Tipy pro správný výběr nového ERP systému

Pokud stojíte před důležitým rozhodnutím pro váš podnik a chystáte se pořídit nový informační systém, určitě byste rádi našli systém, který pomůže vaší firmě růst, usnadní práci vašim zaměstnancům a pomůže vedení firmy při rozhodování. Výběr ERP systému ale není zrovna jednoduchou disciplínou a přináší nejedno úskalí. Je třeba si uvědomit, že jde o důležité rozhodnutí, které může zásadně ovlivnit fungování vaší společnosti, a proto je zapotřebí výběru věnovat dostatek pozornosti. Abychom vám to trochu ulehčili, připravili jsme pro vás důležité tipy, na co si byste si měli dát při výběru ERP pozor, na co se zaměřit, aby byl váš výběr co nejlepší, implementace co nejhladší a aby došlo k naplnění vašich očekávání.

Identifikace základních potřeb

Ujasnění základních potřeb by měla být prvním bodem a jedná se zároveň o ten nejdůležitější krok na cestě k výběru správného ERP systému. Musíte pochopit, co vaše firma skutečně potřebuje od nového systému a co vám chybí v současnosti. Identifikujte problémy ve vašich procesech a zaměřte se na to, co brání růstu vaší firmy. Čím jasněji určíte, co potřebujete, tím lépe budete vybaveni k porovnání dostupných ERP systémů a k výběru toho správného právě pro vás.

Položte si např. těchto pár otázek:

• Jaké nedostatky či slabá místa má váš současný ERP systém?
• Mají tyto nedostatky vliv na vaše zákazníky? Omezují nějak vaše služby nebo výrobu?
• Jakou podobu má vaše obchodní strategie pro příštích 10 let?
• Jaké klíčové projekty plánujete v dohledné době realizovat?
• Máte ve vašem současném ERP systému funkce, které byste chtěli zachovat protože s nimi jste spokojeni?

Doporučujeme tento krok neuspěchat, poradit se s kolegy a zkušenými zaměstnanci. Jejich názory vám pomohou lépe pochopit potřeby vaší firmy v oblasti informačního systému. Můžete si např. připravit dotazníky nebo uspořádat skupinové workshopy zaměřené na hlavní procesy ve vaší firmě. To vám pomůže identifikovat problémy a klíčové požadavky, na které byste se měli zaměřit. Můžete také zvážit služby specializovaných poradenských firem, které nabízejí analýzu vašich obchodních procesů a poskytují odhad přínosů z digitalizace a využití moderních ERP systémů.

Výstupem této přípravné fáze by měl být seznam klíčových požadavků na funkcionalitu a vlastnosti nového ERP systému, včetně stanovení jejich priorit. Až budete vyhodnocovat. Při vyhodnocování nabídek od oslovených dodavatelů se zaměřte na to, zda vybraný software obsahuje nástroje pro řešení vašich požadavků a potřeb, kterým jste přiřadili vysokou prioritu.

Charakter a specifické vlastnosti vaší společnosti

Položte si základní otázku: „Jakého typu je naše společnost a jak se bude v nejbližších letech vyvíjet?“

Když to trochu rozvedeme, měli byste se zamyslet se nad tím, jestli se považujete za progresivní a silnou společnost, jestli nemáte strach z nových technologií, jestli si kladete vyšší cíle a nebojíte se nových výzev, či jestli máte připravenou obchodní strategii na 5 a více let dopředu. Důležitý je i způsob interní a externí komunikace, počet zaměstnanců, organizační struktura a oblast podnikání.

Jednotlivé ERP systémy jsou navrhovány pro různé typy organizací. Je důležité vybrat ten, který nejlépe vyhovuje vaší firemní kultuře a potřebám. Některé systémy jsou vhodné pro menší společnosti s jednoduchou strukturou, zatímco jiné jsou lepší pro složitější organizace. Porozumění vaší firemní kultuře pomůže nasměrovat, který systém je pro vás ten správný.

Náklady na ERP

Při výběru ERP systému je velmi důležité zvážit náklady, protože se jedná o nemalou investici. Cena softwarových licencí a implementačních služeb jsou navíc jen začátek. Moderní ERP systémy jsou komplexní a jejich provoz a údržba si vyžaduje pravidelné investice. Důležité je tedy zohlednit náklady na servis a údržbu, a rovněž plánované aktualizace systému, které obvykle probíhají po několika letech provozu, školení zaměstnanců a nesmíme opomenout ani provozní náklady související s administrací systému, jako jsou náklady na IT oddělení. Důležitým aspektem při plánování nákladů je také výběr vhodného modelu financování, který dodavatelé ERP systémů standardně nabízejí.

Při analýze nákladů je také důležité vzít v úvahu očekávanou návratnost investice. Cílem zavedení ERP systému by mělo být nejen zefektivnění firemních procesů, ale i zlepšení výkonnosti a konkurenceschopnosti podniku. Z tohoto důvodu je důležité pečlivě vyhodnotit přínosy a zhodnotit, zda jsou náklady na ERP systém dlouhodobě udržitelné a přináší pozitivní výsledky pro společnost.

Uživatelská připravenost

Při výběru nového informačního systému je důležité zvážit, jak dobře se uživatelé přizpůsobí novému prostředí. Komplikované uživatelské rozhraní může negativně ovlivnit produktivitu a způsobit nárůst nákladů na zvýšení personálních kapacit. Moderní systémy nabízejí nástroje pro přizpůsobení uživatelského rozhraní, ale vyžadují určitou úroveň technologické gramotnosti. Je důležité vyhodnotit úroveň technologické gramotnosti zaměstnanců a naplánovat jim odpovídající školení. Zjistěte, jak zaměstnanci vnímají zavádění nového ERP systému, abyste identifikovali případné negativní názory, které by mohly ztížit proces implementace.

Po zavedení nového systému počítejte s tím, že uživatelé budou pracovat pomaleji a dělat chyby. Můžete dohodnout intenzivní podporu uživatelů s dodavatelem systému nebo zajistit školení vlastních zaměstnanců na úroveň konzultanta. Adaptace na nový ERP systém je dlouhodobý proces vyžadující mnoho času a energie. Je důležité vybrat spolehlivého implementačního partnera s dostatečnými zkušenostmi, který vám pomůže v celém procesu implementace a následném provozu systému.

Hodnocení agilní a flexibilní funkcionality ERP systému

Když mluvíme o agilním a flexibilním ERP systému, nemyslíme doslova, že systém sám od sebe řídí celou organizaci, ale pokud je dostatečně pružný, dokáže se rychle přizpůsobit vašim aktuálním potřebám. To znamená, že má zabudované nástroje pro sledování podnikových procesů a upozorňuje na případné problémy. Důležité je, aby váš ERP systém zvládal nečekané situace a reagoval na změny ve vaší organizaci. Moderní ERP systémy mají začleněné i inovativní funkce využívající umělé inteligence, díky čemuž jsou nejen o krok, ale hned o několik skoků dál než starší systémy a další pokrok bude v této oblasti průběžně neustále pokračovat.

Životnost a budoucnost systému

ERP systém je dlouhodobou investicí, a proto je důležité zvážit jeho životnost. Zajímejte se o to, kdo systém vyvinul, kolik instalací má a jestli je dostupný pouze lokálně nebo i globálně. Zhodnoťte také historii a ekonomiku výrobce ERP, jeho růst a inovace. Pokud nemáte v tomto odvětví dostatečný přehled, zvažte radu odborníka, nebo profesionálního poradce.

Servis a podpora

Důležitým kritériem je také podpora a servis ze strany dodavatele. Bez kvalitní podpory budete mít obtíže zvládnout budoucí výzvy. Prověřte, zda vámi vybraný dodavatel nabízí spolehlivou podporu a servis, které budete potřebovat pro úspěšné fungování vaší organizace v následujících letech.

Cloud nebo vlastní hardware?

Cloudové systémy ERP přinášejí nové možnosti, ale vyžadují pečlivé plánování. Pokud plánujete hostovat ERP ve vlastní síti, musíte se ujistit, že vaše infrastruktura to zvládne. Cloudové řešení nabízí údržbu, aktualizace a zálohování dat, ale musíte se ujistit, že je vaše data chráněna a že cloudová služba vyhovuje vašim potřebám. S cloudem se neplatí za aktualizace systému, ale mohou růst náklady s počtem uživatelů a služeb. Pamatujte také na zabezpečení dat a na to, abyste zůstali výhradním vlastníkem svých dat.

ERP pro vaše odvětví

Chcete-li najít vhodný ERP pro váš obor, je důležité zjistit, zda je software přizpůsoben potřebám vašeho odvětví. Některé jsou velmi specializované, zatímco jiné mohou vyhovovat velmi širokému spektru. Zeptejte se kolegů z podobných společností na jejich zkušenosti s ERP. Můžete také simulovat obchodní procesy s prodejcem ERP, abyste získali lepší představu o tom, jak by systém fungoval v praxi.

Integrace s dalšími systémy

Máte dojem, že každý den používáte spoustu různých nástrojů? S ERP systémem můžete propojit a sdílet data mezi různými službami, jako je CRM nebo mzdová agenda. To vám ušetří čas a minimalizuje chyby, protože nemusíte zadávat data dvakrát nebo opakovat úkoly. Integrované ERP řešení vám tak usnadní práci a bude lépe odpovídat vašemu každodennímu pracovnímu procesu.