Desatero práce na dálku

Koronavirová pandemie v roce 2020 přinesla firmám bezpochyby velké potíže v podnikání, zejména těm, které se spoléhají na tradiční pracoviště. Nikdo nebyl včas varován, že taková situace nastane. Firmy musely na nově vzniklou situaci rychle reagovat a v oborech kde to lze, umožnit svým zaměstnancům flexibilní pracoviště, aby mohli být produktivní i na dálku.

Mezi první společnosti, které se během pandemie zaměřily na virtuální pracovní sílu, patřil Google, Facebook a Microsoft. Velmi jim to usnadnila skutečnost, že již na začátku pandemie využívaly technologie, které umožňovaly práci ze vzdálených míst. Lehce tak dokázaly převést celou infrastrukturu i zaměstnance do domácích kanceláří.

Pokud na tom lze najít něco pozitivního, jsou to ponaučení jak nejlépe nastavit tok informací, spolupráci a komunikaci pro jednotlivé společnosti i jejich zaměstnance.

Naštěstí existují nástroje, např. systém M-Files, které pomáhají snížit rizika a zároveň zlepšit a zefektivnit práci na dálku. Dokonce se podílejí na získávání a udržování dobrých zaměstnanců i moderního pracoviště. Technologie, jako jsou inteligentní správa informací, zajišťuje spolehlivou a rychlou transformaci, kterou podniky potřebují. Inteligentní systém správy informací umožňuje nejen vzdálenou práci během krize, ale může zlepšit produktivitu a efektivitu i během běžného podnikání.

K úspěšnému zvládnutí této situace je zapotřebí dobrá strategie řízení a vhodné prostředky.

Těchto deset bodů práci na dálku významně zefektivní a usnadní, neměly by tedy být opomíjeny při výběru správného nástroje pro správu informací. Pro systém M-Files je toto desatero samozřejmostí:

1. Vzdálený přístup – Uživatelé musí mít přístup ke správě důležitých dokumentů a souborů odkudkoli.
2. Zabezpečení citlivých informací – Zabezpečený přístup k dokumentům pomocí nastavených pravidel.
3. Dohledatelné a organizované informace – Snadné, logické a rychlé vyhledávání.
4. Umělá inteligence – Omezení ručně zadávaných dat, omezení chybovosti, zkvalitnění dat a pomoc s nastavením workflow.
5. Automatické workflow – Automatické přesuny dokumentů a delegování úkolů podle navrženého schématu životního cyklu.
6. Pouze jedna platná verze – Evidence historie změn dokumentu a dostupnost vrcholové/aktuální a platné verze pro všechny.
7. Dostupnost informací z jiných zdrojů – Propojení na další systémy a databáze v rámci jednoho vyhledávání.
8. Strukturovaná data – Uspořádání, seskupení nebo indexování dat strukturovaným způsobem, aby bylo snadné je najít, porozumět jim a zpracovat je.
9. Správné rozmístění – Klasifikace informací včetně stanovení priorit umožní vyhovět různorodým požadavkům na úložiště pro různé druhy dat.
10. Zajištění informací – Rychlá reakce na vzniklé změny, systém se pružně přizpůsobí, aby splňoval veškeré nároky a požadavky.

Celý eBook s detailně popsanými body lze stáhnout v originálním znění zde: