Ve společnosti NAREX Ždánice spravují dokumenty přehledně a efektivně

O společnosti

NAREX Ždánice, spol. s r.o. je tradiční český výrobce vysoce výkonných závitníků a souvisejícího nářadí z rychlořezných ocelí se sídlem v Ždánicích na jižní Moravě. Její historie sahá až do roku 1938, kdy nejprve vyráběla dekorační předměty, na závitníky se specializuje od roku 1941. Firma působí jak lokálně, tak mezinárodně – vyrábí strojní, tvářecí, maticové i ruční závitníky a kruhové čelisti, nabízí také povlakování a kalení nástrojů. Výroba probíhá v modernizovaném areálu, kde se používají špičkové a ekologicky šetrné technologie.

Pravidelně se prezentuje na mezinárodních strojírenských veletrzích a dodává do firem po celém světě. Je zároveň významným zaměstnavatelem v regionu, má okolo 150 zaměstnanců a je úzce spjatá s životem svého města, ať už prostřednictvím spolupráce na infrastruktuře, nebo kulturních a sportovních akcí pro veřejnost i zaměstnance.

Situace před nasazením nového DMS

Společnost se rozhodla pro výměnu dosavadního DMS řešení, neboť byla ukončena spolupráce s původním dodavatelem DMS, což zásadně ovlivnilo spolehlivost a další rozvoj systému. V praxi to znamenalo výrazné omezení efektivity správy dokumentů a nutnost hledat moderní, stabilní a profesionálně podporované řešení. Firma čelila řadě problémů, především nekontrolované práci uživatelů se soubory na serverových discích, kdy chyběla jednotná pravidla, struktura i dohled. Potřebou se tak stalo nejen zavedení schvalovacích a archivačních procesů, ale také verzování dokumentů, sledování přístupů, automatická extrakce dat, efektivní vyhledávání a jejich přesná evidence. Klíčovým cílem bylo maximálně automatizovat práci s dokumenty a tím výrazně zvýšit její bezpečnost, přehlednost a efektivitu v celém podniku.

Výběrové řízení

Ve výběrovém řízení na nový DMS byl kladen důraz zejména na širokou škálu funkcí, kvalitní vývoj a dostupný support.  Společnost hledala takové řešení, jehož podpora ze dne na den nepřestane existovat, tedy se stabilním zázemím a se spolehlivým partnerem. Všem vzneseným požadavkům plně vyhověl systém M-Files, který zároveň zaujal svým robustním řešením workflow a napojením na databáze.

„Cílem nového řešení bylo zkrotit „volnou tvořivost“ uživatelů a potřebovali jsme také soubory schvalovat, archivovat, verzovat, detailně kontrolovat manipulaci a přístupy, popisovat soubory, prohledávat a účinně nacházet, extrahovat z nich data. A hlavně tyto procesy se soubory co nejvíce automatizovat. Všem těmto požadavkům vyhověl systém M-Files, který byl nejen zárukou kvalitního a stabilního řešení, ale překvapil nás i širokými možnostmi pro workflow.“ Uvedl Pavel Švejbar, IT Manager, NAREX Ždánice.

Implementace a ostrý provoz

Instalace, nastavení a zaškolení administrace koncových uživatelů proběhlo relativně bezproblémově. Na příkladu objednacích návrhů pro oddělení nákupu (dále jen ON) lze demonstrovat rozsah změn, ke kterým došlo v nákupním procesu. Původní stav byl takový, že se většinově odesílaly objednací návrhy emailem v různých podobách a proces schvalování byl nedohledatelný (často telefonický souhlas). Nezřídkým scénářem pak bylo hledaní návrhů ztracených či nezrealizovaných.

Nyní se ON definuje v šabloně i s metadaty, ale je možné připojit jakékoliv přílohy. ON je možné nacenit, předschválit, schválit, vrátit ke změně, zamítnout, realizovat. Každý tento stav lze vidět ve speciálním pohledu, navíc v kontextu s právy uživatele a zároveň uživatel dostává informační emaily. ON jsou tak rychle dohledatelné a lze tak okamžitě realizovat opakované nákupy. Management získal precizní kontrolu nad vším, co se nakupuje a má lepší přehled o vývoji ceny nebo spotřebovaném množství nakupovaného produktu.

Přínosy systému v praxi

Běžní uživatelé na řešení nejvíce oceňují rychlost nalezení dokumentu, jednoduchost změn stavu dokumentu díky propracovanému workflow či široké možnosti uživatelských pohledů.

Hlavní výhody

• vysoká automatizace díky kvalitnímu workflow
• zlepšení organizace práce s dokumenty a jejich hledání
• sbírání dat do databáze nebo napojení na náš ERP díky DB connectorům
• široké možnosti práv a zabezpečení
• detailní práce s metadaty dokumentu

„M-Files nám pomáhá nejen zefektivnit vnitřní procesy, ale také naplňovat naše obchodní cíle – od rychlejších dodávek po větší orientaci na koncového zákazníka. Díky lepší kontrole nad dokumentací a automatizaci rutinních činností můžeme posílit naši pozici na evropském trhu.“ Dodal Pavel Švejbar, IT Manager, NAREX Ždánice.

Plány a strategické cíle do budoucna:

Společnost NAREX Ždánice, spol. s r.o. se kromě každoročních finančních cílů zaměřuje na dlouhodobý strategický rozvoj, ve kterém hraje důležitou roli i nově nasazený systém M-Files. Mezi hlavní priority patří zvýšení prodejů koncovým zákazníkům, zvyšování podílu výrobků s vysokou přidanou hodnotou a zefektivnění procesů ve výrobě i při zkouškách produktů. S využitím M-Files firma usiluje o větší přehlednost, rychlejší tok informací a vyšší míru automatizace, což přispívá i ke zkrácení dodacích lhůt u nadstandardních zakázek. To vše má podpořit ambici dále posilovat renomé NAREX Ždánice jako předního evropského výrobce závitořezných nástrojů. Firma si zároveň klade za cíl zůstat významným zaměstnavatelem v okrese Hodonín a aktivním partnerem města Ždánice.