Kdybychom měli sestavit seznam všech věcí, které jsou pro dodržování předpisů ve všech podnicích zásadní, úspěšná správa základních dokumentů by byla hned na prvním místě. To platí zejména pro účetní firmy, které denně pracují s obrovskými objemy dokumentů jako jsou účty, faktury, stvrzenky a vše ostatní, co souvisí s velkým množstvím transakcí.
Kromě toho je správa těchto dokumentů důležitá také z hlediska přesného a efektivního uskutečnění účetního procesu. Stejně tak pokud rozumíte tomu, s jakými doklady máte co do činění, máte lepší možnost získat z nich cenné informace, které by jinak pravděpodobně zůstaly nepovšimnuty. To je ideální způsob, jak dostat svou firmu do pozice, kdy bude moci využít příležitostí, místo abyste jen sledovali, jak vás míjejí.
To vše podtrhuje význam strategie správy informací, v jejímž čele stojí systém, jako je M-Files. Díky inteligentnímu systému správy informací mohou účetní firmy konečně tyto dokumenty shromažďovat a bezpečně ukládat. To s sebou přináší celou řadu různých výhod.
Význam zdrojových dokladů
Zdrojové doklady, které můžeme označit za stěžejní dokumenty, jsou důležitou součástí každé účetní firmy, zejména proto, že výrazně zlepšují kvalitu dat a jejich transparentnost ve všech oblastech. Díky tomu, že jsou tyto zdrojové doklady snadno dostupné, je nejen proces odsouhlasování transakcí rychlejší, jednodušší a přesnější, ale také je mnohem snazší rychleji shromáždit potřebné informace. To následně umožňuje převést tato data do legitimní obchodní agendy, což vše lze využít k přijímání kvalitnějších a fundovanějších rozhodnutí, kdykoli je to možné.
Problém však spočívá v tom, že tyto zdrojové doklady se obvykle shromažďují i v těch nejlepších scénářích velmi komplikovaně. I tak zdánlivě jednoduchá věc, jako je vrácení faktury, často vyžaduje spoustu zpětné komunikace s klienty, což někdy vede k časově náročným (a frustrujícím) prodlevám.
Mocná síla systému pro správu informací
Přechodem na systém správy informací, jako je M-Files, však můžete shromažďování a správu těchto stěžejních dokumentů do značné míry digitalizovat, a tím maximálně zvýšit efektivitu.
Metadata – Při přidávání zdrojových dokumentů do řešení, jako je M-Files, se data extrahují a metadata se používají k určení nikoli toho, jak se dokument jmenuje nebo kde se nachází, ale jaké výchozí hodnoty jsou v něm obsaženy. To znamená, že vlastně nemusíte vědět, kde je něco uloženo, abyste to mohli okamžitě najít – stačí vědět, CO hledáte, a o zbytek se postará systém sám, a to vše při vytvoření struktury datového úložiště, kterou lze v budoucnu snadno prohledávat.
Umělá inteligence – Vestavěná umělá inteligence a strojové učení jsou základními prvky M-Files, které pomáhají při zpracování dokumentů a vytěžování klíčových dat do metadat. Právě umělá inteligence umožňuje řadu pokročilejších funkcí správy informací:
- Vyhledávání, přístup a správa informací v různých systémech a úložištích.
- Oddělení důležitých obchodních dat od nepořádku.
- Automatické označování obsahu metadaty.
Práce na dálku – Přechod na systém správy informací, jako je M-Files, je obzvláště důležitý právě nyní, kdy většina lidí stále pracuje na dálku. S M-Files vlastně vytváříte jedno centralizované úložiště, které mohou všichni vaši zaměstnanci využívat, ať už jsou kdekoli. Kromě integrace se všemi oblíbenými platformami cloudových úložišť, jako jsou Dropbox a Disk Google, sdružuje také informace uložené ve vašich stávajících úložištích, jako jsou síťové sdílené soubory a tradiční pevné disky.
Nejenže se tak ujistíte, že nevznikají žádná datová sila, ale také to pomůže odbourat mnohá stávající, se kterými se potýkáte. Informace se nakonec budou moci volně šířit napříč celým vaším podnikem, čímž se zlepší i komunikace a spolupráce.
Úspora nákladů – Přechod na platformu pro správu informací přináší i řadu dalších výhod – včetně těch, na které mnoho lidí prostě nemyslí. Díky obrovskému objemu dokumentů, se kterými vaše účetní firma pravděpodobně pracuje, platíte jmění jen za fyzické ukládání. Nejenže musíte neustále investovat do nového vybavení, jako jsou kartotéky, ale také platíte nájem za tyto prostory, abyste mohli provozovat fyzické místo podnikání, které ve výsledku ani nemůžete využít naplno. Digitalizací všeho a přechodem na řešení pro správu informací se můžete snadno ocitnout v situaci, kdy budete schopni zmenšit svou kancelář – a tak každý měsíc ušetřit peníze, aniž byste vlastně provedli jakoukoli významnou změnu.
Konečný výsledek tohoto rozhodnutí je skutečně t tou nejlepší volbou. Nejenže najednou získáte nový způsob správy stěžejních dokumentů, který je (A) v souladu s předpisy a (B) bezpečný až do té míry, že je odolný proti katastrofám, ale získáte také další výhodu v podobě automatizace mnoha únavných manuálních procesů, které zabírají mnoho času vašich pracovníků. Můžete tak strávit méně času sháněním dokumentů a jejich získáváním od klientů a většinu své pozornosti můžete věnovat skutečnému využití těchto dokumentů.
Získáte skutečnou příležitost jak zlepšit způsob vytváření zdrojových dokumentů a nakládání s nimi a klienti získají dodatečný klid, který přináší pouze vědomí, že jejich dokumenty jsou snadno dostupné pro případ, že by někdy byli auditováni. Jakmile budete mít možnost vidět, co systém dokáže ve vašem vlastním prostředí, rychle se začnete divit, proč jste s přechodem na nový systém tak dlouho otáleli.
Článek byl převzat a přeložen z m-files.com.
O M-Files
Systém M-Files je jednou z nejvýznamnějších světových aplikací pro elektronickou správu dokumentů a firemního obsahu. Na jejím základě lze řídit vnitropodnikové procesy a propojovat data z různých firemních aplikací a zabezpečovat přístup ke sdíleným dokumentům. Mezi hlavní výhody systému patří jednoduché ovládání, otevřenost, přizpůsobivost a verzování dokumentů.
CDC Data je obchodním partnerem M-Files pro Českou republiku a Slovensko a zároveň autorem české lokalizace. Se systémem máme zkušenosti od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a základnu spokojených zákazníků.
