Jak efektivně spravovat smlouvy a podepisovat je elektronicky?

Správa smluv je ve firmách často zdlouhavý a složitý proces. Dokumenty se ukládají na různých místech, chybí jim auditní stopa a připomínkování i schvalování probíhá e-mailem bez jasné struktury. Jaké jsou důsledky? Ztracený čas, riziko možných chyb i zmeškané termíny.
Díky moderním nástrojům, jako je systém M-Files však můžete celý životní cyklus smluvních dokumentů digitalizovat a výrazně zefektivnit.

Kompletní správa smluv od vzniku až po archivaci

M-Files umožňuje spravovat smlouvy od jejich vytvoření přes schvalování a podepisování až po archivaci. Využíváte přitom schválené šablony, napojené na katalog partnerů, a snadno přiřazujete role jednotlivým zaměstnancům, od vlastníků dokumentů až po schvalovatele. Každý krok v procesu má jasného odpovědného pracovníka, kontaktní osoby protistran i podepisující osoby. Díky tomu máte vždy přehled o tom, kdo je za co zodpovědný, a celý proces je rychlejší, přehlednější a bezpečnější.

Přehledné a automatizované připomínkování, schvalování i podepisování

M-Files přináší automatizované workflow pro připomínkování a schvalování dokumentů. Zapojené osoby jsou cíleně informovány a systém hlídá všechny klíčové termíny včetně podpisů, účinnosti smlouvy nebo nutnosti její kontroly.

Navíc můžete dokumenty snadno sdílet s protistranou bez nutnosti zasílat je e-mailem. Protistrana dostane notifikaci, dokument připomínkuje nebo podepíše přímo v zabezpečeném prostředí, přičemž celý postup je automaticky zaznamenán do auditní stopy.

Rychlé a bezpečné elektronické podepisování

Elektronické podepisování výrazně urychluje uzavírání smluv. M-Files podporuje integrace s předními řešeními, jako jsou DocuSign, Adobe Acrobat Sign a český poskytovatel Signi.

S využitím Signi je proces jednoduchý a srozumitelný i pro osoby, které nemají kvalifikovaný elektronický podpis. Podepsat smlouvu lze pohodlně ve webovém prohlížeči nebo na mobilním zařízení, a to bez nutnosti registrace. Dvoufaktorové ověření přes e-mail a telefonní číslo zajišťuje bezpečnost a každý dokument obsahuje elektronickou pečeť i časové razítko.

Dlouhodobá archivace v souladu s předpisy

Po podepsání je smlouva automaticky archivována dle interního archivačního a skartačního řádu firmy. M-Files umožňuje dlouhodobé uložení dokumentů, správu časových razítek a v případě potřeby i jejich přerazítkovávání. Pro vyšší míru bezpečnosti je možné využít důvěryhodný archiv.

Digitalizace dalších firemních agend

M-Files není jen o smlouvách. Platforma pomáhá digitalizovat i další klíčové oblasti, jako jsou např. vytěžování a schvalování faktur, správa řízené dokumentace, příprava a schvalování obchodních nabídek, správa datových schránek, personálních dokumentů, marketingových materiálů, certifikátů, projektové dokumentace a dalších.

Přínosy pro firmy

Nasazením systému M-Files můžete získat mnoho výhod. Mezi ty největší patří centralizace všech důležitých informací na jednom místě, rychlé vyhledávání a efektivní správa dokumentů, sjednocené a intuitivní uživatelské prostředí napříč zařízeními, vysoká míra zabezpečení spolu s kompletní auditní stopou a také flexibilita v podobě možnosti provozu on-premise nebo v cloudu.

Podle studie Forrester Total Economic Impact™ nasazení M-Files přináší až 70% zvýšení efektivity pracovních procesů, 65% zrychlení vyplňování dokumentů a 50% zlepšení vyhledávání informací, to vše s velmi rychlou návratností investice.

Pokud vás řešení M-Files zaujalo, neváhejte se na nás obrátit, v oblasti správy dokumentů máme mnoholeté zkušenosti. Jsme distributorem M-Files pro Českou republiku a Slovensko již od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a řešení na míru.