Jak může správa klientských informací pomoci vaší firmě získat více zakázek

Firmy poskytující profesionální služby od účetních přes finanční služby až po poradce si velice dobře uvědomují, že získávání nových klientů (a udržení těch stávajících) je pro ně to nejzásadnější. Aby mohly v současném světě fungovat, musí si s klienty vyměňovat nesčetné množství obchodně důležitých informací a musí pracovat podle přísných zásad důvěrnosti nebo přísných předpisů o ochraně osobních údajů či finančních předpisů.

Zároveň musí firmy efektivně spolupracovat interně i externě, aby dosahovaly kvalitních výsledků a dařilo se jim prosperovat i pod tlakem, který představuje moderní svět práce. Většina firem a jejich zaměstnanců bojuje s tímto rébusem prakticky na dennodenní bázi. Úspěšný tým musí vytvořit a udržet rovnováhu mezi bezproblémovým sdílením citlivých dat a zachováním důvěrnosti. Tuto rovnováhu lze nalézt využitím moderního řešení pro správu klientských informací, kterým je např. systém M-Files.

Úspěch díky efektivní správě informací

Co je to správa klientských informací (zkr. CIM z angl. Client Information Management)? Jedná se o jednoduchý koncept:

• Jde o správu informací týkajících se klientů a klientských zakázek.
• Jde o získávání nových zákazníků, efektivní dodávky a dobré řízení vztahů.
• Jde o to, aby vaši zaměstnanci byli produktivní a spokojení, a zároveň abyste zajistili důvěrnost informací o klientech a shodu s předpisy.

Vezměme si například poradenský sektor. Pro poradenské firmy je získávání nových zakázek především o tom, aby zůstaly relevantní pro klienty a potenciální zákazníky tím, že prokáží své znalosti z jejich oboru podnikání, a také poukázáním na svou jedinečnou hodnotu.

Jak poradenská firma roste, může být obtížné udržet si přehled o všech nejnovějších myšlenkových materiálech a hodnotě poskytované klientům napříč obchodními liniemi. Studie například ukazují, že zaměstnanci mohou denně ztratit až 2,5 hodiny pouhým vyhledáváním informací. Schopnost najít správné informace ve správný čas je klíčové pro dosažení žádoucího úspěchu.

M-Files pomáhá firmám:

• Propojit všechny dokumenty se správným obchodním kontextem a usnadnit tak vyhledávání informací týkajících se daného klienta.
• Usnadnit interní spolupráci a snadno zpřístupnit nejnovější myšlenkový obsah na základě odvětví nebo funkční oblasti.

Bezproblémové a rychlé zapojení

Vzhledem k tomu, že moderní pracovní prostředí se po pandemii stále vyvíjí, mnoho firem se snaží efektivně a kompetentně zaučit nové zaměstnance do práce s daty klientů. Fluktuace v oboru ale vytváří strmou křivku učení – noví zaměstnanci nemohou rychle nastoupit a využít již existující zdroje k rychlému vykonání své práce a pochopení souladu s předpisy nebo dalších potřeb klienta.

Například v odvětví účetnictví může míra využití a i samotná pověst utrpět tím, že klienti musí rok co rok se zaměstnanci probírat stejné koncepty, z čehož jsou pochopitelně následně otráveni. Navíc probírání se historickou dokumentací znamená pro nové zaměstnance plýtvání účtovaným časem.

Účetní, finanční nebo právní firmy mohou vrátit „klienta“ do centra pozornosti nasazením platformy pro správu dokumentů, která:

• Urychlí zapracování nových zaměstnanců pomocí automatizovaných pracovních postupů a šablon pro návrhy, smlouvy a další standardní dokumenty.
• Usnadní vyhledávání a údržbu informací souvisejících s klientem, čímž pomůže zaučit nové zaměstnance a efektivně realizovat zakázky.
• Zavádí spolehlivý systém verzování a kontroly, který zajistí, že zaměstnanci budou vždy pracovat se správnými informacemi a klientské výstupy budou řádně schváleny.

Neprůstřelná kompatibilita

Pro firmy poskytující profesionální služby se může zdát, že orientace v aktuálních předpisech a boj proti nejnovějším hrozbám v oblasti zabezpečení dat jsou téměř nepřekonatelnou výzvou. Jediný chybný krok může vést ke zdrcujícím pokutám, ztrátě reputace, a dokonce k ukončení činnosti.

Robustní platforma M-Files nevyřeší všechny regulační problémy ani nezbaví svět kyberzločinců. Správné řešení však může pomoci zajistit, aby zaměstnanci a klienti dodržovali osvědčené postupy pro sdílení a ukládání citlivých dat, a také eliminovat nekonečnou salvu e-mailů, které se posílají zpět a které mohou vytvářet matoucí a nezabezpečené prostředí pro klienty.

Systém M-Files může:

• Modernizovat bezpečnou výměnu informací napříč všemi kanály mezi klientem a firmou.
• Automatizovat postupy bezpečného sdílení dokumentů a správu oprávnění.
• Zjednodušit audity díky automatizovaným auditním stopám a pokročilým možnostem vyhledávání, které umožňují okamžitý přístup k informacím potřebným pro auditory.

M-Files poskytuje ucelenou sadu nástrojů a funkcí pro efektivní získávání a přijímání nových klientů, pomáhá firmám poskytujícím odborné služby bezpečně vyměňovat informace a zajišťovat hladší průběh klientských zakázek, přičemž si stále udržuje kontrolu nad důvěrností informací o klientech a zajišťuje soulad s předpisy a oborovými předpisy.

Zdroj: www.m-files.com