31. 1. 2022
3 min.
Jiří Prokeš

Kdo nám věří/3. část ZAT a.s.

Kdo nám věří/3. část ZAT a.s.

V dalším díle našeho seriálu zákaznických referencí vám představujeme společnost ZAT a.s. a její referenci na náš systém M-Files a s ním spojenou chytrou správu dokumentů, kterou využívají již od roku 2010.

O společnosti ZAT 

Společnost ZAT a.s. patří mezi významné světové dodavatele řídicího systému pro energetiku a průmysl. Systémy a know-how příbramské společnosti najdete na třetině jaderných elektráren v EU a na 10 procentech těchto elektráren ve světě. V oblasti klasické energetiky firma působí v 300 elektrárnách na celkem 5ti kontinentech. 

Společnost ZAT sídlící v Příbrami s pobočkami v Plzni, na Slovensku a na Kubě je nejstarší českou firmou v oboru automatizace technologických procesů s více než 55letou historií. Orientuje se na vývoj, projekci, výrobu, instalaci i servis elektronických zařízení, řídicích systémů a jejich komponent. Zaměřuje se na obory s vysokými nároky na bezpečnost a spolehlivost a na technologie a služby vyžadující inovativní a individuální řešení. Svým zákazníkům pomáhá trvale zvyšovat efektivitu provozu jejich technologií. Je zakládajícím členem Aliance české energetiky (CPIA). ZAT se také aktivně zabývá vývojem v kontextu Průmyslu 4.0 včetně nových technologií a platforem v IoT. Inovativní technologie implementuje také do svých interních procesů. Firma velmi dobře hodnotí integraci systému M-Files do svého podnikového informačního systému. 

Situace před nasazením systému M-Files 

V době výběru DMS (Document Management System) řešení nebyl ve společnosti ZAT jednotný proces a systém pro správu dokumentů. Pro sdílení velkého množství souborů byly využívány tzv. pracovní složky se všemi problémy a nectnostmi, které takové řešení přináší. Obtížně řiditelné přístupy, nejednotná organizace dokumentů, neustálé rozhodování „kam dokument uložit“, těžko udržitelný pořádek ve verzích, nedostačující možnosti vyhledávání atd. To vše byly důvody vedoucí k rozhodnutí vedení firmy vypsat výběrové řízení na nový systém pro řízení dokumentace. 

Průběh výběrového řízení a výběr systému 

Do výběrového řízení byly zařazeny různé DMS/CMS systémy a na základě jejich prezentací se průběžně upřesňovala kritéria pro výběr toho správného. Výběrové řízení tedy probíhalo spíše formou interního vyhodnocování a postupného upřesňování představ, požadavků a očekávání. 

„Na základě výše uvedeného se postupně vykrystalizovaly základní požadavky: snad-nost použití, pořádek v dokumentech, možnost určité automatizace procesu práce s dokumenty, napojitelnost na používaný firemní ERP systém, přívětivost systému a jednoduchost nasazení. Velmi důležitá byla také možnost si systém vyzkoušet předem, což ne vždy bylo možné,“ upřesňuje situaci Jaroslav Jančík, manažer odpovědný za správu M-Files ve společnosti ZAT. 

Zásadním přínosem výběru M-Files byla možnost využití měsíční trial verze s ukázkovým nastavením, která byla k dispozici na webu. Následný „průzkum“ možností a pochopení principů tohoto systému trvalo jen několik málo hodin. 

„Postupným zkoušením se ukázalo, že i další parametry splňují vše, co jsme chtěli a potřebovali. Navíc jsme objevili řadu dalších funkcí, o kterých jsme předem nevěděli, ale zjistili jsme, že se nám budou dobře hodit. Dokonce jsme v České republice byli pravděpodobně první nebo jedni z prvních, kdo začali systém M-Files používat,“ doplňuje Jaroslav Jančík. 

Implementace a ostrý provoz 

Implementace systému probíhala vlastními silami s podporou dodavatele a trvala relativně dlouho – asi 3⁄4 roku. Byly v ní zahrnuty všechny potřebné studijní kroky, analýza stavu a potřeb, vlastní customizace systému a zaškolení uživatelů. První oblastí pro implementaci byl proces Obchodu. Šlo o relativně jednoduchý proces a omezený počet lidí, kteří měli dokumenty uloženy v Pracovních složkách. Proces Obchodu se s využitím M-Files moc nezměnil, práce s dokumenty však ano, hlavním přínosem byl bezesporu „pořádek v dokumentech“ a řízení přístupu k dokumentům. Aby bylo možné DMS M-Files ve společnosti ZAT vůbec začít používat, bylo potřeba jej naplnit základními údaji a informacemi z výchozího ERP systému (IFS ApplicationsTM). Šlo např. o seznamy zákazníků, nabídek, projektů atp. Začátky byly poměrně časově náročné, přínosem však byla možnost přehledně třídit dokumenty dle nabídek či projektů a vytvářet šablony s vyplněnými hlavičkami (např. s údaji o zákaznících). Ostatní úpravy a nastavení systému nebyly nijak specifické – nastavení automatizovaných názvů, nastavení více či méně komplexního workflow pro vybrané třídy dokumentů apod. Další velký objem práce byl spojený s kompletní implementací řízení dokumentace IMS (ISO 9001, 13485, 14001 a OHSAS 18001) včetně CAPA a dokumentace auditů. 

Přínosy v praxi 

Běžní uživatelé oceňují, že snadno najdou, co potřebují. Automaticky se jim verzují dokumenty, mohou použít připojené Úkoly, mají chytré šablony a jsou dobře řízené přístupy. Pro management firmy je důležité mít včas k dispozici potřebné a platné dokumenty. Správci systému vítají, že mají vše pod kontrolou a správa a údržba systému není složitá.

Po vyhlášení VIZE22 společnosti v roce 2016, byl ve firmě spuštěn projekt Optimalizace IS (v širším slova smyslu než jen ERP). Jeho cílem je nacházet cesty k efektivnímu a intenzivnímu využití všech komponent IS a jejich vzájemná integrace. M-Files v tomto systému mají nezastupitelnou roli. Proto se firma rozhodla M-Files stále více propojovat s dalšími používanými nástroji, jako např. s platformou SharePoint, na které běží interní portál společnosti. 

„Hlavním přínosem tohoto řešení je jednoduchost a bohatost konfigurace a to, že jsme schopni si ji realizovat sami. Uživatelské rozhraní je navíc velmi blízké Windows. Oceňujeme možnost nastavení workflow, využívání šablon, řízení přístupu. Za nejdůležitější však stále považuji pořádek v dokumentech“  uvedl Jaroslav Jančík, manažer správy M-Files pro ZAT.

Mohlo by vás zajímat

Nový intranet v CDC Data

Nový intranet v CDC Data

30. 8. 2021

Na jaře roku 2021 jsme v CDC Data zavedli nový multiplatformní nástroj Intrexx od německé společnosti United Planet GmbH, který nabízí vytváření aplikací, firemních extranetů a intranetů.…

Číst více
Kdo nám věří/10. část KABELOVNA Děčín Podmokly, s.r.o.

Kdo nám věří/10. část KABELOVNA Děčín Podmokly, s.r.o.

29. 8. 2022

V dalším díle seriálu „Kdo nám věří“ se můžete podívat, jak jsme pomohli zákazníkovi KABELOVNA Děčín Podmokly, s.r.o. spolehlivě zálohovat jejich virtuální IT infrastrukturu. Zálohování…

Číst více
Chytrá kancelář

Chytrá kancelář

10. 7. 2023

Chytrá kancelář přináší mnoho výhod a inovativních možností, které optimalizují pracovní prostředí a zároveň zvyšují pohodlí a komfort zaměstnanců. Vytváří tedy příjemné a moderní podnikové prostředí, čímž zlepšuje efektivitu…

Číst více
Společnost M-Files získala ocenění Gartner® Peer Insights™ 2023 Strong Performer v oblasti platforem pro obsahové služby Ocenění M-Files

Společnost M-Files získala ocenění Gartner® Peer Insights™ 2023 Strong Performer v oblasti platforem pro obsahové služby

21. 8. 2023

Společnost M-Files, globální lídr v oblasti správy informací, byla zákazníky v červnovém průzkumu Gartner Peer Insights™ „Voice of the Customer“ oceněna jako společnost s významnými výsledky. Ve zprávě…

Číst více