Kdo nám věří/6.část GZ Digital Media

Šestá část našeho seriálu referencí je věnována společnosti GZ Digital Media a systému IFS, který úspěšně používají již od roku 2003. Přečtěte si, jak díky IFS efektivně spravují celý výrobní proces od příjmu zakázky, přes výrobu a expedici až po fakturaci a jaké další výhody jim systém přináší.

O společnosti GZ Digital Media

Historie společnosti GZ Media, dříve známé jako Gramofonové závody Loděnice, sahá do roku 1948, o tři roky později v Loděnici na Berounsku vyrobili první gramofonovou desku. V roce 1988 tehdejší Gramofonové závody vylisovaly první CD a v roce 2001 i první DVD. Firma má sídlo a hlavní výrobní závod v Loděnici, další v jihočeské Soběslavi a také tiskárnu PBtisk v Příbrami. Dceřiné společnosti jsou ve Velké Británii, Spojených státech, Kanadě či Francii. Společnost GZ Media je světovou jedničkou ve výrobě gramofonových desek, v roce 2022 očekává výrobu 75 milionů kusů a tržby v hodnotě pěti miliard korun. Druhou významnou činností je polygrafický průmysl, konkrétně výroba obalů. Nejprve chtěli zaujmout co nejzajímavějším balením hudebních nosičů, ale postupem času se stali poskytovatelem nejkomplexnějších polygrafických služeb v České republice. Firma zaměstnává v Čechách cca 2300 zaměstnanců. Většina provozů funguje 24 hodin denně 7 dní v týdnu.

„Při překonávání překážek v projektu hrály důležitou roli tři věci: ochota a síla našeho vlastního týmu, schopnosti a zkušenosti konzultantů dodavatele a konečně kvalita implementovaného produktu.“ říká Ing. Josef Bouška, ředitel odboru IT ve společnosti GZ Media.

Popis stavu

Ve společnosti GZ Media (dále jen GZ) byl nasazen a od roku 1998 využíván informační systém UniPack. Tento informační systém během několika let přestal splňovat potřeby firmy a nepodporoval dostatečně její podnikatelské záměry. Výrobce informačního systému totiž ukončil jeho vývoj. Aplikace tak postupně ztrácela kontakt s moderními technologiemi. Například uživatelské rozhraní aplikace bylo pouze ve znakovém prostředí (terminál) bez ovládání myší a použitá postrelační databáze neumožňovala napojení standardních aplikací (Excel, Word, B2B, MIS apod.). Tato omezení se pak nadále promítala do řady dalších nevýhod a problémů, se kterými se musela jak administrace provozu IS, tak i samotní uživatelé vyrovnávat. Proto firma GZ hledala dodavatele nového integrovaného programového systému, který by plně nahradil stávající informační systém.

Požadavky na informační systém

V roce 2002 bylo zahájeno interní výběrové řízení. Bylo osloveno asi deset nejvýznamnějších firem, čtyři postoupily do druhého kola. Na základě nabídek, pohovorů a také osobních referenčních návštěv u zákazníků, byla vybrána společnost IFS Czech. Důraz při výsledném hodnocení byl kladen především na dostupné funkce v ERP systému, použité technologie, mobilitu, otevřenost, reference dodavatele a v neposlední řadě i celkovou cenu.

Implementace

Vlastní implementace byla zahájena v roce 2003 zpracováním implementační analýzy, spuštění ostrého provozu všech modulů bylo naplánováno od 1. července 2003. Vzhledem k množství zákaznických úprav, především v oblasti TPV a výroby, se datum spuštění ostrého provozu posunul na 1. ledna 2004. Během té doby probíhaly u IFS programovací práce, především na konfigurovaných položkách a v GZ bylo prováděno testování a upřesňování požadavků. Po spuštění IFS Aplikací do ostrého provozu byly ještě na základě reakce uživatelů provedeny menší úpravy parametrů, dodatečná proškolování uživatelů a podobně. „Během projektu jsme museli překonat spoustu překážek a vynaložit spoustu úsilí. Ty největší se týkaly změny uvažování koncových uživatelů, které byly mnohdy způsobeny srovnáváním nového systému se zneužívanými postupy starého systému. Bylo nutné zasahovat do primárních procesů, měnit zvyky lidí, sladit a řídit implementační tým,“ uvádí Ing. Josef Bouška.

Rozvoj systému a nové výzvy

Využívání dat z IFS Aplikací bylo následně rozšířeno na další oblasti např. vážení a focení palet na expedici, zobrazování katalogu a technických výkresů pro zákazníky na webu apod. V souvislosti s potřebou být stále rychlejším a spolehlivějším partnerem zákazníků, přibývaly požadavky na nutnost velmi dobré přehlednosti o aktuální situaci ve výrobě, možnosti rychle přeplánovat a přitom okamžitě odhalit dopady nového plánu na všechny zakázky. Tato situace přiměla management společnosti uvažovat o zásadní změně systému plánování a řízení výroby v podniku, tzv. pokročilé plánování a rozvrhování (APS), které by zdokonalilo schopnost plánovat, rychle identifikovat a řešit problémy v oblasti kapacit, řídit realizaci obchodních případů, lépe termínovat potřeby materiálu, stanovovat reálné termíny dodání a možnost provádět simulace plánu. Proto byl implementován špičkový plánovací SW Logis.

Systém IFS v GZ prošel dvěma upgrady. První proběhl v roce 2012, kdy byla implementována verze IFS 7,5 a poté v roce 2018, kdy byla uvedena do provozu verze IFS Applications 9 pro zhruba 330 uživatelů. Klíčovou oblastí pro modernizaci bylo řešení pro výrobu a dodávky konfigurovaných položek. Dále bylo ve spolupráci se společností SOCOS v roce 2018 naimplementováno řešení DOCU-X pro vytěžování dokumentů, konkrétně faktur s přímou integrací do IFS. Přijaté faktury jsou automaticky zpracovány – po naskenování dokumentu dojde v DOCU-X ke strojovému načtení/vytěžení dat a následuje automatický přenos do úloh IFS pro další zpracování. Údaje z faktury se tedy nemusí přepisovat do systému, což vede k výraznému zrychlení celého procesu zpracování a snížení chybovosti způsobné ručním zadáváním dat.
„Projekt zavedení informačního systému lze rozhodně hodnotit kladně, protože určitě splnil většinu našich očekávání. Přínosy lze rozdělit na technologické, funkční a manažerské,“ shrnuje Ing. Josef Bouška.

Hlavní přínosy

• Technologické – aplikační software na platformě Windows a plnohodnotná relační databáze, která přináší bezpečnost a bezchybnou konzistenci dat.
• Funkční – podstatné zlepšení podpory procesu: příjem zakázky – plánování – zásobování – výroba – expedice – účetnictví.
• Manažerské – využití controllingových nástrojů v podrobném členění a zkrácení data měsíční závěrky.