21. 11. 2023
2 min.
Michaela Králová

Digitalizace: Vstupenka vašeho podniku do budoucnosti

Digitalizace: Vstupenka vašeho podniku do budoucnosti Snazší digitalizace díky důmyslnému DMS

V současném, rychle se vyvíjejícím světě je digitalizace nejen módním pojmem, ale zásadním krokem pro každý podnik směřující k úspěchu. Digitalizace znamená přeměnu tradičních procesů, metod a nástrojů na digitální formát. V tomto článku se zaměříme na to, co přesně digitalizace znamená, proč je v dnešní době tak důležitá a jakou úlohu v jejím úspěšném provedení zaujímá systém správy dokumentů, DMS M-Files.

Co je to digitalizace

Digitalizace je proces převodu informací a procesů do digitální formy. To zahrnuje nejen převod fyzických dokumentů do elektronických formátů, ale také automatizaci manuálních procesů a využití moderních technologií, jako je cloud computing, umělá inteligence a strojové učení. Tento přechod umožňuje podnikům efektivněji spravovat svá data, zlepšit komunikaci a poskytovat lepší služby svým zákazníkům.

Proč je Digitalizace Důležitá

Digitalizace nabízí řadu výhod, které jsou v dnešním konkurenčním prostředí nepostradatelné.

  • Efektivita a produktivita: Digitalizace přináší značné zlepšení efektivity a produktivity tím, že nahrazuje zastaralé manuální procesy moderními, automatizovanými systémy. Např. převod papírových dokumentů do digitální formy umožňuje rychlejší zpracování, vyhledávání a sdílení informací. Automatizace úkolů, jako je zpracování dat a správa zákaznických interakcí, znamená méně chyb, rychlejší odpovědi na požadavky zákazníků a celkové zrychlení pracovních procesů.
  • Lepší přístup k Informacím: Digitalizovaná data jsou mnohem dostupnější než fyzické dokumenty. Informace mohou být ukládány na cloudových platformách, které k nim umožňují přístup odkudkoli a kdykoli. To značně usnadňuje sdílení informací mezi odděleními a lokalitami, což zvyšuje možnosti spolupráce a urychluje rozhodovací procesy. Centralizovaná databáze také usnadňuje správu a analýzu dat, což vede k lepšímu porozumění trhu a chování zákazníků.
  • Zlepšení zákaznické zkušenosti: Digitalizace umožňuje poskytovat zákazníkům rychlejší, pohodlnější a více personalizované služby. Online portály, mobilní aplikace a automatizované služby zákazníkům usnadňují interakci s vaší firmou a získání potřebných informací. Tímto způsobem digitalizace nejen zvyšuje spokojenost zákazníků, ale také podporuje věrnost značce a zvyšuje možnosti pro cross-selling a upselling.
  • Udržitelnost: Přechodem na digitální procesy mohou podniky výrazně snížit svoji závislost na papírových dokumentech, což vede ke snížení spotřeby papíru a tiskových materiálů. To má pozitivní dopad na životní prostředí, snižuje uhlíkovou stopu podniků a podporuje udržitelné podnikové praxe. Digitalizace také znamená menší potřebu fyzického skladování dokumentů, což šetří prostor a zdroje.

Jak systém M-Files podporuje digitalizaci

M-Files je inovativní a snadno nasaditelný DMS, který převádí chaos v dokumentech na efektivní správu. Umožňuje rychlé vyhledávání souborů buď podle metadat nebo klíčových slov, což šetří čas i náklady spojené s hledáním v nepřehledných složkách a souborech. Systém podporuje přístup odkudkoliv, ať už pracujete v kanceláři nebo na cestách, dokonce i v offline režimu. Jeho ovládání je intuitivní, s minimální potřebou školení. M-Files umožňuje nastavit automatizované pracovní postupy pro plynulý chod firemních procesů, jako jsou schvalovací procesy, řízení obchodu či fakturace.

Dále podporuje vytváření šablon pro úsporu času při opakované tvorbě podobných dokumentů. Bezpečné sdílení dokumentů zajišťuje efektivní spolupráci v týmu s maximálním zabezpečením. M-Files podporuje soulad s předpisy a umožňuje snadné sledování auditní stopy díky zaznamenávání činností a elektronickým podpisům. Systém je flexibilní ve své implementaci, umožňuje nasazení v cloudu, on-premise nebo jako hybridní řešení. Je navržen pro integraci do MS Windows, poskytuje virtuální disk pro přístup k souborům a automaticky spravuje verze dokumentů. Správa uživatelských účtů zajišťuje přístup pouze oprávněným osobám, a umělá inteligence pomáhá uživatelům v klasifikaci dokumentů. M-Files je ideálním nástrojem pro podniky, které se snaží digitalizovat své procesy a zlepšit správu svých dokumentů a informací​

Závěr

Digitalizace je nezbytným krokem pro podniky, které chtějí zůstat konkurenceschopné a efektivní v digitálním věku. Investice do digitalizace a využití pokročilých DMS řešení, jako je M-Files, může znamenat rozdíl mezi zůstat za konkurencí a stanovit standard v oboru. Více informací o tom, jak M-Files může pomoci vašemu podniku, naleznete ZDE.

Mohlo by vás zajímat

Klíčové aspekty úspěšného IT outsourcingu Efektivní outsourcing IT

Klíčové aspekty úspěšného IT outsourcingu

27. 11. 2023

Outsourcing IT služeb je proces, při kterém firmy delegují buď určité části svého IT na externího specializovaného poskytovatele, nebo mu svěří správu celého svého IT oddělení.…

Číst více
Benefity využívání systému správy dokumentů

Benefity využívání systému správy dokumentů

12. 9. 2022

Systém správy dokumentů (dále jen DMS) je softwarový nástroj, který automatizuje a zjednodušuje proces ukládání, vyhledávání a sdílení dokumentů v rámci vaší organizace. Řešení DMS lze upravit tak,…

Číst více
Teambuilding CDC Data + ALTEC 2020

Teambuilding CDC Data + ALTEC 2020

4. 8. 2020

Společnosti CDC Data s.r.o. a ALTEC a.s. jsou již nějakou dobu majetkově propojené a v letošním roce probíhá společná fúze. Abychom utužili vzájemné kolegiální vztahy, uspořádali jsme na konci června…

Číst více
Uspořte finance a zvyšte efektivitu serverů díky virtualizaci Virtualizace serverů

Uspořte finance a zvyšte efektivitu serverů díky virtualizaci

4. 9. 2023

Virtualizace serverů je moderní technologií, která umožňuje efektivní využití hardwarových zdrojů a snížení nákladů. Místo provozování několika fyzických serverů lze vytvořit jeden virtuální, který zvládne práci…

Číst více

Manuál - nový servisní systém Od 1. května přecházíme na nový servisní systém - pokyny a manuál jak tento systém ovládat naleznete zde.

ZJISTIT VÍCE