25. 3. 2024
2 min.
Michaela Králová

Automatizace firemních procesů snižuje nebezpečí pracovních chyb

Automatizace firemních procesů snižuje nebezpečí pracovních chyb Workflow jako cesta k efektivnější práci s dokumenty

Ať už je vaše organizace malou či velkou firmou podnikající v jakékoliv sféře, jediná manuální chyba v dokumentu, jeden zádrhel v systému nebo „kolečko v soukolí“, může mít vážné následky, dokonce může celou organizaci zcela zastavit.

Výsledek? Nedodržení termínů dodávek – od realizace smlouvy až po návrhy klientům – a také poškozená pověst, frustrovaní zaměstnanci a snížené zisky.

90 % pracovníků malých a středních podniků v průzkumu uvedlo, že vykonávají opakující se, časově náročné úkoly.

Existuje naštěstí lepší způsob – Automatizace pracovních postupů

Nahrazením manuálních procesů náchylných k chybám zlepšuje automatizace pracovních postupů konzistenci prováděné práce v celé fázi životního cyklu dokumentu, což vede k rychlejšímu a přesnějšímu zpracování dokumentů ve vaší firmě – od nejvyššího vedení až po jednotlivé pobočky.

Výzva č. 1: Negativní důsledky manuálních procesů

  • Možné chyby při ručním zadávání dat.
  • Nadbytečné ruční úkony, papírování prodlužuje procesy.
  • Zmatky či chyby díky snaze zjistit, kdo musí podepsat další smlouvu nebo schválit dokument.

Řešení s M-Files:

  • Snížení nadbytečných dokumentů díky jasnému přehledu o digitálním pracovišti a eliminaci replikovaných souborů.
  • Snížení neúčtovatelného času nebo času stráveného manuálními a opakujícími se úkoly.
  • Získání správných informací ke konkrétní osobě ve vhodný čas pomocí automatizovaných procesů.

Výzva č. 2: Nemožnost identifikovat problematická místa v procesech zpomalujících podnikání

  • Nižší příjmy v důsledku pomalých manuálních procesů.
  • Nadbytečné a zastaralé úkoly vytvářející stres pro členy týmu.
  • Nedostatek IT/technického personálu pro nastavení automatizovaných procesů.

Řešení s M-Files:

  • Zvýšení sledovatelnosti a analytického přehledu, který pomáhá předcházet problematickým místům.
  • Možnost posvítit si na každou fázi procesu a získat tak data, která napomůžou pochopení, jak dobře daný proces funguje a kde jsou místa pro jeho zlepšení.
  • Zavedení vizuálního návrháře bez kódu – není třeba, aby řešení vyvíjeli pracovníci IT.

Výzva č. 3: Zmírnění rizik a dodržování předpisů

  • Ručně zadané údaje nemusí být v souladu s předpisy.
  • Ochrana dat a informací před tím, aby se dostaly do nesprávných rukou.
  • Pracovní postupy postrádají řádné integrované bezpečnostní kontroly.

Řešení s M-Files:

  • Zmírnění rizika a ochrana před nedodržováním předpisů.
  • Citlivá data mohou prohlížet, upravovat, kopírovat nebo stahovat pouze osoby s danými přístupovými právy.
  • Dokumenty a smlouvy podepisuje vždy oprávněná osoba a zároveň je včas informována, když jejich platnost vyprší.
  • Automatické použití správných pracovních postupů, bezpečnostních kontrol, správy záznamů a schvalování informací.

M-Files = chytřejší způsob pracovních postupů

Systém M-Files je jednou z nejvýznamnějších světových aplikací pro elektronickou správu dokumentů a firemního obsahu. Na jejím základě lze řídit vnitropodnikové procesy a propojovat data z různých firemních aplikací a zabezpečovat přístup ke sdíleným dokumentům. Mezi hlavní výhody systému kromě možnosti worfflow patří také jednoduché ovládání, otevřenost, přizpůsobivost a verzování dokumentů.

Příklad schvalovacího procesu – workflow v M-Files

CDC Data je obchodním partnerem M-Files pro Českou republiku a Slovensko a zároveň autorem české lokalizace. Se systémem máme zkušenosti od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a základnu spokojených zákazníků.

Mohlo by vás zajímat

Tým CDC Data se představuje/10. díl – Marek Smékal

Tým CDC Data se představuje/10. díl – Marek Smékal

16. 5. 2022

Další rozhovor nám poskytl člen našeho projektového týmu, Marek Smékal. Jak dlouho u nás Marek pracuje, čemu se věnuje, co ho na jeho práci baví, nebo…

Číst více
Jak vybrat správný ERP systém – 10 důležitých faktorů

Jak vybrat správný ERP systém – 10 důležitých faktorů

24. 1. 2022

Stojíte před velkým krokem pro celý podnik, který je zcela zásadní. Čeká vás náhrada zastaralého hlavního informačního systému novým produktem, a pokud možno tím nejlepším a nejvhodnějším…

Číst více
Již po sedmé v řadě byla společnost IFS jmenována lídrem v Gartner® Magic Quadrant™ pro rok 2022 pro správu terénních služeb

Již po sedmé v řadě byla společnost IFS jmenována lídrem v Gartner® Magic Quadrant™ pro rok 2022 pro správu terénních služeb

28. 11. 2022

Společnost IFS byla již po sedmé za sebou jmenována lídrem v Gartner Magic Quadrant pro Field Service Management. Ve zprávě za rok 2022 se IFS umístila na nejvyšší…

Číst více
UPS systémy od CyberPower nově v našem portfoliu

UPS systémy od CyberPower nově v našem portfoliu

17. 7. 2023

Naše portfolio IT služeb neustále rozšiřujeme, abychom dokázali pokrýt veškeré potřeby zákazníků. Nově jsme do naší nabídky produktů a služeb zařadili řešení pro zálohování napájení, tzv. UPS…

Číst více