Kdo nám věří/2.část SOPO s.r.o.

Pokračujeme v našem seriálu zákaznických referencí a představujeme vám společnost SOPO, která je naším zákazníkem od roku 2013. Díky systému IFS se podařilo snížit náklady i pojistné zásoby. Firma zároveň jednoduše a rychle generuje přehledy o výkonnosti v reálném čase.

O SPOLEČNOSTI SOPO

Společnost SOPO se specializuje na navíjení a kompletní výrobu rotorů a statorů všech druhů elektromotorů. Vyrábí malé, střední i velké série rotorů a statorů. 90 % výroby tvoří export. Díky špičkovému technologickému vybavení a především vysoké odbornosti zaměstnanců může SOPO splnit jakékoli požadavky svých zákazníků v oblasti navíjení v té nejvyšší kvalitě, krátkých termínech a za výhodnou cenu. Skupinu SOPO tvoří společnosti SOPO s.r.o., SOPO-SERVIS s.r.o. a SOPO MOTOR s.r.o. Jedná se o české privátní firmy s ročním obratem cca 13 mil. EUR a meziročním nárůstem obratu 10 – 20 %. Výrobní střediska jsou v Modleticích u Prahy, Nebovidech u Kolína a Jedovnici u Blanska. Ústředí, prodej, nákup a centrální sklad jsou v Modleticích u Prahy.

VÝBĚR INFORMAČNÍHO SYSTÉMU A ROZHODUJÍCÍ KRITÉRIA

Před zavedením nového systému používala společnost SOPO několik nekompatibilních informačních systémů pro různé firemní agendy. Některé z těchto systémů byly vyvíjené přímo vlastními silami. Kvůli nejednotnosti systémů a jejich dat však docházelo k častým chybám v ručním přenosu dat a sdílené informace nebyly průběžně aktuální. Proto bylo třeba hledat komplexní řešení pokrývající firemní procesy v rámci jednoho systému či několika kompatibilních. „Hlavním problémem byla neschopnost používaných informačních systémů pokrýt všechny potřeby hlavních výrobních procesů a mnoho případů se řešilo nestandardními způsoby. Procesy na každém ze 6-ti výrobních středisek poskytovaly nejednotné a neporovnatelné výstupy. To mělo za následek nedostatečnost důvěryhodných podkladů při strategických rozhodováních,“ popisuje Petr Přibyl, vedoucí úseku řízení kvality a IT. Proto bylo v rámci dotačního projektu Operačního programu Podnikání a Inovace vypsáno výběrové řízení realizované a financované z evropských strukturálních fondů. Objektivními kritérii na výběr informačního systému byla funkčnost a technologická vyspělost navrhovaného řešení, jeho cena a kvalita nabízené podpory a servisu. Subjektivně pak byl kladen důraz na komplexnost nabízeného řešení, stabilitu a zkušenosti dodavatele, zejména zkušenosti navrhovaných konzultantů s projekty podobného charakteru. Nabídky pro SOPO objektivně a nezávisle vyhodnotila odborná externí poradenská organizace. Nabídka systému IFS Aplikace získala nejvíce bodů v hodnocení kritérií výběrového řízení a při následných jednáních o smlouvách bylo od dodavatelské společnosti dodrženo vše, co bylo v nabídce obsaženo.

IMPLEMENTACE

Implementace systému trvala celkem 9 měsíců. Za tuto dobu se podařilo zprovoznit veškeré procesy a zajistit jejich správné vazby. Během implementace se objevilo několik skutečností, které nebylo možno předvídat, zejména v oblasti výroby a specifických požadavků některých zákazníků společnosti nebo pokrytí konkrétních výrobních procesů. Různé provozní podmínky na jednotlivých pracovištích a vysoká benevolence pro vstupní data v užívaném informačním systému způsobovaly neporovnatelnost výstupů z procesů. Zavedení nového podnikového systému a vstupní validace sbíraných dat tak umožnilo vedení společnosti procesy řídit jednotně napříč všemi provozovnami.

OSTRÝ PROVOZ A PŘÍNOSY SYSTÉMU V PRAXI

Výzvou při implementaci a následném ostrém provozu bylo zejména pokrytí procesu výroby se všemi jeho specifiky. Nakonec se podařilo vyřešit vše s použitím běžných nástrojů, několika zákaznických úprav a v neposlední řadě i netradičním a nápaditým využitím standardních nástrojů v systému.

„Za unikátní považujeme proces řízení neshodných výrobků, sledování nákladů na jejich opravy s možností objektivního posouzení rentability oprav,“ uvádí k tomu Petr Přibyl. Velkým přínosem nového informačního systému pro běžné uživatele je především přehlednost a přívětivost pracovního prostředí, snadná konfigurovatelnost pro různé pracovní úlohy a přímočarost při získávání požadované informace.

Vedení firmy navíc oceňuje propracované předdefinované ukazatele výkonnosti, možnost konfigurace vlastních a souhrnné přehledy výkonnosti firmy generované v reálném čase. Pro správce IT je důležitá také spolehlivost použitých technologií s minimálními nároky na údržbu. V rámci vlastního systému pak snadná správa uživatelů a přístupových práv.

Výsledkem zavedení systému bylo snížení pojistných zásob o 15 % a v následujících letech došlo ještě k dalšímu snížení. Díky přesnému sledování výpadků neshodných výrobků a odhalení jejich příčin se snížily náklady na neshodné výrobky o 25 %.

V roce 2020 bylo ve spolupráci s firmou SOCOS IT nasazeno řešení DOCU-X pro vytěžování dokumentů (faktur) s přímou integrací do IFS. Nový způsob pořizování přijatých faktur spočívá v automatizaci zpracování  – po naskenování dokumentu dojde v DOCU-X ke strojovému načtení (vytěžení) dat s jejich automatickým přenosem přímo do IFS úloh pro zpracování přijaté faktury (zároveň s připojením scanu ve formátu PDF). Odpadla tím tedy nutnost přepisovat údaje z přijaté faktury do systému, což v konečném důsledku vedlo ke zvýšení rychlosti zpracování a snížení chybovosti vložených dat.

„Přesným sledováním výpadků neshodných výrobků a příčin výpadků se snížily náklady na neshodné výrobky o 25 %.“ Petr Přibyl, vedoucí úseku řízení kvality a IT, SOPO