Digitalizace firemních procesů s M-Files

Systém M-Files nabízí široké spektrum funkcí pro efektivní správu a zpracování digitálních dokumentů ve firmách, od faktur, smluv, projektových dokumentů až po personální agendu. Díky automatizovaným procesům systém výrazně zrychluje a zpřehledňuje administrativní úkony, čímž snižuje chybovost a zvyšuje produktivitu. V tomto článku se můžete dočíst, jak konkrétně může být přínosný v jednotlivých oblastech a firemních agendách.

Vytěžování a schvalování faktur

Tento DMS umožňuje vytěžování informací jak z papírových, tak z elektronických dokumentů. Součástí procesu je vytěžování hlavičkových údajů a jednotlivých řádků faktur, což usnadňuje jejich následné zpracování. Dále je k dispozici řízený schvalovací proces, který přispívá k organizaci a kontrole nad celým postupem. Historie zpracování a schvalování každé faktury je detailně zaznamenávána, což zajišťuje transparentnost a snadnou dohledatelnost kroků provedených v rámci schvalování.

Přínosy:

• Zrychlení a automatizace procesu založení faktury
• Snížení chybovosti
• Integrace s ERP systémem

Příprava a schvalování smluv

M-Files zajišťují efektivní řízení celého životního cyklu smluvních dokumentů, od vytvoření šablony, přes proces schvalování a podpisu, až po jejich konečnou archivaci. Systém umožňuje automatizaci připomínkování i jednotlivých schvalovacích kroků, což zaručuje hladký průběh celého procesu. Důležitou součástí je také využití rolí, pracovních pozic, středisek a dalších organizačních struktur, které umožňují lepší správu a přehlednost při práci se smlouvami. Systém je integrován s rejstříkem ARES, čímž usnadňuje správu firemních dat. Navíc poskytuje funkce pro správu kontaktních osob a jejich oprávnění a zajišťuje tak kontrolu a bezpečnost přístupu k citlivým informacím.

Přínosy:

• Zprůhlednění procesu schvalování a podepisování
• Kompletní digitální auditní stopa
• Elektronické podepisování (DocuSign, AdobeSign, Signi)
• Dlouhodobé uložení, archivace – Důvěryhodný archiv

Řízená dokumentace

V rámci řízené dokumentace systém poskytuje kompletní správu dokumentů, typicky podléhajících auditu, včetně interních směrnic a norem, jako jsou ISO, EMS, QMS, GDPR, NIS2 a další. Tento systém umožňuje automatizaci připomínkování a schvalovacích kroků, což výrazně zjednodušuje proces řízení dokumentace. Pro lepší organizaci je využíváno přiřazování rolí, pracovních pozic a středisek.

Důležitou funkcí jsou také notifikace na expirující dokumenty, které zajistí včasné prodloužení nebo aktualizaci potřebných záznamů. Zaměstnanci jsou prostřednictvím tohoto systému průběžně seznamováni s relevantními dokumenty, což zvyšuje jejich informovanost a kompetence. Tento proces kombinuje elektronické záznamy, školení a správu papírových archivů, čímž je zajištěn flexibilní a efektivní přístup k dokumentaci.

Přínosy:

• Zprůhlednění procesu schvalování a podepisování
• Kompletní digitální auditní stopa
• Automatické elektronické pečetění dokumentů

Projektové dokumenty

Systém poskytuje kompletní správu dokumentů spojených s projekty a zakázkami, přičemž veškeré informace jsou soustředěny na jednom místě. Tento centralizovaný přístup zefektivňuje řízenou přípravu dokumentů a zajišťuje kontrolu nad celým procesem jejich zpracování. Důležitou funkcí je také možnost sdílení informací se spolupracujícími stranami, což usnadňuje komunikaci a spolupráci mezi všemi zúčastněnými partnery projektu.

Přínosy:

• Integrace informací s navazujícími systémy
• Automatické elektronické pečetění dokumentů
• Dynamická přístupová práva pro členy projektového týmu

Personální dokumenty

S M-Files můžete také efektivně spravovat personální dokumenty, včetně přípravy pracovních smluv a správy certifikátů či zdravotních prohlídek. Dokumenty jsou připravovány z předem vytvořených šablon, které usnadňují a urychlují administrativní procesy. Vzhledem k citlivosti osobních údajů systém splňuje vysoké požadavky na jejich ochranu, a to jak z hlediska právních předpisů, tak i z pohledu GDPR. Součástí řešení je také dlouhodobé uchování personálních dokumentů i jejich následná skartace, například v případě životopisů (CV).

Přínosy:

• Rychlé vyhledávání informací
• Bezpečné uložení dat
• Automatizace práce s dokumenty

Další výhody systému M-Files

Systém M-Files přináší uživatelům řadu výhod, včetně toho, že veškeré informace jsou soustředěny na jednom místě, jsou vzájemně propojeny a přístupné z různých zařízení. Umožňuje rychlé a snadné vyhledávání dokumentů a poskytuje jednotné prostředí s jednoduchým ovládáním.

Pro management a IT oddělení nabízí M-Files zabezpečení informací s auditní stopou, jednotnou centrální správu a možnost integrace s ostatními systémy. Podle potřeb organizace je možné systém používat jak on-premise, tak v cloudu.

Přínosy M-Files v číslech:

• o 70 % vyšší efektivita pracovních procesů
• o 65 % rychlejší vyplňování dokumentů
• o 50 % jednodušší vyhledávání informací a vytváření nových dokumentů

Zaujal vás DMS M-Files? Obraťte se s důvěrou na nás, v oblasti digitalizace dokumentů máme zkušenosti. Jsme obchodním partnerem M-Files pro Českou republiku a Slovensko již od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a nemalou skupinu spokojených zákazníků.