Získejte kontrolu nad svými digitálními dokumenty s nejlepším softwarovým nástrojem, který je dnes na trhu
M-Files je inovativní a snadno nasaditelný DMS z Finska, který umožňuje vyhledávat, sdílet a uchovávat dokumenty a informace napříč podnikovými procesy.
S M-Files získáte okamžitý přístup k důležitým informacím, nemusíte ztrácet čas zdlouhavým hledáním a ušetříte ho pro smysluplnější práci. U M-Files totiž nezáleží na tom, kde je něco uloženo, ale hledáte jen to, co skutečně potřebujete.
CDC Data je autorem české lokalizace a dlouholetým obchodním partnerem společnosti M-Files Inc. pro region České republiky a Slovenska.
M-Files umožňují jednoduché a rychlé vyhledávání souborů, buď podle metadat, nebo pomocí klíčových slov. Výsledky tak obdržíte mnohem rychleji než při zdlouhavém hledání v chaotické struktuře složek a souborů, čímž šetříte nejen čas ale i náklady.
Ať už pracujete v kanceláři, z domova, u zákazníka, či na cestách, s M-Files můžete ke svým informacím přistupovat pomocí webového nebo mobilního klienta a v místech bez připojení lze pracovat i v offline režimu.
V M-Files lze nastavit automatizované pracovní postupy, které podporují plynulý běh každodenních firemních procesů, jakými jsou např. schvalovací procesy smluv, řízení obchodu či fakturace atd.
K souborům jsou připojovány atributy specifikující vlastnosti dokumentů, tzv. metadata, díky kterým lze následně soubory prohlížet dle různých pohledů, např. dle zákazníka, druhu či projektu.
Při tvorbě stejných či podobných dokumentů si můžete v M-Files vytvořit šablony, čímž ušetříte spoustu času s opětovným vytvářením totožného obsahu.
S M-Files je snadné vyhovět předpisům a zaznamenávání činností umožňuje jejich snadné dohledání pro potřeby auditu. Zároveň podporuje stvrzování dokumentů elektronickými podpisy.
Uvedení do provozu je nenáročné, uživatelé se se systémem naučí snadno a rychle pracovat a není třeba žádných zdlouhavých školení.
Snadná a efektivní spolupráce v týmu při práci nad jedním dokumentem s maximálním zabezpečením.
Systém dokážeme zavést v cloudu, on-premise i jako hybrid, záleží čemu dáte přednost.
Zkušenost s M-Files od roku 2010
Opakovaně oceňovaný produkt
Desítky spokojených zákazníků
Tým školených pracovníků
M-Files je platforma inteligentního DMS nové generace, je to cesta od chaosu k efektivní správě dokumentů, kontaktů, projektů, atd. Pro správu svých firemních informací a procesů jej využívá tisíce firemních organizací ve více než 100 zemích světa.
Získejte kontrolu nad vaší firemní agendou a využijte výhod moderního řešení, které usnadní vaše každodenní procesy a zvýší produktivitu vaší firmy.
S M-Files budete mít všechny vaše důležité informace na dosah ruky, a to rychle a spolehlivě.
M-Files umožňují přístup a nakládání s informacemi, které jsou uloženy v jakémkoliv v systému nebo úložišti, včetně síťových složek, SharePointu, systémů správy firemního obsahu (ECM), zákaznických systémů (CRM), systémů správy firemních zdrojů (ERP) a dalších firemních systémů a úložišť.
M-Files je jediné řešení správy dokumentů, které vytváří virtuální lokální disk (např. M:). Tento virtuální disk je přístupovým bodem pro všechny soubory, které jsou systémem zpracovány a ukládány.
M-Files automaticky chrání a sleduje všechny předchozí verze a historii vašich dokumentů. Kromě poskytování přehledu všech verzí dokumentu, M-Files zaznamenává protokol změn spolu s uživatelským jménem, časovým údajem a komentářem.
Oprávnění řízená metadaty představují převratné řešení, které poskytuje nebývalou flexibilitu a pružnost při řízení správy uživatelských přístupů. Obsah je tedy zabezpečen a konkrétní dokumenty jsou přístupné jen těm osobám, která vlastní potřebná práva.
M-Files obsahuje nástroje založené na umělé inteligenci a strojovém učení. Tyto funkce na základě analýzy dokumentu napovídají uživateli a pomáhají mu se správnou klasifikací dokumentu při vyplňování metadat dokumentů.
Namísto tradičních struktur složek využívá M-Files ke kategorizaci a vyhledávání dokumentů metadata. To usnadňuje vyhledávání informací podle toho, co jsou zač a ne podle toho, kde jsou uloženy. Intuitivní metadatové štítky pomáhají uživatelům najít to, co potřebují, bez ohledu na to, kde je uloženo.
M-Files je skvělým řešením pro efektivní správu různých firemních agend. Díky jeho inovativní technologii a intuitivnímu uživatelskému rozhraní můžete snadno organizovat, sdílet a vyhledávat veškeré dokumenty a informace ve vaší firmě.
Systém umožňuje centralizovanou správu dokumentů a dat, což vám ušetří čas a sníží riziko duplicity nebo ztráty důležitých informací. Díky jeho pružnosti a škálovatelnosti je ideálním řešením pro firmy různých velikostí a odvětví.
M-Files zajišťuje bezpečné a přehledné uložení účetních dokumentů s řízeným přístupem. Umožňuje rychlé vyhledávání dokladů podle metadat, automatizuje schvalování rozpočtů a výkazů a poskytuje plnou auditní stopu pro účely kontroly.
Smlouvy jsou v M-Files centralizované, snadno dohledatelné a chráněné verzováním. Schvalovací workflowy zajišťují řízený proces od návrhu po podpis a systém automaticky upozorňuje na končící platnosti smluv.
Osobní složky zaměstnanců jsou v systému bezpečně vedené v souladu s GDPR. M-Files podporuje digitalizaci HR procesů včetně nástupu a výstupu zaměstnanců a upozorňuje na důležité termíny, jako je konec zkušební doby nebo expirace certifikací.
Dokumenty kvality jsou spravovány řízeně, s plnou verzovací a schvalovací historií. M-Files pomáhá splnit požadavky norem jako ISO 9001 a umožňuje jednoduché filtrování směrnic, formulářů či záznamů o kontrolách.
Zpracování faktur je s M-Files efektivní díky automatizovanému workflow a propojení s účetním systémem. Faktury lze snadno vyhledat podle dodavatele, částky nebo období a celý proces je sledovatelný pro účely auditu.
Veškerá projektová dokumentace je uchovávána přehledně a dostupná podle fáze projektu nebo týmu. M-Files umožňuje řízený přístup interním i externím uživatelům a poskytuje jasnou historii změn a verzí dokumentů v průběhu projektu.
Informace a dokumentace ke klientům, jako jsou kontakty, projekty, objednávky, smlouvy včetně komunikace jsou soustředěny na jednom místě. Díky metadatům lze rychle najít potřebné informace a mít kompletní přehled o historii vztahu se zákazníkem.
M-Files nahrazuje složkové struktury metadatovým přístupem, který zajišťuje rychlé vyhledání a kontrolu verzí dokumentů. Automatické workflowy řídí schvalování, publikaci i archivaci, a přístup je vždy přizpůsoben roli uživatele.
Systém umožňuje plánování, evidenci a sledování školení včetně platnosti certifikátů. Zaměstnanci mají přístup ke svým záznamům a M-Files automaticky upozorňuje na nutnost obnovení nebo doplnění kvalifikací.
Systém M-Files eviduje životní proces dokumentů norem od jejich návrhů po seznámení s uživateli. Poskytuje snadno dohledatelnou dokumentaci včetně evidence, zda se uživatel s dokumentem seznámil.
Zjistit více
Používáním systému M-Files došlo ke zjednodušení a zrychlení práce vedoucích pracovníků, zejména s údaji z osobních spisů jejich podřízených a také k jištění dokumentů pro případ jejich poškození či ztráty.
Zjistit více
Hlavním přínosem systému M-Files je přehledné uspořádání dokumentů, dále jednoduchost a bohatost konfigurace, možnost nastavení workflow, využívání šablon, nebo řízení přístupu.
Zjistit více
Systém M-Files zajišťuje společnosti Albert ČR přehlednou správu smluv a zabezpečuje jejich kompletní životní cyklus. Zpřehledňuje a urychluje firemní procesy, čímž usnadňuje správu smluvní agendy.
Zjistit více
Vyhledávání informací a dokumentů v M-Files je rychlé a přehledné, což přináší velkou úsporu času. Důležité je také sdílení dokumentů mezi zaměstnanci firmy, kteří k nim mají snazší přístup.
Zjistit více
Systém správy dokumentů (dále jen DMS) je softwarový nástroj, který automatizuje a zjednodušuje proces ukládání, vyhledávání a sdílení dokumentů v rámci vaší organizace. Řešení DMS lze upravit tak,…
Společnost Bonatrans Group, která je největším evropským výrobcem železničních dvojkolí, nasadila nový systém pro správu dokumentů. Nově využívá řešení M-Files, které pomáhá firmě zvládnout rostoucí…
Systém správy dokumentů, známý pod zkratkou DMS (Document Management System) je zjednodušeně automatizované podnikové softwarové řešení, které slouží k ukládání, organizaci, zabezpečení, digitalizaci a archivaci obchodních souborů.…
Informace jsou nejcennějším majetkem organizace, ale jejich nedostatečná správa může způsobit ztráty v efektivitě i v příjmech. Zastaralá technologie (zejména řešení pro správu dokumentů) může být hlavní překážkou…
