Pořádek v dokumentech, který vydělává

Vaše dokumenty si zaslouží víc, než být jen součástí složky na disku

Ve firmách denně vznikají desítky až stovky dokumentů, jsou jimi např. smlouvy, faktury, objednávky, nabídky atd. Přestože jsou klíčovou součástí podnikání, často se s nimi zachází jen jako s neviditelnou kulisou. Zpravidla se uloží „někam na disk“ nebo zůstanou v e-mailu pod názvem „verze2_final_FINAL.docx“ a nezbývá než doufat, že je v případě potřeby někdo najde. Problém je v tom, že hledání znamená čas a čas jsou peníze.

Jak by to mohlo vypadat jinak?

Představte si firmu, kde každý dokument ví, kam patří. Faktura ihned spustí schvalovací proces, smlouva může být k dispozici na pár kliknutí a audit není stres, ale jen formalita. To vše umožňuje DMS systém M-Files s umělou inteligencí Aino. Podle nezávislých průzkumů je díky němu možné ušetřit až 50 % času stráveného vyhledáváním.

Aino myslí za vás

Aino dokáže číst dokumenty jako člověk, ovšem rychleji, bez chyb a s nadhledem. Automaticky rozpozná typ dokumentu, vytáhne z něho klíčová metadata a zařadí jej tam, kam patří, tedy do správného procesu, k odpovídajícímu projektu nebo k danému zákazníkovi.

Nemusíte nic složitě třídit, pojmenovávat nebo přemýšlet, kam co uložit. Aino to zvládne za vás, navíc se neustále učí a přizpůsobuje se vašemu firemnímu prostředí.

Investice, která se vyplatí

Nasazení M-Files s AI Aino není jen náklad, ale je to investice do efektivity firmy s rychlou návratností, která činí většinou pouhých 12-18 měsíců a firmy běžně ušetří 30–50 % nákladů na správu dokumentů. Úspory přicházejí nejen na mzdách, tisku či archivaci, ale hlavně díky lepšímu využití času zaměstnanců a snížení administrativních chyb.

Příklad z praxe: Středně velká firma s 50 zaměstnanci může díky lepšímu řízení dokumentů ušetřit až 1–2 miliony Kč ročně, a to jen díky zrychlenému zpracování faktur a eliminaci duplicitních činností.

Pořádek, kontrola a jistota

Kromě úspory přináší DMS i vyšší bezpečnost a klid, protože snadno splníte legislativní požadavky (např. GDPR), snížíte riziko ztráty dokumentů a zpřehledníte interní audity. Řízená správa dokumentů dnes není luxus, ale stala se nutností. Jste připraveni vyměnit chaos za pořádek a efektivitu? Pusťte M-Files s umělou inteligencí Aino bezpečně na vaše dokumenty, výsledkem budete sami překvapeni.

Neváhejte se na nás obrátit, v oblasti automatizace dokumentů máme mnoholeté zkušenosti. Jsme obchodním partnerem M-Files pro Českou republiku a Slovensko již od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a nemalou skupinu spokojených zákazníků.