Efektivní zpracování a schvalování faktur

V mnoha firmách stále přetrvávají tradiční problémy spojené s papírovým schvalováním faktur. Mezi časté neduhy před implementací elektronického systému patří např. tisk elektronicky přijatých faktur, putování vytištěných dokumentů mezi schvalovateli, nekompletní auditní stopa, historie uložená pouze na „košilce“ nebo neexistence nástroje pro hlídání termínů. Celý proces je často řízen ručně, což zpomaluje práci a komplikuje přehled o stavu dokumentů.

Právě proto se stále více společností rozhoduje pro implementaci moderních nástrojů, které pomáhají digitalizovat a automatizovat celý proces fakturace. Jedním z takových systémů je např. M-Files, který umožňuje nejen efektivní vytěžení informací z faktur, ale také zajišťuje kompletní správu procesu od přijetí faktury až po její konečné schválení a zaúčtování.

Vytěžení a validace informací z faktur

Prvním krokem je strojové čtení faktur pomocí OCR technologie, která dokáže extrahovat důležitá data, jako jsou dodavatel, platební informace, číslo objednávky, datumy, měna či částky (bez DPH i s DPH). V některých případech lze vytěžovat i jednotlivé položky na faktuře včetně jejich popisu, množství či částky. Zároveň probíhá validace těchto dat vůči účetnímu systému (ERP), takže systém získává aktuální a správné informace o odběrateli, dodavateli a platebních údajích z jednoho společného zdroje. To eliminuje nutnost zadávat či aktualizovat data na více místech.

Existují dvě možnosti, jak vytěžení provádět: buď s pomocí DOCU-X OCR přímo v prostředí zákazníka (on-premise) a s vlastní obsluhou, kdy dochází k okamžitému zpracování nebo lze využít cloudovou službu, která zpracuje faktury do druhého pracovního dne bez nutnosti instalace či školení zaměstnanců.

V další fázi lze doplnit chybějící údaje, jako je například středisko nebo projekt, ke kterému se faktura vztahuje. Pokud faktura obsahuje číslo objednávky, je možné ji okamžitě automaticky směrovat ke správné osobě ke schválení – bez nutnosti dalšího ručního zásahu. M-Files navíc pracuje s konceptem tzv. pohledů, které umožňují zobrazit stejné dokumenty podle různých kritérií – například podle stavu zpracování, dodavatele, projektu nebo konkrétního schvalovatele. To výrazně zjednodušuje orientaci v rozsáhlém množství dokladů. Uživatelé mohou využívat předpřipravené filtry, ale i vytvářet vlastní, například pohled „Nezpracované faktury“, který přehledně zobrazuje dokumenty čekající na přiřazení nebo doplnění údajů.

Automatizované schvalovací workflow

Klíčovou součástí je automatizované schvalovací workflow. Po kompletním doplnění údajů se spouští schvalovací proces, plně přizpůsobitelný firemním pravidlům. Systém automaticky určuje schvalovatele na základě organizační struktury, např. podle střediska, projektu nebo typu nákladu. Uživatelé jsou v každé fázi informováni e-mailem, úkoly se jim zobrazují přímo v seznamu úkolů M-Files a každý schvalovatel může fakturu rychle schválit či zamítnout.

Workflow je flexibilní a může se větvit podle výše částky, např. faktury přesahující určitou hranici jsou automaticky odesílány k dalšímu schválení finančnímu manažerovi nebo jednatelům. Veškeré kroky probíhají bez ručního přesměrování, což výrazně zrychluje a zpřehledňuje celý proces.

Po finálním schválení je faktura automaticky předána do ERP systému, kde je připravena k zaúčtování a platbě. M-Files podporuje napojení na různé ERP systémy prostřednictvím webových služeb nebo strukturovaných dat (např. XML), čímž zajišťuje úplnou digitalizaci a transparentnost procesu od přijetí faktury až po její úhradu.

Propojení faktur s objednávkami

Propojení faktur s objednávkami představuje další významný benefit. Faktury lze automaticky spojit s objednávkami, pokud je na nich uvedeno číslo objednávky. Uživatelé tak mají okamžitý přehled o vztahu mezi objednávkami a fakturami. Schvalovací workflow lze aplikovat i na objednávky, přičemž pravidla pro schvalování lze nastavit obdobně jako u faktur, například podle hodnoty objednávky a odpovědných osob.

Společné uložení dokumentů a dlouhodobá archivace

M-Files nabízí také společné místo pro uložení jak přijatých, tak vydaných faktur. Dokumenty jsou dostupné z jednoho centrálního místa, bez nutnosti opakovaného schvalování u vydaných faktur. Dokumenty jsou propojeny s relevantními informacemi, například projektem či střediskem, a všechny jsou opatřeny auditní stopou. Díky úzké integraci s interním archivačním a skartačním řádem je zajištěno dlouhodobé a bezpečné uložení dokumentů včetně možnosti elektronického časového razítka a elektronické pečeti.

Přínosy M-Files pro uživatele i management

Významné přínosy M-Files ocení uživatelé i management. Pro uživatele je to především jednotné a intuitivní prostředí s rychlým vyhledáváním a snadným přístupem z různých zařízení. Pro IT a vedení firmy je klíčové zabezpečení dat, auditní stopa, centrální správa a flexibilita provozu – systém může běžet jak on-premise, tak v cloudu.

Jednodušší, rychlejší a transparentnější procesy

Zavedením M-Files do procesu zpracování faktur získáváte jednodušší, rychlejší a transparentnější procesy, které výrazně šetří čas i náklady a minimalizují riziko chyb. Ať už jste malá firma nebo velká organizace, tento systém lze přizpůsobit přesně vašim potřebám.

Pokud vás zajímá, jak by systém M-Files mohl fungovat ve vašem prostředí, neváhejte nás kontaktovat. Rádi vám předvedeme živou ukázku a pomůžeme připravit řešení na míru.