího ERP systému (IFS ApplicationsTM). Šlo např. o seznamy zákazníků, nabídek, projektů atp. Začátky byly poměrně časově náročné, přínosem však byla možnost přehledně třídit dokumenty dle nabídek či projektů a vytvářet šablony s vyplněnými hlavičkami (např. s údaji o zákaznících). Ostatní úpravy a nastavení systému nebyly nijak specifické – nastavení automatizovaných názvů, nastavení více či méně komplexního workflow pro vybrané třídy dokumentů apod. Další velký objem práce byl spojený s kompletní implementací řízení dokumentace IMS (ISO 9001, 13485, 14001 a OHSAS 18001) včetně CAPA a dokumentace auditů.

Přínosy v praxi

Běžní uživatelé oceňují, že snadno najdou, co potřebují. Automaticky se jim verzují dokumenty, mohou použít připojené Úkoly, mají chytré šablony a jsou dobře řízené přístupy. Pro management firmy je důležité mít včas k dispozici potřebné a platné dokumenty. Správci systému vítají, že mají vše pod kontrolou a správa a údržba systému není složitá.

Po vyhlášení VIZE22 společnosti v roce 2016, byl ve firmě spuštěn projekt Optimalizace IS (v širším slova smyslu než jen ERP). Jeho cílem je nacházet cesty k efektivnímu a intenzivnímu využití všech komponent IS a jejich vzájemná integrace. M-Files v tomto systému mají nezastupitelnou roli. Proto se firma rozhodla M-Files stále více propojovat s dalšími používanými nástroji, jako např. s platformou SharePoint, na které běží interní portál společnosti.

Hlavní výhody

  • Pořádek v dokumentech
  • Jednoduchost a bohatost konfigurace
  • Příjemné uživatelské prostředí a intuitivní ovládání
  • Workflow – nastavení schvalovacíchprocesů
  • Úspora času při vytváření nových dokumentů díky využití šablon
  • Možnost nastavení přístupovýchpráv
  • Snadné a rychlé vyhledávání
  • Verzování dokumentů

„Hlavním přínosem tohoto řešení je jednoduchost a bohatost konfigurace a to, že jsme schopni si ji realizovat sami. Uživatelské rozhraní je navíc velmi blízké Windows. Oceňujeme možnost nastavení workflow, využívání šablon, řízení přístupu. Za nejdůležitější však stále považuji pořádek v dokumentech.“

Jaroslav Jančík, manažer správy M-Files ZAT

Další reference

BONATRANS

BONATRANS

Systém IFS zajišťuje přesnější přehled a kontrolu nad průběhem zakázek, čímž se výrazně snížily náklady při plánování výroby a zkvalitnily se služby poskytované zákazníkům.

Zjistit více
TOS KUŘIM

TOS KUŘIM

Firemní procesy jsou díky IFS rychlejší a efektivnější. Sjednocení skladových položek do jednotného ERP a zavedení jejich evidence pomocí čárových kódů přineslo zpřehlednění celého výrobního procesu.  

Zjistit více
ECONOMIA

ECONOMIA

Díky kvalitní, rychlé a bezpečné bezdrátové Wi-Fi síti, mohou vznikat tituly jako Hospodářské noviny, Ekonom, Respekt, Aktuálně.cz a další i ve velkém a otevřeném prostoru mediálního domu.  

Zjistit více
KABELOVNA Děčín Podmokly, s.r.o.

KABELOVNA Děčín Podmokly, s.r.o.

Moderní a funkční ICT zajišťuje vysokou dostupnost s důrazem na bezpečnost. Virtuální IT infrastruktura je zálohována podle nejnovějších bezpečnostních pravidel a její funkčnost je tak zaručena v režimu 24/7.

Zjistit více
Kasper Kovo

Kasper Kovo

Používáním systému M-Files došlo ke zjednodušení a zrychlení práce vedoucích pracovníků, zejména s údaji z osobních spisů jejich podřízených a také k jištění dokumentů pro případ jejich poškození či ztráty.  

Zjistit více
PROFI-MEN

PROFI-MEN

Vyhledávání informací a dokumentů v M-Files je rychlé a přehledné, což přináší velkou úsporu času. Důležité je také sdílení dokumentů mezi zaměstnanci firmy, kteří k nim mají snazší přístup.

Zjistit více
GZ Digital Media

GZ Digital Media

IFS systém efektivně spravuje celý výrobní proces od příjmu zakázky, přes výrobu a expedici až po fakturaci již od roku 2003. Přínosy jsou technologické, funkční i manažerské.

Zjistit více
BONATRANS

BONATRANS

Systém M-Files eviduje životní proces dokumentů norem od jejich návrhů po seznámení s uživateli. Poskytuje snadno dohledatelnou dokumentaci včetně evidence, zda se uživatel s dokumentem seznámil.

Zjistit více
TOSHULIN

TOSHULIN

Systém IFS pomáhá zvyšovat produktivitu již od roku 2003, zlepšuje plánování zakázek a zjednodušuje výrobní postup. Efektivní procesy snížily výrobní časy pro objednávky až o 50 %.

Zjistit více
SOPO

SOPO

Systém IFS spravuje kompletně výrobní proces, umožňuje např. přesné sledování výpadků neshodných výrobků a identifikaci jejich příčin, čímž snižuje náklady i pojistné zásoby.  

Zjistit více
ZAT

ZAT

Jsme zodpovědní za to, že ICT v této společnosti je funkční v režimu 24/7. Využíváme k tomu moderní řešení ICT s vysokou dostupností a spolehlivostí, s důrazem na bezpečnost.

Zjistit více
SIEMENS ČR

SIEMENS ČR

Tato případová studie představuje projekt rekonstrukce záložní serverovny u zákazníka Siemens Elektromotory Frenštát pod Radhoštěm.

Zjistit více
SOPO

SOPO

Intrexx společnosti poskytuje aktuální přehled nad výrobním procesem a stavu jeho plnění, čímž se zvýšila spolehlivost i produktivita celé výroby.

Zjistit více