BONATRANS GROUP a.s.

Výchozí stav

S rozvojem společnosti stoupaly nároky na zrychlování a zpřesňování procesů, což se značně dotýkalo i toku dokumentů firmou. Nejsložitější situace byla u interních dokumentů norem a jejich formulářů, jejichž životní cyklus je značně dynamický. Modul DMS systému v rámci firemního ERP systému nesplňoval nároky na univerzálnost a flexibilitu. Proto se v BONATRANS GROUP a.s. rozhodli najít systém pro správu dokumentů obsahující pokročilou funkcionalitu workflow, který by podporoval životní cyklus dle firemních procesů.

Požadavky na nový systém

Ve výběrovém řízení byl kladen důraz na to, aby správa celého systému umožňovala nastavit veškeré požadavky na workflow dokumentu bez významných uživatelských úprav dodávaných třetí stranou a zároveň, aby byl DMS uživatelsky přívětivý a nevynucoval složitá školení uživatelů. Zásadní vlastností byla také autentikace uživatelů oproti Active Directory a úzká integrace s MS Office. Všechny tyto požadavky systém M-Files splnil, proto zvítězil nad ostatními řešeními. Navíc M- Files umožňuje přehledně definovat workflow dokumentu a změny jeho stavu, případné notifikace a úkoly v grafickém rozhraní, bez nutnosti programátorských zkušeností.

Implementace a ostrý provoz

K pořízení DMS systému M-Files vedla složitost procesu dokumentů interních norem. Vlastní aplikace, kterou společnost do té doby používala, již nevyhovovala nárokům na sledování stavů dokumentů a rovněž nepokrývala oblast seznámení s těmito dokumenty. Před realizací byla provedena detailní analýza, v rámci které byl zmapo­ván celý současný stav. S ohledem na komplexnost interních procesů byla náročnější a delší než bylo původně zamýšleno. Díky tomu jsme již na začátku implementace získali přehled o funkčnosti systému a navrhli model pro maximální využití jeho možností pro implementovanou agendu.

Vzhledem k tomu, že už samotné výběrové řízení bylo prováděno nad reálným proce-sem a bylo důkladně testováno, zda systémy umožňují nastavit všechno to, co od nich bylo očekáváno, byl systém M-Files zaveden v režimu PoC. To umožnilo systém velmi pružně implementovat i odzkoušet již v průběhu testování. Pan Rajski k tomu uvedl: „Díky zkušenostem implementující firmy jak s procesy, tak se samotným systémem, nedošlo během implementace k větším problémům a vše bylo uskutečněno dle našich požadavků.“

Licenční model systému byl zpočátku vnímán jako nepřehledný a složitý, zejména proto, že M-Files umožňuje licencovat různými způsoby. Díky tomu, že licence nejsou trvalé a lze jejich počty operativně měnit, dospělo se k finálnímu modelu až po nějaké době používání, v rámci které bylo doladěno optimální rozložení a počty konkrétních uživatelů. Vzhledem k tomu, že byl systém nasazován na jeden z nejsložitějších proce­sů dokumentů, respektive na dokument s nejsložitějším životním cyklem, bylo zapotřebí využít vysoké míry konfigurace workflow. Tím se potvrdilo, že je systém opravdu možné variabilně nastavit dle nejrůznějších požadavků zadavatele.

Uživatelé na M-Files nejvíce oceňují transparentnost workflow jednotlivých dokumen­tů. Snadno si sami dohledají, v jakém stavu jednotlivé dokumenty jsou, případně kdo je již schválil a u koho na schválení teprve čekají. Management firmy si cení toho, že hledané dokumenty snadno naleznou, automaticky se jim verzují a mohou používat připojené úkoly.

Rozvoj systému

Následný rozvoj byl zaměřen na propojení M-Files s ostatními firemními systémy
přičemž plnohodnotné využití dat i v jiných aplikacích umožnila unifikace výstupů z
M-Files. V dalších krocích byla do systému převedena správa smluv, řízení rizik a bylo
zahájeno i využití jednotlivých schvalovacích workflow na formulářové dokumenty.