V dalším díle našeho seriálu zákaznických referencí vám představujeme společnost ZAT a.s. a její referenci na náš systém M-Files a s ním spojenou chytrou správu dokumentů, kterou využívají již od roku 2010.
O společnosti ZAT
Společnost ZAT a.s. patří mezi významné světové dodavatele řídicího systému pro energetiku a průmysl. Systémy a know-how příbramské společnosti najdete na třetině jaderných elektráren v EU a na 10 procentech těchto elektráren ve světě. V oblasti klasické energetiky firma působí v 300 elektrárnách na celkem 5ti kontinentech.
Společnost ZAT sídlící v Příbrami s pobočkami v Plzni, na Slovensku a na Kubě je nejstarší českou firmou v oboru automatizace technologických procesů s více než 55letou historií. Orientuje se na vývoj, projekci, výrobu, instalaci i servis elektronických zařízení, řídicích systémů a jejich komponent. Zaměřuje se na obory s vysokými nároky na bezpečnost a spolehlivost a na technologie a služby vyžadující inovativní a individuální řešení. Svým zákazníkům pomáhá trvale zvyšovat efektivitu provozu jejich technologií. Je zakládajícím členem Aliance české energetiky (CPIA). ZAT se také aktivně zabývá vývojem v kontextu Průmyslu 4.0 včetně nových technologií a platforem v IoT. Inovativní technologie implementuje také do svých interních procesů. Firma velmi dobře hodnotí integraci systému M-Files do svého podnikového informačního systému.
Situace před nasazením systému M-Files
V době výběru DMS (Document Management System) řešení nebyl ve společnosti ZAT jednotný proces a systém pro správu dokumentů. Pro sdílení velkého množství souborů byly využívány tzv. pracovní složky se všemi problémy a nectnostmi, které takové řešení přináší. Obtížně řiditelné přístupy, nejednotná organizace dokumentů, neustálé rozhodování „kam dokument uložit“, těžko udržitelný pořádek ve verzích, nedostačující možnosti vyhledávání atd. To vše byly důvody vedoucí k rozhodnutí vedení firmy vypsat výběrové řízení na nový systém pro řízení dokumentace.
Průběh výběrového řízení a výběr systému
Do výběrového řízení byly zařazeny různé DMS/CMS systémy a na základě jejich prezentací se průběžně upřesňovala kritéria pro výběr toho správného. Výběrové řízení tedy probíhalo spíše formou interního vyhodnocování a postupného upřesňování představ, požadavků a očekávání.
„Na základě výše uvedeného se postupně vykrystalizovaly základní požadavky: snad-nost použití, pořádek v dokumentech, možnost určité automatizace procesu práce s dokumenty, napojitelnost na používaný firemní ERP systém, přívětivost systému a jednoduchost nasazení. Velmi důležitá byla také možnost si systém vyzkoušet předem, což ne vždy bylo možné,“ upřesňuje situaci Jaroslav Jančík, manažer odpovědný za správu M-Files ve společnosti ZAT.
Zásadním přínosem výběru M-Files byla možnost využití měsíční trial verze s ukázkovým nastavením, která byla k dispozici na webu. Následný „průzkum“ možností a pochopení principů tohoto systému trvalo jen několik málo hodin.
„Postupným zkoušením se ukázalo, že i další parametry splňují vše, co jsme chtěli a potřebovali. Navíc jsme objevili řadu dalších funkcí, o kterých jsme předem nevěděli, ale zjistili jsme, že se nám budou dobře hodit. Dokonce jsme v České republice byli pravděpodobně první nebo jedni z prvních, kdo začali systém M-Files používat,“ doplňuje Jaroslav Jančík.
Implementace a ostrý provoz
Implementace systému probíhala vlastními silami s podporou dodavatele a trvala relativně dlouho – asi 3⁄4 roku. Byly v ní zahrnuty všechny potřebné studijní kroky, analýza stavu a potřeb, vlastní customizace systému a zaškolení uživatelů. První oblastí pro implementaci byl proces Obchodu. Šlo o relativně jednoduchý proces a omezený počet lidí, kteří měli dokumenty uloženy v Pracovních složkách. Proces Obchodu se s využitím M-Files moc nezměnil, práce s dokumenty však ano, hlavním přínosem byl bezesporu „pořádek v dokumentech“ a řízení přístupu k dokumentům. Aby bylo možné DMS M-Files ve společnosti ZAT vůbec začít používat, bylo potřeba jej naplnit základními údaji a informacemi z výchozího ERP systému (IFS ApplicationsTM). Šlo např. o seznamy zákazníků, nabídek, projektů atp. Začátky byly poměrně časově náročné, přínosem však byla možnost přehledně třídit dokumenty dle nabídek či projektů a vytvářet šablony s vyplněnými hlavičkami (např. s údaji o zákaznících). Ostatní úpravy a nastavení systému nebyly nijak specifické – nastavení automatizovaných názvů, nastavení více či méně komplexního workflow pro vybrané třídy dokumentů apod. Další velký objem práce byl spojený s kompletní implementací řízení dokumentace IMS (ISO 9001, 13485, 14001 a OHSAS 18001) včetně CAPA a dokumentace auditů.
Přínosy v praxi
Běžní uživatelé oceňují, že snadno najdou, co potřebují. Automaticky se jim verzují dokumenty, mohou použít připojené Úkoly, mají chytré šablony a jsou dobře řízené přístupy. Pro management firmy je důležité mít včas k dispozici potřebné a platné dokumenty. Správci systému vítají, že mají vše pod kontrolou a správa a údržba systému není složitá.
Po vyhlášení VIZE22 společnosti v roce 2016, byl ve firmě spuštěn projekt Optimalizace IS (v širším slova smyslu než jen ERP). Jeho cílem je nacházet cesty k efektivnímu a intenzivnímu využití všech komponent IS a jejich vzájemná integrace. M-Files v tomto systému mají nezastupitelnou roli. Proto se firma rozhodla M-Files stále více propojovat s dalšími používanými nástroji, jako např. s platformou SharePoint, na které běží interní portál společnosti.
„Hlavním přínosem tohoto řešení je jednoduchost a bohatost konfigurace a to, že jsme schopni si ji realizovat sami. Uživatelské rozhraní je navíc velmi blízké Windows. Oceňujeme možnost nastavení workflow, využívání šablon, řízení přístupu. Za nejdůležitější však stále považuji pořádek v dokumentech“ uvedl Jaroslav Jančík, manažer správy M-Files pro ZAT.
