14. 3. 2022
3 min.
Jiří Prokeš

Kdo nám věří/4. část BONATRANS GROUP a.s.

Kdo nám věří/4. část BONATRANS GROUP a.s.

V dalším díle našeho seriálu zákaznických referencí vám představujeme společnost BONATRANS GROUP a.s. a její referenci na náš systém M-Files.

O společnosti BONATRANS

BONATRANS GROUP a.s., největší evropský výrobce železničních dvojkolí, patří mezi přední světové firmy ve svém oboru. Své produkty exportuje do více než 80 zemí světa na 5 kontinentech. Firma vyvíjí, vyrábí a dodává široký sortiment jak dvojkolí, tak jeho části jako jsou kola, nápravy, kotouče a obruče pro všechny typy kolejových vozidel od rychlovlaků přes tramvaje po lokomotivy a nákladní vozy. BONATRANS datuje své kořeny do roku 1965, k založení závodu Železniční dvojkolí v rámci Železáren a drátoven Bohumín. Zásadní krok ke svému dalšímu růstu společnost učinila začátkem roku 2014, kdy koupila významného německého konkurenta GHH-Radsatz, lídra v dodávkách výrobků i komplexních řešení pro nízkopodlažní tramvaje. Na sklonku 2015 úspěšně zahájila dodávky dvojkolí z nového závodu v Indii. Pro BONATRANS v regionu Moravskoslezského kraje pracuje více než 1500 lidí. Tržby společnosti dlouhodobě překračují 5 mld. Kč. BONATRANS vystupuje na trhu pod značkou GHH-BONATRANS, zahrnující i společnosti GHH-Radsatz, Bonatrans India a Bonatrans Asia.

Situace před nasazením systému M-Files 

S rozvojem společnosti stoupaly nároky na zrychlování a zpřesňování procesů, což se značně dotýkalo i toku dokumentů firmou. Nejsložitější situace byla u interních dokumentů norem a jejich formulářů, jejichž životní cyklus je značně dynamický. Modul DMS systému v rámci firemního ERP systému nesplňoval nároky na univerzálnost a flexibilitu. Proto se v BONATRANS GROUP a.s. rozhodli najít systém pro správu dokumentů obsahující pokročilou funkcionalitu workflow, který by podporoval životní cyklus dle firemních procesů.

Průběh výběrového řízení a výběr systému

Ve výběrovém řízení byl kladen důraz na to, aby správa celého systému umožňovala nastavit veškeré požadavky na workflow dokumentu bez významných uživatelských úprav dodávaných třetí stranou a zároveň, aby byl DMS uživatelsky přívětivý a nevynucoval složitá školení uživatelů. Zásadní vlastností byla také autentikace uživatelů oproti Active Directory a úzká integrace s MS Office. Všechny tyto požadavky systém M-Files splnil, proto zvítězil nad ostatními řešeními. Navíc M- Files umožňuje přehledně definovat workflow dokumentu a změny jeho stavu, případné notifikace a úkoly v grafickém rozhraní, bez nutnosti programátorských zkušeností.

Implementace a ostrý provoz 

K pořízení DMS systému M-Files vedla složitost procesu dokumentů interních norem. Vlastní aplikace, kterou společnost do té doby používala, již nevyhovovala nárokům na sledování stavů dokumentů a rovněž nepokrývala oblast seznámení s těmito dokumenty. Před realizací byla provedena detailní analýza, v rámci které byl zmapo­ván celý současný stav. S ohledem na komplexnost interních procesů byla náročnější a delší než bylo původně zamýšleno. Díky tomu jsme již na začátku implementace získali přehled o funkčnosti systému a navrhli model pro maximální využití jeho možností pro implementovanou agendu.

Vzhledem k tomu, že už samotné výběrové řízení bylo prováděno nad reálným proce-sem a bylo důkladně testováno, zda systémy umožňují nastavit všechno to, co od nich bylo očekáváno, byl systém M-Files zaveden v režimu PoC. To umožnilo systém velmi pružně implementovat i odzkoušet již v průběhu testování. Pan Rajski k tomu uvedl: „Díky zkušenostem implementující firmy jak s procesy, tak se samotným systémem, nedošlo během implementace k větším problémům a vše bylo uskutečněno dle našich požadavků.“

Licenční model systému byl zpočátku vnímán jako nepřehledný a složitý, zejména proto, že M-Files umožňuje licencovat různými způsoby. Díky tomu, že licence nejsou trvalé a lze jejich počty operativně měnit, dospělo se k finálnímu modelu až po nějaké době používání, v rámci které bylo doladěno optimální rozložení a počty konkrétních uživatelů. Vzhledem k tomu, že byl systém nasazován na jeden z nejsložitějších proce­sů dokumentů, respektive na dokument s nejsložitějším životním cyklem, bylo zapotřebí využít vysoké míry konfigurace workflow. Tím se potvrdilo, že je systém opravdu možné variabilně nastavit dle nejrůznějších požadavků zadavatele.

Uživatelé na M-Files nejvíce oceňují transparentnost workflow jednotlivých dokumen­tů. Snadno si sami dohledají, v jakém stavu jednotlivé dokumenty jsou, případně kdo je již schválil a u koho na schválení teprve čekají. Management firmy si cení toho, že hledané dokumenty snadno naleznou, automaticky se jim verzují a mohou používat připojené úkoly.

Budoucí rozvoj 

Prioritou pro další rozvoj je optimální propojení již zavedených systémů s M-files. Dokumenty systém zpracovává dle požadovaného procesu, nicméně aktuálně probíhá rozšíření integrace s dalšími inter­ními systémy, aby bylo možné již existující meta­data efektivně využívat v jiných systémech. Proto je třeba výstupy z M-Files unifikovat tak, aby bylo možné data využít i v dalších systémech.

Další rozvoj v oblasti DMS bude směřován na dokumenty smluv, či využití jednotlivých schvalova­cích workflow na formulářové dokumenty.

Implementované řešení

Produkt M-Files je jedna z deseti nejvýznamnějších světových aplikací pro elektronickou správu dokumentů i správu firemního obsahu. Na jejím základě lze řídit vnitropodnikové procesy a propojovat data z různých firemních aplikací a zabezpečovat přístup ke sdíleným dokumentům. Hlavní výhodou M-Files její jednoduché ovládání, otevřenost, přizpůsobivost a verzování dokumentů.

Dodavatelem DMS & ECM aplikace M-Files je společnost CDC Data s.r.o., autor české lokalizace a obchodní partner společnosti M-Files Inc. pro region České republiky a Slovenska.

Hlavní přínosy

• Přehled nad uloženými dokumenty a snadné vyhledávání

• Workflow – nastavení schvalovacích procesů

• Intuitivní ovládání a příjemné uživatelské prostředí

• Snadná správa a úpravy již vytvořených dokumentů

• Přístup k uloženým dokumentům a datům odkudkoli

• Pohodlné a rychlé sdílení dokumentů v rámci firmy

Mohlo by vás zajímat

ZPA Smart Energy si vybrala pro upgrade IFS společnost CDC Data

ZPA Smart Energy si vybrala pro upgrade IFS společnost CDC Data

7. 8. 2023

Brno, 7. srpna 2023 – Společnost ZPA Smart Energy a.s., největší český výrobce elektroměrů a přijímačů HDO, investuje do modernizace svého ERP systému IFS, který pro řízení…

Číst více
Kdo nám věří/7.část PROFI-MEN

Kdo nám věří/7.část PROFI-MEN

30. 5. 2022

Další díl našich zákaznických referencí je věnován personální společnosti PROFI-MEN, která s úspěchem používá námi dodaný systém M-Files, pro oblast řízení lidských zdrojů, již od roku…

Číst více
Slavíme desetileté výročí s M-Files

Slavíme desetileté výročí s M-Files

21. 8. 2020

V červenci 2020 je tomu přesně deset let, co jsme navázali partnerství se společností M-Files a započali distribuci tohoto DMS systému v Čechách a na Slovensku. Toto výročí nás přimělo k malému…

Číst více
Rozšířená mobilní funkce IFS Cloud

Rozšířená mobilní funkce IFS Cloud

20. 6. 2022

Mobilní funkce je základní součástí jakéhokoli systému poskytujícímu služby a jeho plná integrace do IFS Cloud znamená, že jde o dokonalé provozní řešení, plně integrované, aniž by…

Číst více

Manuál - nový servisní systém Od 1. května přecházíme na nový servisní systém - pokyny a manuál jak tento systém ovládat naleznete zde.

ZJISTIT VÍCE