MINERVA BOSKOVICE již 20. rokem využívá naše tiskové služby

Výrobce šicích strojů, společnost MINERVA BOSKOVICE, je naším dlouhodobým zákazníkem, a to hned v několika částech svého IT. Prostřednictvím této case study bychom vám chtěli představit naši spolupráci v oblasti tiskových služeb.

O společnosti

Společnost MINERVA BOSKOVICE je tradiční výrobce šicích strojů s historií od roku 1881. Je součástí německé skupiny Dürkopp Adler AG Bielefeld. MINERVA BOSKOVICE je moderní společnost, která vytváří zajímavé pracovní příležitosti v boskovickém regionu. Není to jen výrobní podnik, ale je to společnost s vlastní vývojovou základnou, která disponuje mnoha odborníky.

Výchozí stav 

Se společností Minerva spolupracujeme již od roku 2004. Společnost používala velké množství modelů tiskáren od HP, Canon, Epson. To s sebou neslo velké nároky na správu tiskáren. Provozní náklady byly velmi vysoké a nebylo domluveno žádné SLA na dodávky servisních služeb. Díky velkému množství různých druhů tiskáren bylo nutné udržovat rozsáhlé skladové zásoby různých druhů spotřebního materiálu. Celkové náklady na provoz bylo velmi těžké identifikovat. V počáteční fázi jsme se snažili řešit místa, kde se produkovalo velké množství dokumentů. Na tato místa jsme dodávali osvědčené tiskárny značky Kyocera, které byly známé svými nízkými provozními náklady.

Cíle a požadavky zákazníka

V průběhu roku 2011 bylo rozhodnuto o změně poskytování tiskových služeb formou outsourcingu včetně celkové optimalizace počtu tiskáren a zavedení systému pro monitoring tiskáren a účtování nákladů na tisk. Zásadním požadavkem byla možnost rozdělení tiskových nákladů na jednotlivá střediska.

Výzvy a rizika projektu

Na základě pilotního projektu byla stanovena výsledná konfigurace celého tiskové řešení. V průběhu testování jsme řešili specifické požadavky zákazníka, zejména integraci s páteřním systémem společnosti, kterým je ERP systém SAP R/3.  Další velkou výzvou byla změna návyků uživatelů, kteří se nyní při práci s tiskovým zařízením museli ověřovat pomocí čipové karty.

Řešení CDC Data

Jsme zodpovědní za dodávky a správu všech tiskových a multifunkčních zařízení. Správa zahrnuje automatické dodávky spotřebního materiálu pro provoz tiskáren, SLA v režimu 5×9 s reakcí do 8 pracovních hodin, monitoring zařízení s napojením na helpdesk po celých 24 hodin denně. Součástí systému je také systém SafeQ pro monitoring a řízení tisku, na jehož základě provádíme přesné účtování nákladů na jednotlivá nákladová střediska zákazníka.

Aktuálně spravujeme v MINERVA celkem 20 multifunkčních zařízení zapojených do systému SafeQ, převážně laserová multifunkční zařízení Konica Minolta. Na některých detašovaných pracovištích se používají lokální zařízení Kyocera a zároveň pro podporu logistických operací dodáváme štítkové tiskárny Zebra.

Přínosy řešení

Díky nasazenému systému SafeQ a jeho základnímu principu Follow Me, je možné vytisknout vlastní dokumenty na kterémkoliv tiskovém centru v jakémkoli místě závodu. Zároveň porucha na jednom zařízení není kritická, protože uživatel může jít po omezenou dobu k jinému tiskovému centru a vytisknout, kopírovat či skenovat dokumenty na jiném místě.

Každé zařízení je vybaveno bezkontaktním snímačem na čipové karty, které společnost používá. Díky tomuto systému funguje přesná evidence, kdo a jak často tato zařízení využívá.

Všechna zařízení jsou v rámci domluveného SLA napojena na náš servisní dispečink CDC Data. Zařízení s předstihem hlásí stav provozních náplní (tonery, válce, vývojnice). V případě poruchy nebo blížícího se konce životnosti materiálu, je automaticky vygenerována zpráva pro helpdesk zákazníka na dispečink CDC Data, ten automaticky posílá nový materiál nebo vysílá technika na odstranění poruchy.

Hlavní výhody

• Kompletní optimalizace tiskového prostředí.
• Vytvoření tiskových center (tisk, kopírování a skenování dokumentů).
• Zabezpečený tisk a evidence pomocí čipových karet.
• Automatický servis tiskáren a doplňování potřebného materiálu.

Vyjádření zákazníka

„Řešení od společnosti CDC Data nám přineslo zejména dokonalý přehled o nákladech na provoz tiskových zařízení a zbavilo nás starostí se správou tiskových zařízení. Pracuji ve společnosti od začátku tohoto projektu řízených tiskových služeb a za celou dobu trvání mohu konstatovat plnou spokojenost s poskytovanými službami. Tyto jsou dodavatelem zajištovány kvalitně a včas.“

Ing. Rostislav Cichra, ICT manager MINERVA BOSKOVICE