M-Files – Správa firemního obsahu (Enterprise Content Management)

Flexibilita a přehlednost

K souborům jsou připojovány atributy specifikující vlastnosti dokumentů. Tyto atributy označovaná jako „metadata“ mohou být uživatelsky přizpůsobeny podle individuálních požadavků organizace. Soubory lze prohlížet podle třídy, projektu nebo jakéhokoli vámi vybraného kritéria.

• Zobrazujte vše přesně tak, jak potřebujete.
• Zabývejte se pouze tím, CO hledáte, namísto toho, KDE to máte hledat.
• Na míru sestavené dynamické pohledy neboli virtuální složky, vám vždy zobrazí relevantní informace nebo soubory.

Rychlé hledání

M-Files umožňují rychlé a jednoduché vyhledávání, buď podle metadat, nebo pomocí klíčových slov. Výsledky tak obdržíte mnohem rychleji než při zdlouhavém hledání v chaotické struktuře složek a souborů.

• Zvolte si sami způsob k vyhledávání souborů, jeden dokument můžete nalézt několika způsoby (např. podle zákazníka, projektu, data, stavu, klíčových slov atd. či pomocí jejich kombinací)
• Pomocí klíčových slov vyhledávejte nejen v názvech souborů, ale i v jejich obsahu či metadatech.
• Výsledky vyhledávání jsou řazeny podle relevance, první se tedy zobrazují ty, které se nejvíce shodují se zadáním.

Přístup odkudkoli

Ať už pracujete v kanceláři, z domova, u zákazníka, či na cestách, s M-Files můžete ke svým informacím přistupovat  pomocí webového nebo mobilního klienta. K veškerému obsahu připojenému k M-Files lze přistupovat z mobilního zařízení bez ohledu na to, ve kterém systému, nebo dokonce síťových složkách se nachází. Nativní aplikace udrží vaši práci efektivní a bezproblémovou.

• Přistupujte ke každému dokumentu nezávisle na čase a místě.
• Pracujte i bez připojení k internetu za pomoci offline režimu.

Sledování verzí

M-Files automaticky sleduje a ukládá všechny předchozí verze a historii vašich dokumentů. Kromě poskytování jednoduchého a přímého přístupu k jakékoli předchozí verzi dokumentu, M-Files zaznamenává protokol změn spolu s uživatelským jménem, časovým údajem a komentářem. Dokument si navíc rezervujete pro úpravy a během vaší práce je chráněn před zásahy ostatních uživatelů.

• Mějte přehled o změnách v dokumentu včetně informace, kdo a kdy je provedl.
• Vraťte se kdykoli k některé z předchozích verzí.
• Díky evidenci všech verzí jsou eliminovány chybně upravené či omylem smazané dokumenty.

Integrace do MS Windows

M-Files je jediné řešení správy dokumentů, které vytváří virtuální lokální disk (např. M:). Tento virtuální disk je jediným přístupovým bodem pro všechny soubory, které jsou systémem zpracovány a ukládány. Virtuální místní disk zprostředkovává předávání informací mezi centralizovaným úložištěm dat a lokálními výpočetními zdroji. To umožní uživatelům pracovat s výkonem a spolehlivostí, kterou poskytuje jejich lokální počítač a pevný disk, zatímco unikátní caching mechanismus transparentně synchronizuje informace s centrálním úložištěm dat. Na rozdíl od systémů, které užívají ukládání dat mapovanou síťovou jednotkou, M-Files vždy garantuje rychlé a spolehlivé „lokální“ zpracování i v situacích, kdy je síť nebo server pomalý, nedostupný z důvodu poruchy, přetížení, nebo když cestujete nebo pracujete z domova. Jakmile je spojení obnoveno, M-Files se automaticky synchronizuje se serverem.

Jednoduché ovládání

Prostředí M-Files je uživatelsky velmi přívětivé a ovládání je velice intuitivní. Není tedy třeba žádného složitého zaučování, které je většinou nedílnou součástí zavádění nového systému, zde se každý zorientuje velice rychle. Uživatelské prostředí je navíc všude stejné, ať už se přihlašujete odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.

Automaticky řízené pracovní postupy

V M-Files lze nastavit automatizované pracovní postupy, které podporují plynulý běh každodenních firemních procesů, jakými jsou např. schvalovací procesy smluv, řízení obchodu či fakturace atd. Zajišťují kompatibilitu firemní agendy a podporují produktivitu manažerské práce.

• Provádějte kontrolu dokumentů a jejich schvalování rychleji. Systém vás sám upozorní, že je třeba věnovat pozornost konkrétní položce, či provést nějakou akci.
• Ušetřete čas tím, že nebudete muset hlídat všechny kroky daného procesu, ani termíny, systém je pohlídá za vás.
• Využijte funkci vytváření úkolů, jejich evidenci a sledování, zda jsou splněné.

Šablony dokumentů

Při tvorbě stejných či podobných dokumentů si můžete  v M-Files vytvořit šablony, čímž ušetříte spoustu času s opětovným vytvářením totožného obsahu. Kromě toho, že ušetříte čas, vyhnete se také možným problémům s kompatibilitou vzhledem k zákonným požadavkům na daný dokument z právního hlediska. Šablony lze vytvářet pro MS Word, MS Excel i MS PowerPoint. Systém také umí doplnit důležité údaje z metadat, stačí tedy, že dokument připojíte ke konkrétnímu zákazníkovi a automaticky se k němu vyplní název společnosti, adresa, či jiné, vámi požadované, údaje.