26. 9. 2022
3 min.
Michaela Králová

Společnost Rieker díky M-Files šetří čas i náklady čímž dosahuje vyšší efektivity

Společnost Rieker díky M-Files šetří čas i náklady čímž dosahuje vyšší efektivity

Rodinná firma Rieker vyrábí vysoce kvalitní boty a příslušenství, kterým zásobuje asi 9 000 nezávislých prodejců. Disponuje více než 20 000 zaměstnanci a vlastní výrobní závody v Maroku, na Slovensku, v Tunisku a ve Vietnamu. Od svého vzniku se společnost drží jedné filozofie, nabízet nejen kvalitní produkt, ale i to nejlepší v oboru a Rieker klade stejné požadavky na své IT partnery a jejich řešení. S M-Files jako centrálním systémem ECM překonává Rieker všechny výzvy, které správa informací přináší, a kterým taková mezinárodní společnost čelí s tisíci transakcemi a miliony dokumentů zpracovaných každý rok. M-Files pomáhá společnosti implementovat procesy založené na dokumentech bezpečně a efektivně.

Před použitím M-Files se nám opakovaně nedařilo optimalizovat naše firemní postupy. Také jsme výrazně potřebovali větší transparentnost a efektivitu našich procesů pro náš další růst. M-Files byl ten pravý produkt ve správný čas“ uvedl Uwe Beyer, Senior Software Architekt, Rieker Group.

Klíčové výzvy před M-Files

Pro Rieker je digitalizace procesů klíčem k dosažení vyšší efektivity řízení mezinárodního růstu. Digitální procesy tvoří základ pro optimalizaci a automatizaci a poskytují nezbytnou transparentnost. Před zavedením M-Files bylo sledování procesů pro Rieker obtížné — zejména v případě nepřítomnosti zaměstnanců z důvodu nemoci nebo dovolené. Ručně řízené procesy a jednotlivé systémy evidence papírů nebo dokumentů neumožňovaly potřebnou transparentnost. Optimalizace procesů a zřízení jednotného postupu přesahujícího státní hranice bylo zcela nemožné. Díky rychlému růstu hrozilo, že soupisy dat a velké množství dokumentů bude stále různorodější. Ruční zpracování došlých dokumentů bylo navíc stále méně efektivní. Archivační software Riker po přijetí M-Files nedokázal držet krok s rostoucími požadavky napříč všemi odděleními. Na tomto pozadí se Rieker rozhodl zásadně přepracovat své informace řízení. S pomocí odborníků na správu dokumentů společnosti Graphax M-Files vytváří celopodnikové řešení pro digitalizaci mnoha procesů napříč různými oblastmi.

M-Files řešení

Dnes M-Files poskytuje jádro moderní platformy pro správu informací Rieker. Jako centrální ECM systém podporuje M-Files společnost při optimalizaci mnoha obchodních procesů – například správa smluv, zpracování celních dokumentů, správa zákazníků, řízení vratek a proces nákup-platba. Doposud byla pro Rieker významnou výzvou ruční manipulace se stovkami, popř i tisíci dokumenty denně – objednávky a faktury, dodací listy, clo dokumenty a dokumenty vratek.

Moderní správa smluv

Rieker nyní spravuje více než 2 000 souborů smluv prostřednictvím M-Files. Objekty smluv evidují externího smluvního partnera, modality smlouvy, aktuální smluvní dokumenty a všechny interní kontaktní osoby, které obdrží automaticky upomínky na termíny splatnosti nebo ukončení smlouvy prostřednictvím monitorovacího procesu a zároveň umí pracovat ve čtyřech různých jazycích. V celé společnosti je nyní nový systém řízení smluv, který zpracovává všechny smlouvy podle jednotných pravidel a bezpečně je archivuje včetně dodržování zákona.

Digitální zákaznické soubory pro přibližně 35 000 zákazníků

Digitální soubory dnes spojují veškerou komunikaci se zákazníky a přinášejí společně dokumenty, které se vyskytují v procesu, jako jsou objednávky, dodací listy, faktury a korespondence. Tímto způsobem je kompletní korespondence pro 35 000 zákazníků je spravována pomocí M-Files a vždy existuje transparentnost o probíhajících aktivitách, otevřených procesech a historii provedených změn.

Digitální workflow zajišťuje efektivní správu celních dokladů

Vzhledem k celosvětovým výrobním závodům a mezinárodní distribuci svých produktů je efektivní správa celních dokumentů pro Rieker speciální výzvou. Dříve se celní doklady zpracovávaly a archivovaly ručně, z čehož plynulo značné úsilí pracovníků. Proto brzy padlo rozhodnutí o digitalizaci celních dokladů jako jeden z prvních případů použití s ​​M-Files. V současné době, v těchto celních spisech je bezpečně uloženo více než 100 000 dokumentů.

Další případy použití od řízení dodavatelů po zpracování vrácených produktů

M-Files také spravuje všechny dokumenty související s dodavateli. Digitální správa příchozích fakturačních dokumentů zajišťuje rychlý a efektivní proces od nákupu po zaplacení, včetně příležitostí pro hotovostní slevy. Kromě toho M-Files poskytuje základ pro mnoho menších aplikací, jako je správa cest včetně víz, aplikace nebo správa investičních požadavků. Hlavním případem použití je řízení vratek – denně je přijímáno 200 až 300 účtenek, které mohou být automaticky zachyceny a zpracovány pomocí čárových kódů.

Výsledky

Dnes M-Files tvoří základ pro efektivní zpracování a správu Rieker záznamů, dokumentů a procesů. IT tým Rieker oceňuje univerzální možnosti použití M-Files, což z něj činí aktivum pro všechny části společnosti. Díky důslednému používání metadat a objektové orientaci také M-Files přispívá ke zlepšení kvality kmenových dat prostřednictvím neustálého porovnávání na základě automatického čtení dokumentů pomocí smart FIX. S M-Files může Rieker implementovat postupy napříč zeměmi a optimalizovat procesy v celé společnosti. Nové řešení zajišťuje efektivitu a transparentnost procesů a soulad s právními předpisy, požadavky na zpracování a archivaci dat. IT obdrželo od uživatelů ohromnou pozitivní zpětnou vazbu ohledně jejich zkušeností s M-Files – platforma založená na metadatech se snadno používá a funkce vyhledávání další úrovně inspirují uživatelů. Procesy jsou nyní transparentnější a pracovníci mohou snadno převzít probíhající operace od kolegy, když nejsou v kanceláři. Společnost M-Files podnítila celopodnikovou digitalizaci ve společnosti Rieker a vystavěla spolehlivý základ pro budoucí rozvoj.

„M-Files považujeme všude kolem za velmi úspěšné. Protože to je tak snadné použití a nabízené funkce téměř neopouštějí cokoli si přejeme, dokážeme nápady rychle realizovat. The prototyp, který jsme měli často na mysli, je již hotový řešení a v případě potřeby nabízí Graphax a M-Files výborná podpora“ dodal Uwe Beyer, Senior Software Architekt, Rieker Group.

Case study v originále je ke stažení ZDE.

Mohlo by vás zajímat

Kdo nám věří/6.část GZ Digital Media

Kdo nám věří/6.část GZ Digital Media

2. 5. 2022

Šestá část našeho seriálu referencí je věnována společnosti GZ Digital Media a systému IFS, který úspěšně používají již od roku 2003. Přečtěte si, jak díky IFS…

Číst více
Outsourcing IT služeb

Outsourcing IT služeb

20. 2. 2023

IT outsourcing je proces, kdy organizace přenáší určité aspekty svých informačních technologií na externí společnosti nebo dodavatele. Tato služba se stala v posledních letech velmi populární,…

Číst více
Tipy pro správný výběr nového ERP systému Tipy pro správný výběr nového ERP systému

Tipy pro správný výběr nového ERP systému

14. 5. 2024

Pokud stojíte před důležitým rozhodnutím pro váš podnik a chystáte se pořídit nový informační systém, určitě byste rádi našli systém, který pomůže vaší firmě růst, usnadní…

Číst více
Transformace krizového managementu

Transformace krizového managementu

13. 9. 2021

Krizoví manažeři čelí v současných dobách díky probíhající pandemii své největší výzvě. Zvětšují se regulační tlaky, komplikují se procesy související se správou vzdálených pracovníků a zároveň rostou…

Číst více

Webináře DMS Připravili jsme pro Vás sérii webinářů na téma - Pořádek ve firemních dokumentech, snadno a rychle

ZJISTIT VÍCE