Kdy je vhodné zavést systém správy dokumentů?

Žijeme v digitální době a ať už chceme nebo ne, organizace se potýkají s rostoucím množstvím dokumentů, které potřebují spravovat. Typicky se jedná o dokumenty, jakými jsou: faktury, smlouvy, interní směrnice, projektové dokumenty, nabídky, produktové informace a mnoho dalších. Se vzrůstajícím množstvím dokumentů se stává jejich správa čím dál složitější a náročnější. Vhodným řešením, jak práci s dokumenty zefektivnit a urychlit, je zavedení systému na správu dokumentů (zkráceně DMS systém). DMS systémy mohou totiž pomoci usnadnit vyhledávání, správu a používání dokumentů a tím zvýšit produktivitu a snížit prostoje.

Kdy je ten správný čas na zavedení DMS systému?

Některé organizace se zavádění DMS systému brání a odkládají ho co nejdéle, avšak existuje několik situací, které naznačují, že pořízení DMS systému je nezbytné. Uvádíme podle nás ty nejzásadnější:

Růst množství dokumentů – Pokud se v organizaci zvyšuje objem dokumentů, které je třeba schraňovat, spravovat a vyhledávat, např. vlivem zvětšováním firmy, rozšířením portfolia, nebo větší digitalizací, pak je určitě vhodná doba na zavedení DMS systému.

Neefektivní správa, duplikáty či ztráta – Jestliže organizace čelí problémům naznačujícím neefektivní správu, duplicitu dokumentů, nebo má potíže se ztrácejícími se dokumenty, je DMS systém tím správným řešením, aby nedocházelo k časovým ztrátám, snížení produktivity či zvýšení počtu chyb a tím k negativním dopadům na chod celé firmy.

Nutnost sdílení dokumentů a jejich centralizace – V případě potřeby vzdáleného přístupu zaměstnanců k dokumentům a zároveň jejich zabezpečení proti úniku do nesprávných rukou, je DMS systém správnou volbou.

Komplexnost a regulace – Pokud společnost působí v regulovaných odvětvích, nebo s komplexními interními procesy, mohou mít zvýšené nároky na správu dokumentů. DMS systém může zajistit soulad s příslušnými předpisy, standardy a interní politikou.

Zavedení systému na správu dokumentů by mělo být promyšlené rozhodnutí, které zohledňuje potřeby a požadavky organizace. Je důležité provést analýzu současných procesů dokumentového řízení, zhodnotit potřeby organizace a vybrat takový DMS systém, který veškeré požadavky splňuje.

Proč některé společnosti se zavedením DMS systému váhají?

Firmy se často spokojí s předinstalovaným řešením od společnosti Microsoft, SharePoint, a zapomenou se zamyslet nad tím, jestli je SharePoint skutečně vhodný pro jejich potřeby.

Většina organizací se spoléhá na sadu Microsoft 365 jednoduše proto, že při zakoupení základních aplikací Microsoft Word, Excel a PowerPoint jsou ostatní aplikace součástí stejného předplatného a jsou to nástroje, které se dají okamžitě používat a nevyžadují mnoho nastavení ani školení.

V čem je úskalí nejdostupnějších nástrojů?

Tyto nástroje se neustále zdokonalují a jejich používání se stává jednodušší, ruku v ruce s tím se ale prohlubuje problém efektivní správy výsledných výstupů. Rizika rozrůstání dokumentů, nedostupných informací a nedostatků v dodržování předpisů rostou s tím, jak je pro každého člena organizace snazší rychle vytvářet, duplikovat a sdílet obsah.

Když tato situace nastane ve velké firmě poskytující profesionální služby s náročnějšími požadavky, začnou skutečné problémy. Firmy poskytující odborné služby například často pracují v regulovaných odvětvích s přísnými pravidly pro důvěrnost a uchovávání dat. Ačkoli společnost Microsoft může mít v prémiových předplatných funkce pro podporu některých z těchto požadavků, jen velmi málo firem je v nasazení těchto funkcí zběhlých. A pokud někdo investuje například do správy záznamů, chce mít k dispozici nástroj, který je k tomu určen.

Další významný problém při používání aplikací Microsoft pro správu informací se točí kolem skutečnosti, že Microsoft se nezaměřuje na organizaci dat. Informace v Microsoft 365 se velmi snadno rozprostřou mezi osobní účty OneDrive, Teams a další složky. Při tvorbě nových dokumentů a jejich ukládání v Microsoft 365 není snadné zjistit, kam mají jednotlivé informace patřit. A protože obvykle neexistuje žádné nařízení, kam informace ukládat, často se tyto informace ztratí – což vede k duplicitám a noční můře v podobě kontroly verzí. Když se k tomu přidají starší síťové disky a další podnikové aplikace, jako je CRM, vznikne naprostý informační chaos.

To, že je SharePoint při zakoupení služby Microsoft 365 zdarma, neznamená, že je to nejlepší řešení pro správu dokumentů. SharePoint se pravděpodobně nedokáže přizpůsobit vašim měnícím se obchodním potřebám, aniž byste investovali velké prostředky do vývojářů, kteří by jej upravili nebo doplnili – což je neudržitelné řešení vedoucí k nespokojenosti.

Výsledky průzkumu M-Files 2022 Global IT Survey totiž ukázaly, že pouze 35,6 % pracovníků v oblasti profesionálních služeb je velmi spokojeno se svým řešením pro správu dokumentů/obsahu.

DMS, které vyhoví i náročným požadavkům

Řešení, která se specializují na správu informací, jako například M-Files, jsou navržena speciálně pro zlepšení výkonu pracovníků, zvýšení konzistence, snížení chyb a zlepšení zákaznické zkušenosti.

Systém M-Files umožňuje bezproblémové třídění informací do kategorií a jejich snadné označování pro vyhledávání, a to vše při současném prosazování obchodních pravidel a zásad zabezpečení. Využívá metadata, aby zjednodušil systém ukládání, zrychlil vyhledávání a usnadnil sdílení dokumentů, což zaměstnancům výrazně ulehčí práci a mohou se soustředit na důležitější činnosti.

To nejlepší na závěr. M-Files se bezproblémově integruje do sady Microsoft 365 a nabízí efektivnější způsob ukládání informací napříč úložišti. Naši zákazníci plně využívají své informační procesy ve shodě s předpisy, aniž by obětovali výhody produktivity plynoucí z investice do Microsoft 365.

Třiatřicet procent firem poskytujících profesionální služby dotazovaných v průzkumu M-Files 2022 Global IT Survey uvedlo, že jejich organizace spoléhají na integraci mezi systémy. To potvrzuje potřebu platforem pro správu dokumentů, které se snadno integrují s dnešními předními platformami pro digitální pracoviště a umožňují pracovníkům vykonávat každodenní práci s využitím jejich preferovaných aplikací.

Více informací o systému M-Files naleznete zde.