21. 11. 2023
2 min.
Michaela Králová

Digitalizace: Vstupenka vašeho podniku do budoucnosti

Digitalizace: Vstupenka vašeho podniku do budoucnosti Snazší digitalizace díky důmyslnému DMS

V současném, rychle se vyvíjejícím světě je digitalizace nejen módním pojmem, ale zásadním krokem pro každý podnik směřující k úspěchu. Digitalizace znamená přeměnu tradičních procesů, metod a nástrojů na digitální formát. V tomto článku se zaměříme na to, co přesně digitalizace znamená, proč je v dnešní době tak důležitá a jakou úlohu v jejím úspěšném provedení zaujímá systém správy dokumentů, DMS M-Files.

Co je to digitalizace

Digitalizace je proces převodu informací a procesů do digitální formy. To zahrnuje nejen převod fyzických dokumentů do elektronických formátů, ale také automatizaci manuálních procesů a využití moderních technologií, jako je cloud computing, umělá inteligence a strojové učení. Tento přechod umožňuje podnikům efektivněji spravovat svá data, zlepšit komunikaci a poskytovat lepší služby svým zákazníkům.

Proč je Digitalizace Důležitá

Digitalizace nabízí řadu výhod, které jsou v dnešním konkurenčním prostředí nepostradatelné.

  • Efektivita a produktivita: Digitalizace přináší značné zlepšení efektivity a produktivity tím, že nahrazuje zastaralé manuální procesy moderními, automatizovanými systémy. Např. převod papírových dokumentů do digitální formy umožňuje rychlejší zpracování, vyhledávání a sdílení informací. Automatizace úkolů, jako je zpracování dat a správa zákaznických interakcí, znamená méně chyb, rychlejší odpovědi na požadavky zákazníků a celkové zrychlení pracovních procesů.
  • Lepší přístup k Informacím: Digitalizovaná data jsou mnohem dostupnější než fyzické dokumenty. Informace mohou být ukládány na cloudových platformách, které k nim umožňují přístup odkudkoli a kdykoli. To značně usnadňuje sdílení informací mezi odděleními a lokalitami, což zvyšuje možnosti spolupráce a urychluje rozhodovací procesy. Centralizovaná databáze také usnadňuje správu a analýzu dat, což vede k lepšímu porozumění trhu a chování zákazníků.
  • Zlepšení zákaznické zkušenosti: Digitalizace umožňuje poskytovat zákazníkům rychlejší, pohodlnější a více personalizované služby. Online portály, mobilní aplikace a automatizované služby zákazníkům usnadňují interakci s vaší firmou a získání potřebných informací. Tímto způsobem digitalizace nejen zvyšuje spokojenost zákazníků, ale také podporuje věrnost značce a zvyšuje možnosti pro cross-selling a upselling.
  • Udržitelnost: Přechodem na digitální procesy mohou podniky výrazně snížit svoji závislost na papírových dokumentech, což vede ke snížení spotřeby papíru a tiskových materiálů. To má pozitivní dopad na životní prostředí, snižuje uhlíkovou stopu podniků a podporuje udržitelné podnikové praxe. Digitalizace také znamená menší potřebu fyzického skladování dokumentů, což šetří prostor a zdroje.

Jak systém M-Files podporuje digitalizaci

M-Files je inovativní a snadno nasaditelný DMS, který převádí chaos v dokumentech na efektivní správu. Umožňuje rychlé vyhledávání souborů buď podle metadat nebo klíčových slov, což šetří čas i náklady spojené s hledáním v nepřehledných složkách a souborech. Systém podporuje přístup odkudkoliv, ať už pracujete v kanceláři nebo na cestách, dokonce i v offline režimu. Jeho ovládání je intuitivní, s minimální potřebou školení. M-Files umožňuje nastavit automatizované pracovní postupy pro plynulý chod firemních procesů, jako jsou schvalovací procesy, řízení obchodu či fakturace.

Dále podporuje vytváření šablon pro úsporu času při opakované tvorbě podobných dokumentů. Bezpečné sdílení dokumentů zajišťuje efektivní spolupráci v týmu s maximálním zabezpečením. M-Files podporuje soulad s předpisy a umožňuje snadné sledování auditní stopy díky zaznamenávání činností a elektronickým podpisům. Systém je flexibilní ve své implementaci, umožňuje nasazení v cloudu, on-premise nebo jako hybridní řešení. Je navržen pro integraci do MS Windows, poskytuje virtuální disk pro přístup k souborům a automaticky spravuje verze dokumentů. Správa uživatelských účtů zajišťuje přístup pouze oprávněným osobám, a umělá inteligence pomáhá uživatelům v klasifikaci dokumentů. M-Files je ideálním nástrojem pro podniky, které se snaží digitalizovat své procesy a zlepšit správu svých dokumentů a informací​

Závěr

Digitalizace je nezbytným krokem pro podniky, které chtějí zůstat konkurenceschopné a efektivní v digitálním věku. Investice do digitalizace a využití pokročilých DMS řešení, jako je M-Files, může znamenat rozdíl mezi zůstat za konkurencí a stanovit standard v oboru. Více informací o tom, jak M-Files může pomoci vašemu podniku, naleznete ZDE.

Mohlo by vás zajímat

Výhody tiskových služeb pro firmy Levný tisk bez starostí

Výhody tiskových služeb pro firmy

30. 10. 2023

Ve světě moderního byznysu se firmy neustále snaží hledat způsoby, jak zlepšit svou efektivitu a snížit náklady. Světem sice vládne digitalizace, ale bez klasického tisku se…

Číst více
Desatero práce na dálku

Desatero práce na dálku

1. 6. 2021

Koronavirová pandemie v roce 2020 přinesla firmám bezpochyby velké potíže v podnikání, zejména těm, které se spoléhají na tradiční pracoviště. Nikdo nebyl včas varován, že taková situace…

Číst více
Global Partner Conference M-Files 2023

Global Partner Conference M-Files 2023

26. 6. 2023

Každoroční celosvětová partnerská konference společnosti M-Files se uskutečnila 15. – 18. května v Cancúnu v Mexiku. V rámci setkání proběhlo ocenění partnerů a zároveň měla celá partnerská komunita společnosti M-Files příležitost získat…

Číst více
DEPO – Nové řešení pro efektivní správu výrobních procesů DEPO - Nová aplikace od CDC Data a rozšíření IFS Cloud

DEPO – Nové řešení pro efektivní správu výrobních procesů

7. 10. 2024

Aplikace DEPO je nejnovějším rozšířením ERP systému IFS Cloud vyvinutém kompletně v CDC Data. Jedná se o nativní mobilní aplikaci pro platformy Android a jejím hlavním cílem je…

Číst více