BONATRANS

Systém M-Files eviduje životní proces dokumentů norem od jejich návrhů po seznámení s uživateli. Poskytuje snadno dohledatelnou dokumentaci včetně evidence, zda se uživatel s dokumentem seznámil.

BONATRANS

O společnosti BONATRANS

BONATRANS GROUP a.s., největší evropský výrobce železničních dvojkolí, patří mezi přední světové firmy ve svém oboru. Své produkty exportuje do více než 80 zemí světa na 5 kontinentech. Firma vyvíjí, vyrábí a dodává široký sortiment jak dvojkolí, tak jeho části jako jsou kola, nápravy, kotouče a obruče pro všechny typy kolejových vozidel od rychlovlaků přes tramvaje po lokomotivy a nákladní vozy. BONATRANS  datuje své kořeny do roku 1965, k založení závodu Železniční dvojkolí v rámci Železáren a drátoven Bohumín.

Zásadní krok ke svému dalšímu růstu společnost učinila začátkem roku 2014, kdy koupila významného německého konkurenta GHH-Radsatz, lídra v dodávkách výrobků i komplexních řešení pro nízkopodlažní tramvaje. Na sklonku 2015  úspěšně zahájila dodávky dvojkolí z nového závodu v Indii. Pro BONATRANS v regionu Moravskoslezského kraje pracuje více než  1500 lidí. Tržby společnosti dlouhodobě překračují 5 mld. Kč. BONATRANS vystupuje na trhu pod značkou GHH-BONATRANS, zahrnující i společnosti GHH-Radsatz, Bonatrans India a Bonatrans Asia.

Case study

Situace před nasazením systému M-Files

S rozvojem společnosti stoupaly nároky na zrychlování a zpřesňování procesů, což se značně dotýkalo i toku dokumentů firmou. Nejsložitější situace byla u interních dokumentů norem a jejich formulářů, jejichž životní cyklus je značně dynamický. Modul DMS systému v rámci firemního ERP systému nesplňoval nároky na univerzálnost a flexibilitu. Proto se v BONATRANS GROUP a.s. rozhodli najít systém pro správu dokumentů obsahující pokročilou funkcionalitu workflow, který by podporoval životní cyklus dle firemních procesů.

Průběh výběrového řízení a výběr systému

Ve výběrovém řízení byl kladen důraz na to, aby správa celého systému umožňovala nastavit veškeré požadavky na workflow dokumentu bez významných uživatelských úprav dodávaných třetí stranou a zároveň, aby byl DMS uživatelsky přívětivý a nevynucoval složitá školení uživatelů. Zásadní vlastností byla také autentikace uživatelů oproti Active Directory a úzká integrace s MS Office. Všechny tyto požadavky systém M-Files splnil, proto zvítězil nad ostatními řešeními. Navíc M- Files umožňuje přehledně definovat workflow dokumentu a změny jeho stavu, případné notifikace a úkoly v grafickém rozhraní, bez nutnosti programátorských zkušeností.

Implementace a ostrý provoz

K pořízení DMS systému M-Files vedla složitost procesu dokumentů interních norem. Vlastní aplikace, kterou společnost do té doby používala, již nevyhovovala nárokům na sledování stavů dokumentů a rovněž nepokrývala oblast seznámení s těmito dokumenty. Před realizací byla provedena detailní analýza, v rámci které byl zmapo­ván celý současný stav. S ohledem na komplexnost interních procesů byla náročnější a delší než bylo původně zamýšleno. Díky tomu jsme již na začátku implementace získali přehled o funkčnosti systému a navrhli model pro maximální využití jeho možností pro implementovanou agendu.

Vzhledem k tomu, že už samotné výběrové řízení bylo prováděno nad reálným proce-sem a bylo důkladně testováno, zda systémy umožňují nastavit všechno to, co od nich bylo očekáváno, byl systém M-Files zaveden v režimu PoC. To umožnilo systém velmi pružně implementovat i odzkoušet již v průběhu testování. Pan Rajski k tomu uvedl: „Díky zkušenostem implementující firmy jak s procesy, tak se samotným systémem, nedošlo během implementace k větším problémům a vše bylo uskutečněno dle našich požadavků.“

Licenční model systému byl zpočátku vnímán jako nepřehledný a složitý, zejména proto, že M-Files umožňuje licencovat různými způsoby. Díky tomu, že licence nejsou trvalé a lze jejich počty operativně měnit, dospělo se k finálnímu modelu až po nějaké době používání, v rámci které bylo doladěno optimální rozložení a počty konkrétních uživatelů. Vzhledem k tomu, že byl systém nasazován na jeden z nejsložitějších proce­sů dokumentů, respektive na dokument s nejsložitějším životním cyklem, bylo zapotřebí využít vysoké míry konfigurace workflow. Tím se potvrdilo, že je systém opravdu možné variabilně nastavit dle nejrůznějších požadavků zadavatele.

Uživatelé na M-Files nejvíce oceňují transparentnost workflow jednotlivých dokumen­tů. Snadno si sami dohledají, v jakém stavu jednotlivé dokumenty jsou, případně kdo je již schválil a u koho na schválení teprve čekají. Management firmy si cení toho, že hledané dokumenty snadno naleznou, automaticky se jim verzují a mohou používat připojené úkoly.

Budoucí rozvoj

Prioritou pro další rozvoj je optimální propojení již zavedených systémů s M-files. Dokumenty systém zpracovává dle požadovaného procesu, nicméně aktuálně probíhá rozšíření integrace s dalšími inter­ními systémy, aby bylo možné již existující meta­data efektivně využívat v jiných systémech. Proto je třeba výstupy z M-Files unifikovat tak, aby bylo možné data využít i v dalších systémech.

Další rozvoj v oblasti DMS bude směřován na dokumenty smluv, či využití jednotlivých schvalova­cích workflow na formulářové dokumenty.

Hlavní přínosy

  • Přehled nad uloženými dokumenty a snadné vyhledávání
  • Workflow – nastavení schvalovacích procesů
  • Intuitivní ovládání a příjemné uživatelské prostředí
  • Snadná správa a úpravy již vytvořených dokumentů
  • Přístup k uloženým dokumentům a datům odkudkoli
  • Pohodlné a rychlé sdílení dokumentů v rámci firmy

Implementované řešení

Produkt M-Files je jedna z deseti nejvýznamnějších světových aplikací pro elektronickou správu dokumentů i správu firemního obsahu. Na jejím základě lze řídit vnitropodnikové procesy a propojovat data z různých firemních aplikací a zabezpečovat přístup ke sdíleným dokumentům. Hlavní výhodou M-Files její jednoduché ovládání, otevřenost, přizpůsobivost a verzování dokumentů.

Dodavatelem DMS & ECM aplikace M-Files je společnost CDC Data s.r.o., autor české lokalizace a obchodní partner společnosti M-Files Inc. pro region České republiky a Slovenska.

Další reference

TOSHULIN

TOSHULIN

Systém IFS pomáhá zvyšovat produktivitu již od roku 2003, zlepšuje plánování zakázek a zjednodušuje výrobní postup. Efektivní procesy snížily výrobní časy pro objednávky až o 50 %.

Zjistit více
SOPO

SOPO

Systém IFS spravuje kompletně výrobní proces, umožňuje např. přesné sledování výpadků neshodných výrobků a identifikaci jejich příčin, čímž snižuje náklady i pojistné zásoby.  

Zjistit více
ZAT

ZAT

Jsme zodpovědní za to, že ICT v této společnosti je funkční v režimu 24/7. Využíváme k tomu moderní řešení ICT s vysokou dostupností a spolehlivostí, s důrazem na bezpečnost.

Zjistit více
SIEMENS ČR

SIEMENS ČR

Tato případová studie představuje projekt rekonstrukce záložní serverovny u zákazníka Siemens Elektromotory Frenštát pod Radhoštěm.

Zjistit více
SOPO

SOPO

Intrexx společnosti poskytuje aktuální přehled nad výrobním procesem a stavu jeho plnění, čímž se zvýšila spolehlivost i produktivita celé výroby.

Zjistit více
BONATRANS

BONATRANS

Systém IFS zajišťuje přesnější přehled a kontrolu nad průběhem zakázek, čímž se výrazně snížily náklady při plánování výroby a zkvalitnily se služby poskytované zákazníkům.

Zjistit více
TOS KUŘIM

TOS KUŘIM

Firemní procesy jsou díky IFS rychlejší a efektivnější. Sjednocení skladových položek do jednotného ERP a zavedení jejich evidence pomocí čárových kódů přineslo zpřehlednění celého výrobního procesu.  

Zjistit více
ECONOMIA

ECONOMIA

Díky kvalitní, rychlé a bezpečné bezdrátové Wi-Fi síti, mohou vznikat tituly jako Hospodářské noviny, Ekonom, Respekt, Aktuálně.cz a další i ve velkém a otevřeném prostoru mediálního domu.  

Zjistit více
KABELOVNA Děčín Podmokly, s.r.o.

KABELOVNA Děčín Podmokly, s.r.o.

Moderní a funkční ICT zajišťuje vysokou dostupnost s důrazem na bezpečnost. Virtuální IT infrastruktura je zálohována podle nejnovějších bezpečnostních pravidel a její funkčnost je tak zaručena v režimu 24/7.

Zjistit více
Kasper Kovo

Kasper Kovo

Používáním systému M-Files došlo ke zjednodušení a zrychlení práce vedoucích pracovníků, zejména s údaji z osobních spisů jejich podřízených a také k jištění dokumentů pro případ jejich poškození či ztráty.  

Zjistit více
PROFI-MEN

PROFI-MEN

Vyhledávání informací a dokumentů v M-Files je rychlé a přehledné, což přináší velkou úsporu času. Důležité je také sdílení dokumentů mezi zaměstnanci firmy, kteří k nim mají snazší přístup.

Zjistit více
GZ Digital Media

GZ Digital Media

IFS systém efektivně spravuje celý výrobní proces od příjmu zakázky, přes výrobu a expedici až po fakturaci již od roku 2003. Přínosy jsou technologické, funkční i manažerské.

Zjistit více
ZAT

ZAT

Hlavním přínosem systému M-Files je přehledné uspořádání dokumentů, dále jednoduchost a bohatost konfigurace, možnost nastavení workflow, využívání šablon, nebo řízení přístupu.

Zjistit více