ZAT a.s.

Hlavním přínosem systému M-Files je přehledné uspořádání dokumentů, dále jednoduchost a bohatost konfigurace, možnost nastavení workflow, využívání šablon, nebo řízení přístupu.

ZAT a.s.

O společnosti

Česká společnost ZAT a. s. je předním dodavatelem řídicích a inteligentních systémů pro energetiku a průmysl s historií od roku 1962. Ve svém oboru patří mezi lídry v oblasti automatizace jaderné i klasické energetiky, průmyslu, drážních systémů, plynárenství a smart systémů. Ve vývoji se zaměřuje na nové aplikace z Průmyslu 4.0 a IoT technologií.

Společnost má vlastní vývoj, projekci, výrobu, instalaci i servis elektronických zařízení, řídicích systémů a jejich komponent a SW aplikací pro moderní platformy. Je také certifikovaným výrobcem zdravotnických přístrojů. Firma sídlí v Příbrami, zaměstnává okolo 340 zaměstnanců a své pobočky má v Plzni a Benešově. V současné době působí v 58 zemích světa.

Case study

Situace před nasazením systému M-Files

V době výběru DMS (Document Management System) řešení nebyl ve společnosti ZAT jednotný proces a systém pro správu dokumentů. Pro sdílení velkého množství souborů byly využívány tzv. pracovní složky se všemi problémy a nectnostmi, které takové řešení přináší. Obtížně řiditelné přístupy, nejednotná organizace dokumentů, neustálé rozhodování „kam dokument uložit“, těžko udržitelný pořádek ve verzích, nedostačující možnosti vyhledávání atd. To vše byly důvody vedoucí k rozhodnutí vedení firmy vypsat výběrové řízení na nový systém pro řízení dokumentace.

Průběh výběrového řízení a výběr systému

Do výběrového řízení byly zařazeny různé DMS/CMS systémy a na základě jejich prezentací se průběžně upřesňovala kritéria pro výběr toho správného. Výběrové řízení tedy probíhalo spíše formou interního vyhodnocování a postupného upřesňování představ, požadavků a očekávání.

„Na základě výše uvedeného se postupně vykrystalizovaly základní požadavky: snad-nost použití, pořádek v dokumentech, možnost určité automatizace procesu práce s dokumenty, napojitelnost na používaný firemní ERP systém, přívětivost systému a jednoduchost nasazení. Velmi důležitá byla také možnost si systém vyzkoušet předem, což ne vždy bylo možné,“ upřesňuje situaci Jaroslav Jančík, manažer odpovědný za správu M-Files ve společnosti ZAT.

Zásadním přínosem výběru M-Files byla možnost využití měsíční trial verze s ukázkovým nastavením, která byla k dispozici na webu. Následný „průzkum“ možností a pochopení principů tohoto systému trvalo jen několik málo hodin.

„Postupným zkoušením se ukázalo, že i další parametry splňují vše, co jsme chtěli a potřebovali. Navíc jsme objevili řadu dalších funkcí, o kterých jsme předem nevěděli, ale zjistili jsme, že se nám budou dobře hodit. Dokonce jsme v České republice byli pravděpodobně první nebo jedni z prvních, kdo začali systém M-Files používat,“ doplňuje Jaroslav Jančík.

Implementace a ostrý provoz

Implementace systému probíhala vlastními silami s podporou dodavatele a trvala relativně dlouho – asi 3⁄4 roku. Byly v ní zahrnuty všechny potřebné studijní kroky, analýza stavu a potřeb, vlastní customizace systému a zaškolení uživatelů. První oblastí pro implementaci byl proces Obchodu. Šlo o relativně jednoduchý proces a omezený počet lidí, kteří měli dokumenty uloženy v Pracovních složkách. Proces Obchodu se s využitím M-Files moc nezměnil, práce s dokumenty však ano, hlavním přínosem byl bezesporu „pořádek v dokumentech“ a řízení přístupu k dokumentům. Aby bylo možné DMS M-Files ve společnosti ZAT vůbec začít používat, bylo potřeba jej naplnit základními údaji a informacemi z výchozího ERP systému (IFS ApplicationsTM). Šlo např. o seznamy zákazníků, nabídek, projektů atp. Začátky byly poměrně časově náročné, přínosem však byla možnost přehledně třídit dokumenty dle nabídek či projektů a vytvářet šablony s vyplněnými hlavičkami (např. s údaji o zákaznících). Ostatní úpravy a nastavení systému nebyly nijak specifické – nastavení automatizovaných názvů, nastavení více či méně komplexního workflow pro vybrané třídy dokumentů apod. Další velký objem práce byl spojený s kompletní implementací řízení dokumentace IMS (ISO 9001, 13485, 14001 a OHSAS 18001) včetně CAPA a dokumentace auditů.

Přínosy v praxi

Běžní uživatelé oceňují, že snadno najdou, co potřebují. Automaticky se jim verzují dokumenty, mohou použít připojené Úkoly, mají chytré šablony a jsou dobře řízené přístupy. Pro management firmy je důležité mít včas k dispozici potřebné a platné dokumenty. Správci systému vítají, že mají vše pod kontrolou a správa a údržba systému není složitá.

Po vyhlášení VIZE22 společnosti v roce 2016, byl ve firmě spuštěn projekt Optimalizace IS (v širším slova smyslu než jen ERP). Jeho cílem je nacházet cesty k efektivnímu a intenzivnímu využití všech komponent IS a jejich vzájemná integrace. M-Files v tomto systému mají nezastupitelnou roli. Proto se firma rozhodla M-Files stále více propojovat s dalšími používanými nástroji, jako např. s platformou SharePoint, na které běží interní portál společnosti.

Hlavní výhody

  • Pořádek v dokumentech
  • Jednoduchost a bohatost konfigurace
  • Příjemné uživatelské prostředí a intuitivní ovládání
  • Workflow – nastavení schvalovacíchprocesů
  • Úspora času při vytváření nových dokumentů díky využití šablon
  • Možnost nastavení přístupovýchpráv
  • Snadné a rychlé vyhledávání
  • Verzování dokumentů

„Hlavním přínosem tohoto řešení je jednoduchost a bohatost konfigurace a to, že jsme schopni si ji realizovat sami. Uživatelské rozhraní je navíc velmi blízké Windows. Oceňujeme možnost nastavení workflow, využívání šablon, řízení přístupu. Za nejdůležitější však stále považuji pořádek v dokumentech.“

Jaroslav Jančík, manažer správy M-Files ZAT a.s.

Další reference

HA-SOFT, s.r.o.

HA-SOFT, s.r.o.

Společnost HA-SOFT se spoléhá na námi dodané špičkové serverové řešení a storage od Fujitsu, které začali využívat jako jedni z prvních v ČR.  

Zjistit více
BONATRANS GROUP a.s.

BONATRANS GROUP a.s.

Systém IFS zajišťuje přesnější přehled a kontrolu nad životním cyklem zakázek, čímž se výrazně zvýšil přístup k aktuálním informacím a zkvalitnily se služby poskytované zákazníkům.

Zjistit více
TOS KUŘIM-OS, a.s.

TOS KUŘIM-OS, a.s.

Firemní procesy jsou díky IFS rychlejší a efektivnější. Sjednocení skladových položek do jednotného ERP a zavedení jejich evidence pomocí čárových kódů přineslo zpřehlednění celého výrobního procesu.  

Zjistit více
ECONOMIA, a.s.

ECONOMIA, a.s.

Díky kvalitní, rychlé a bezpečné bezdrátové Wi-Fi síti, mohou vznikat tituly jako Hospodářské noviny, Ekonom, Respekt, Aktuálně.cz a další i ve velkém a otevřeném prostoru mediálního domu.  

Zjistit více
KABELOVNA Děčín Podmokly, s.r.o.

KABELOVNA Děčín Podmokly, s.r.o.

Udržitelný rozvoj technologického celku velikosti KABELOVNY Děčín Podmokly vyžaduje kromě dalšího i velmi efektivní a flexibilní IT podporu. Vedení se proto rozhodlo zajištění IT a navazujících oblastí komplexně…

Zjistit více
KASPER KOVO s.r.o.

KASPER KOVO s.r.o.

Používáním systému M-Files došlo ke zjednodušení a zrychlení práce vedoucích pracovníků, zejména s údaji z osobních spisů jejich podřízených a také k jištění dokumentů pro případ jejich poškození či ztráty.  

Zjistit více
PROFI-MEN, s.r.o.

PROFI-MEN, s.r.o.

Vyhledávání informací a dokumentů v M-Files je rychlé a přehledné, což přináší velkou úsporu času. Důležité je také sdílení dokumentů mezi zaměstnanci firmy, kteří k nim mají snazší přístup.

Zjistit více
GZ Media, a.s.

GZ Media, a.s.

IFS systém efektivně spravuje celý výrobní proces od příjmu zakázky, přes výrobu a expedici až po fakturaci již od roku 2003. Přínosy jsou technologické, funkční i manažerské.

Zjistit více
BONATRANS GROUP a.s.

BONATRANS GROUP a.s.

Systém M-Files eviduje životní proces dokumentů norem od jejich návrhů po seznámení s uživateli. Poskytuje snadno dohledatelnou dokumentaci včetně evidence, zda se uživatel s dokumentem seznámil.

Zjistit více
TOSHULIN, a.s.

TOSHULIN, a.s.

Systém IFS pomáhá zvyšovat produktivitu již od roku 2003, zlepšuje plánování zakázek a zjednodušuje výrobní postup. Efektivní procesy snížily výrobní časy pro objednávky až o 50 %.

Zjistit více
SOPO, s.r.o.

SOPO, s.r.o.

Systém IFS spravuje kompletně výrobní proces, umožňuje např. přesné sledování výpadků neshodných výrobků a identifikaci jejich příčin, čímž snižuje náklady i pojistné zásoby.  

Zjistit více
ZAT a.s.

ZAT a.s.

Díky IT outsourcingu od CDC Data má ZAT přístup ke špičkovým technologiím a odborným IT znalostem, což společnosti umožňuje držet krok s dobou, zejména se změnami v oblasti…

Zjistit více
SOPO, s.r.o.

SOPO, s.r.o.

Intrexx společnosti poskytuje aktuální přehled nad výrobním procesem a stavu jeho plnění, čímž se zvýšila spolehlivost i produktivita celé výroby.

Zjistit více
MINERVA BOSKOVICE, a.s.

MINERVA BOSKOVICE, a.s.

Společnost MINERVA BOSKOVICE, a.s. využívá naše tiskové služby již 20. rokem. Díky optimalizaci tiskových řešení se zbavili chaotické správy, problémů se servisem i vysokých provozních nákladů.

Zjistit více
NVH Czech s.r.o.

NVH Czech s.r.o.

CDC Data se díky svému řešení podílí na výrobě stropních dílců pro automobily značek Volkswagen a Audi ve výrobním závodě NVH Czech s.r.o. v severočeském Dobranově.

Zjistit více
Lesy České republiky, s.p.

Lesy České republiky, s.p.

Modernizace IT infrastruktury zabezpečila podniku Lesy České republiky, s.p stabilitu a udržitelnost IT provozu včetně minimální energetické náročnosti.

Zjistit více

Webináře DMS Připravili jsme pro Vás sérii webinářů na téma - Pořádek ve firemních dokumentech, snadno a rychle

ZJISTIT VÍCE