25. 3. 2024
2 min.
Michaela Králová

Automatizace firemních procesů snižuje nebezpečí pracovních chyb

Automatizace firemních procesů snižuje nebezpečí pracovních chyb Workflow jako cesta k efektivnější práci s dokumenty

Ať už je vaše organizace malou či velkou firmou podnikající v jakékoliv sféře, jediná manuální chyba v dokumentu, jeden zádrhel v systému nebo „kolečko v soukolí“, může mít vážné následky, dokonce může celou organizaci zcela zastavit.

Výsledek? Nedodržení termínů dodávek – od realizace smlouvy až po návrhy klientům – a také poškozená pověst, frustrovaní zaměstnanci a snížené zisky.

90 % pracovníků malých a středních podniků v průzkumu uvedlo, že vykonávají opakující se, časově náročné úkoly.

Existuje naštěstí lepší způsob – Automatizace pracovních postupů

Nahrazením manuálních procesů náchylných k chybám zlepšuje automatizace pracovních postupů konzistenci prováděné práce v celé fázi životního cyklu dokumentu, což vede k rychlejšímu a přesnějšímu zpracování dokumentů ve vaší firmě – od nejvyššího vedení až po jednotlivé pobočky.

Výzva č. 1: Negativní důsledky manuálních procesů

  • Možné chyby při ručním zadávání dat.
  • Nadbytečné ruční úkony, papírování prodlužuje procesy.
  • Zmatky či chyby díky snaze zjistit, kdo musí podepsat další smlouvu nebo schválit dokument.

Řešení s M-Files:

  • Snížení nadbytečných dokumentů díky jasnému přehledu o digitálním pracovišti a eliminaci replikovaných souborů.
  • Snížení neúčtovatelného času nebo času stráveného manuálními a opakujícími se úkoly.
  • Získání správných informací ke konkrétní osobě ve vhodný čas pomocí automatizovaných procesů.

Výzva č. 2: Nemožnost identifikovat problematická místa v procesech zpomalujících podnikání

  • Nižší příjmy v důsledku pomalých manuálních procesů.
  • Nadbytečné a zastaralé úkoly vytvářející stres pro členy týmu.
  • Nedostatek IT/technického personálu pro nastavení automatizovaných procesů.

Řešení s M-Files:

  • Zvýšení sledovatelnosti a analytického přehledu, který pomáhá předcházet problematickým místům.
  • Možnost posvítit si na každou fázi procesu a získat tak data, která napomůžou pochopení, jak dobře daný proces funguje a kde jsou místa pro jeho zlepšení.
  • Zavedení vizuálního návrháře bez kódu – není třeba, aby řešení vyvíjeli pracovníci IT.

Výzva č. 3: Zmírnění rizik a dodržování předpisů

  • Ručně zadané údaje nemusí být v souladu s předpisy.
  • Ochrana dat a informací před tím, aby se dostaly do nesprávných rukou.
  • Pracovní postupy postrádají řádné integrované bezpečnostní kontroly.

Řešení s M-Files:

  • Zmírnění rizika a ochrana před nedodržováním předpisů.
  • Citlivá data mohou prohlížet, upravovat, kopírovat nebo stahovat pouze osoby s danými přístupovými právy.
  • Dokumenty a smlouvy podepisuje vždy oprávněná osoba a zároveň je včas informována, když jejich platnost vyprší.
  • Automatické použití správných pracovních postupů, bezpečnostních kontrol, správy záznamů a schvalování informací.

M-Files = chytřejší způsob pracovních postupů

Systém M-Files je jednou z nejvýznamnějších světových aplikací pro elektronickou správu dokumentů a firemního obsahu. Na jejím základě lze řídit vnitropodnikové procesy a propojovat data z různých firemních aplikací a zabezpečovat přístup ke sdíleným dokumentům. Mezi hlavní výhody systému kromě možnosti worfflow patří také jednoduché ovládání, otevřenost, přizpůsobivost a verzování dokumentů.

Příklad schvalovacího procesu – workflow v M-Files

CDC Data je obchodním partnerem M-Files pro Českou republiku a Slovensko a zároveň autorem české lokalizace. Se systémem máme zkušenosti od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a základnu spokojených zákazníků.

Mohlo by vás zajímat

M-Files a Antti Nivala se stali vítězi soutěže BIG Awards for Business 2023 BIG Awards for Business 2023

M-Files a Antti Nivala se stali vítězi soutěže BIG Awards for Business 2023

22. 1. 2024

Společnost M-Files, lídr v oblasti automatizace správy dokumentů, v loňském roce opět zvítězila v kategorii Společnost roku v soutěži Business Intelligence Group BIG Awards for Business, přičemž zakladatel a generální…

Číst více
Bonatrans nasadil systém pro správu dokumentů M-Files

Bonatrans nasadil systém pro správu dokumentů M-Files

12. 5. 2021

Společnost Bonatrans Group, která je největším evropským výrobcem železničních dvojkolí, nasadila nový systém pro správu dokumentů. Nově využívá řešení M-Files, které pomáhá firmě zvládnout rostoucí…

Číst více
Low-code platformy jsou čím dál oblíbenější

Low-code platformy jsou čím dál oblíbenější

20. 3. 2023

Nízkokódové vývojové platformy, v angličtině uváděné jako „Low-code“ jsou oblíbené zejména proto, že umožňují lidem programování i bez podrobnějších znalostí a lze s nimi tvořit jednoduše a rychle vlastní aplikace.…

Číst více
Výhody tiskových služeb pro firmy Levný tisk bez starostí

Výhody tiskových služeb pro firmy

30. 10. 2023

Ve světě moderního byznysu se firmy neustále snaží hledat způsoby, jak zlepšit svou efektivitu a snížit náklady. Světem sice vládne digitalizace, ale bez klasického tisku se…

Číst více