Jak vybrat správný systém na správu dokumentů

V tomto digitálním věku se systémy pro správu dokumentů staly nedílnou součástí každého podnikání nebo organizace. Každá společnost potřebuje správný DMS pro správu svých dokumentů a zajištění efektivity, spolupráce a bezpečnosti.

Než se začnete zabývat výběrem systému pro správu dokumentů, je důležité porozumět typu organizace, kterou zastupujete. Jste malá firma nebo velká korporace? Jaký je váš obchodní model? Jak vám DMS pomůže dosáhnout vašich cílů? Chcete-li pomoci určit, jaký druh systému by pro vaši organizaci fungoval nejlépe a kolik na tento projekt vyčlenit z vašeho rozpočtu, zvažte následující:

• Jaký je typ a velikost vaší organizace?
• Jaký je počet zaměstnanců ve vaší organizaci a také množství dokumentů, které chcete spravovat?
• Jaké jsou vaše požadavky na správu dokumentů?
• Jaké jsou vaše potřeby klasifikace dokumentů? (Například pokud chcete klasifikovat dokumenty podle určitých specifických kritérií, jako je typ dokumentu, téma nebo oddělení.)
• Jaký je váš cílový trh?
• Jaké jsou vaše obchodní cíle? (Proč potřebujete systém a jak vám pomůže k jejich dosažení.)

Dále si nezapomeňte položit následující otázky:

• Jak často potřebujete najít určitý dokument?
• Jak dlouho plánujete uchovávat jednotlivé informace po jejich vytvoření?
• Co by se mělo dělat se starými/nepoužívanými /zastaralými soubory?
• Kolik lidí je zapojeno do procesu? Je to jen jedna osoba, která se stará o veškerou vlastní správu dokumentů, nebo potřebuje přístup více lidí?
• Pracují tito lidé na dálku nebo v kanceláři s ostatními zaměstnanci?
• Zachází někdo s důvěrnými dokumenty, které vyžadují zvláštní bezpečnostní opatření, jako je šifrování a dvou faktorové ověřování (2FA)?
• Zamyslete se také nad tím, jak své dokumenty používají – zda je pouze procházejí online, tisknou je a ukládají do fyzické složky nebo pracují na dokumentech Microsoft Word, které při úpravách hodně spoléhají na soubory PDF?

Odpovědi na tyto otázky vám pomohou určit, které funkce nejlépe vyhovují vašim potřebám při hledání efektivního řešení pro správu vašich digitálních dat.

Před pořízením důsledně zvažte svého dodavatele a vybraný DMS produkt

Požádejte o demo. Dobrý prodejce DMS by vám měl rád předvést. Čím více ukázek uvidíte, tím lépe. Klíčem je zde mít nějaký způsob porovnání prodejců a produktů na jednom místě.

Požádejte o zkušební nebo bezplatnou zkušební verzi. Znovu se ujistěte, že váš prodejce DMS je ochoten nechat vás otestovat svůj produkt před jeho zakoupením (nebo vám alespoň poskytne delší dobu, kdy nebude účtovat). To vám může ušetřit od toho, abyste skončili s nástrojem, který nakonec nesplňuje vaše potřeby – nebo který způsobuje práci navíc, protože se špatně integruje s jinými systémy nebo procesy ve vaší organizaci!

M-Files je jednička na trhu

Z uživatelských zkušeností a nejrůznějších hodnotících řebříčků vyplývá, že nejlepší platformou pro správu dokumentů je systém M-Files. Je to nejpokročilejší, nejbezpečnější a nákladově efektivní řešení na současném trhu.

Proč je M-Files nejlepší volbou?

• S M-Files získáte vysoce škálovatelné řešení, které lze použít k ukládání a správě velkých objemů dat – i když se vaše společnost rozroste z 5 zaměstnanců na 500 nebo více zaměstnanců. To znamená, že až přijde čas na upgrade nebo rozšíření, nebudete mít v tomto DMS systému žádné problémy s hledáním místa pro vaše data.
• Na rozdíl od některých jiných systémů DMS, M-Files nevyžaduje žádnou instalaci hardwaru ani složité vzdělávání uživatelů, jeho ovládání je velice jednoduché a intuitivní.
• Také nepotřebujete další úložné zařízení, jako je externí pevný disk; všechny vaše dokumenty zůstanou ve svém původním umístění – buď na vašem místním počítačovém systému nebo na síťovém serveru – a nikdy nebudou muset opustit svůj původní formát nebo velikost během jakéhokoli procesu přenosu (žádná ztráta kvality).

Závěrem lze říci, že rozhodnutí, které učiníte, bude velmi důležité pro úspěch vaší organizace. Před nákupem byste měli produkt nebo službu pečlivě zhodnotit. Tento proces může nějakou dobu trvat, ale nakonec to bude stát za to! Kontaktujte nás pro více informací, se systémem máme letité zkušenosti, předvedeme vám ho i necháme bezplatně vyzkoušet.