Ať už je vaše organizace malou či velkou firmou podnikající v jakékoliv sféře, jediná manuální chyba v dokumentu, jeden zádrhel v systému nebo „kolečko v soukolí“, může mít vážné následky, dokonce může celou organizaci zcela zastavit.
Výsledek? Nedodržení termínů dodávek – od realizace smlouvy až po návrhy klientům – a také poškozená pověst, frustrovaní zaměstnanci a snížené zisky.
90 % pracovníků malých a středních podniků v průzkumu uvedlo, že vykonávají opakující se, časově náročné úkoly.
Existuje naštěstí lepší způsob – Automatizace pracovních postupů
Nahrazením manuálních procesů náchylných k chybám zlepšuje automatizace pracovních postupů konzistenci prováděné práce v celé fázi životního cyklu dokumentu, což vede k rychlejšímu a přesnějšímu zpracování dokumentů ve vaší firmě – od nejvyššího vedení až po jednotlivé pobočky.
Výzva č. 1: Negativní důsledky manuálních procesů
- Možné chyby při ručním zadávání dat.
- Nadbytečné ruční úkony, papírování prodlužuje procesy.
- Zmatky či chyby díky snaze zjistit, kdo musí podepsat další smlouvu nebo schválit dokument.
Řešení s M-Files:
- Snížení nadbytečných dokumentů díky jasnému přehledu o digitálním pracovišti a eliminaci replikovaných souborů.
- Snížení neúčtovatelného času nebo času stráveného manuálními a opakujícími se úkoly.
- Získání správných informací ke konkrétní osobě ve vhodný čas pomocí automatizovaných procesů.
Výzva č. 2: Nemožnost identifikovat problematická místa v procesech zpomalujících podnikání
- Nižší příjmy v důsledku pomalých manuálních procesů.
- Nadbytečné a zastaralé úkoly vytvářející stres pro členy týmu.
- Nedostatek IT/technického personálu pro nastavení automatizovaných procesů.
Řešení s M-Files:
- Zvýšení sledovatelnosti a analytického přehledu, který pomáhá předcházet problematickým místům.
- Možnost posvítit si na každou fázi procesu a získat tak data, která napomůžou pochopení, jak dobře daný proces funguje a kde jsou místa pro jeho zlepšení.
- Zavedení vizuálního návrháře bez kódu – není třeba, aby řešení vyvíjeli pracovníci IT.
Výzva č. 3: Zmírnění rizik a dodržování předpisů
- Ručně zadané údaje nemusí být v souladu s předpisy.
- Ochrana dat a informací před tím, aby se dostaly do nesprávných rukou.
- Pracovní postupy postrádají řádné integrované bezpečnostní kontroly.
Řešení s M-Files:
- Zmírnění rizika a ochrana před nedodržováním předpisů.
- Citlivá data mohou prohlížet, upravovat, kopírovat nebo stahovat pouze osoby s danými přístupovými právy.
- Dokumenty a smlouvy podepisuje vždy oprávněná osoba a zároveň je včas informována, když jejich platnost vyprší.
- Automatické použití správných pracovních postupů, bezpečnostních kontrol, správy záznamů a schvalování informací.
M-Files = chytřejší způsob pracovních postupů
Systém M-Files je jednou z nejvýznamnějších světových aplikací pro elektronickou správu dokumentů a firemního obsahu. Na jejím základě lze řídit vnitropodnikové procesy a propojovat data z různých firemních aplikací a zabezpečovat přístup ke sdíleným dokumentům. Mezi hlavní výhody systému kromě možnosti worfflow patří také jednoduché ovládání, otevřenost, přizpůsobivost a verzování dokumentů.
CDC Data je obchodním partnerem M-Files pro Českou republiku a Slovensko a zároveň autorem české lokalizace. Se systémem máme zkušenosti od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a základnu spokojených zákazníků.
