Tisk bez starostí aneb jak mohou moderní tisková řešení firmám usnadnit provoz

Ve firmách se dennodenně řeší spousta dokumentů, ať už jde o smlouvy, faktury, nabídky, reporty nebo podklady na porady. Jejich tisk je běžnou součástí provozu, nad kterou se často příliš nepřemýšlí. Ovšem jen do chvíle, než se něco porouchá nebo nedojde spotřební materiál.

Chybějící toner, tiskárna hlásící poruchu, fronta dokumentů, na které někdo čeká, nebo nekontrolovatelně rostoucí náklady na provoz. IT oddělení místo důležitých projektů řeší zaseknutý papír, objednávky spotřebního materiálu nebo havarijní výměnu zařízení. To je jen část situací, které mohou zbytečně zkomplikovat chod společnosti. Právě proto přicházejí na řadu profesionální tisková řešení, se kterými se těchto situací nemusíte obávat.

Co si pod tím vlastně představit?

Moderní tisková řešení dnes neznamenají pouze dodání samotné tiskárny. Jde o komplexní službu, která pokrývá celý tiskový provoz ve firmě. Nejprve se analyzují skutečné potřeby organizace – objem tisku, typ dokumentů, počet uživatelů i způsob práce s dokumenty. Na základě toho se navrhne vhodná kombinace zařízení a jejich optimální rozmístění. Firma neinvestuje vysoké částky do nákupu techniky, ale platí pouze za skutečně vytištěné stránky.

Součástí služby je také zajištěný servis a průběžný dohled nad provozem. Zařízení jsou monitorována, pravidelně udržována a případné problémy se řeší rychle, často ještě dříve, než si jich uživatelé všimnou. Spotřební materiál, například tonery, se doplňuje automaticky bez nutnosti objednávek či skladování. Výsledkem je přehledné a předvídatelné řešení, díky kterému přesně víte, kolik vás tisk stojí, a máte náklady plně pod kontrolou.

Jaké jsou hlavní výhody moderních tiskových řešení?

• Úspora času: Zaměstnanci neřeší technické problémy. IT oddělení se nemusí starat o objednávání tonerů nebo servis. Vše je nastaveno tak, aby fungovalo automaticky a bez zbytečných výpadků.
• Náklady pod kontrolou: Platíte jen za to, co skutečně vytisknete, žádné investice do nových zařízení. Navíc máte přehled o tom, kde a jak se tiskne a můžete náklady lépe plánovat.
• Spolehlivost provozu: Zařízení jsou pravidelně servisována a monitorována. Pokud nastane problém, řeší se rychle, často ještě dříve, než si ho vůbec všimnete. Tiskárny si umí i samy zavolat o servis ještě předtím, než k závadě dojde.
• Bezpečnost dokumentů: Dnešní tiskárny jsou připojené do sítě. Moderní řešení umožňují například tisk až po přihlášení uživatele u zařízení, což pomáhá chránit citlivé dokumenty.
• Podpora digitalizace: Tisková zařízení dnes umí mnohem víc než jen tisknout. Umožňují také snadné skenování dokumentů do e-mailu, do složek nebo do firemních systémů. Papírové dokumenty tak můžete rychle převést do digitální podoby a zefektivnit interní procesy.

Každá firma je jiná

Každá organizace pracuje s dokumenty jiným způsobem. Zatímco menší kancelář může potřebovat jednoduché a úsporné řešení, větší společnost nebo firma s více pobočkami vyžaduje promyšlenější nastavení, centralizovanou správu a jasně definované procesy. Klíčové je proto nejprve porozumět skutečným potřebám provozu a teprve na jejich základě navrhnout vhodné řešení.

Role spolehlivého dodavatele nespočívá pouze v dodání technologie, ale v nastavení funkčního systému jako celku. Ten zahrnuje výběr vhodných zařízení, jejich efektivní rozmístění, optimalizaci počtu tiskových bodů i dlouhodobý dohled nad provozem. Stejně důležitá je průběžná spolupráce a přizpůsobování řešení tomu, jak se firma vyvíjí.

Tisk jako podpora růstu firmy

Pokud tiskové řešení vychází z reálných potřeb společnosti a je správně začleněno do jejích procesů, přestává být samostatnou agendou, kterou je nutné neustále řešit. Stává se přirozenou součástí každodenního provozu.

Dokumenty mezi odděleními kolují plynuleji, schvalovací procesy jsou efektivnější a práce s informacemi přehlednější. Moderní tisková infrastruktura navíc umožňuje lepší organizaci dokumentů, jejich rychlou digitalizaci i propojení s interními systémy. Tisk v takovém nastavení nepředstavuje administrativní zátěž, ale stabilní zázemí, které podporuje výkonnost i dlouhodobý rozvoj společnosti.

Hledáte tisk bez starostí?

Pokud chcete mít jistotu, že vaše tiskové prostředí bude fungovat spolehlivě, efektivně a bez zbytečných výdajů, vyplatí se obrátit na odborníky.

Rádi s vámi projdeme vaše současné nastavení a navrhneme takové tiskové řešení, které bude dávat smysl jak technicky, tak ekonomicky.