Automatizace firemních procesů snižuje nebezpečí pracovních chyb

Ať už je vaše organizace malou či velkou firmou podnikající v jakékoliv sféře, jediná manuální chyba v dokumentu, jeden zádrhel v systému nebo „kolečko v soukolí“, může mít vážné následky, dokonce může celou organizaci zcela zastavit.

Výsledek? Nedodržení termínů dodávek – od realizace smlouvy až po návrhy klientům – a také poškozená pověst, frustrovaní zaměstnanci a snížené zisky.

90 % pracovníků malých a středních podniků v průzkumu uvedlo, že vykonávají opakující se, časově náročné úkoly.

Existuje naštěstí lepší způsob – Automatizace pracovních postupů

Nahrazením manuálních procesů náchylných k chybám zlepšuje automatizace pracovních postupů konzistenci prováděné práce v celé fázi životního cyklu dokumentu, což vede k rychlejšímu a přesnějšímu zpracování dokumentů ve vaší firmě – od nejvyššího vedení až po jednotlivé pobočky.

Výzva č. 1: Negativní důsledky manuálních procesů

• Možné chyby při ručním zadávání dat.
• Nadbytečné ruční úkony, papírování prodlužuje procesy.
• Zmatky či chyby díky snaze zjistit, kdo musí podepsat další smlouvu nebo schválit dokument.

Řešení s M-Files:

• Snížení nadbytečných dokumentů díky jasnému přehledu o digitálním pracovišti a eliminaci replikovaných souborů.
• Snížení neúčtovatelného času nebo času stráveného manuálními a opakujícími se úkoly.
• Získání správných informací ke konkrétní osobě ve vhodný čas pomocí automatizovaných procesů.

Výzva č. 2: Nemožnost identifikovat problematická místa v procesech zpomalujících podnikání

• Nižší příjmy v důsledku pomalých manuálních procesů.
• Nadbytečné a zastaralé úkoly vytvářející stres pro členy týmu.
• Nedostatek IT/technického personálu pro nastavení automatizovaných procesů.

Řešení s M-Files:

• Zvýšení sledovatelnosti a analytického přehledu, který pomáhá předcházet problematickým místům.
• Možnost posvítit si na každou fázi procesu a získat tak data, která napomůžou pochopení, jak dobře daný proces funguje a kde jsou místa pro jeho zlepšení.
• Zavedení vizuálního návrháře bez kódu – není třeba, aby řešení vyvíjeli pracovníci IT.

Výzva č. 3: Zmírnění rizik a dodržování předpisů

• Ručně zadané údaje nemusí být v souladu s předpisy.
• Ochrana dat a informací před tím, aby se dostaly do nesprávných rukou.
• Pracovní postupy postrádají řádné integrované bezpečnostní kontroly.

Řešení s M-Files:

• Zmírnění rizika a ochrana před nedodržováním předpisů.
• Citlivá data mohou prohlížet, upravovat, kopírovat nebo stahovat pouze osoby s danými přístupovými právy.
• Dokumenty a smlouvy podepisuje vždy oprávněná osoba a zároveň je včas informována, když jejich platnost vyprší.
• Automatické použití správných pracovních postupů, bezpečnostních kontrol, správy záznamů a schvalování informací.

M-Files = chytřejší způsob pracovních postupů

Systém M-Files je jednou z nejvýznamnějších světových aplikací pro elektronickou správu dokumentů a firemního obsahu. Na jejím základě lze řídit vnitropodnikové procesy a propojovat data z různých firemních aplikací a zabezpečovat přístup ke sdíleným dokumentům. Mezi hlavní výhody systému kromě možnosti worfflow patří také jednoduché ovládání, otevřenost, přizpůsobivost a verzování dokumentů.

CDC Data je obchodním partnerem M-Files pro Českou republiku a Slovensko a zároveň autorem české lokalizace. Se systémem máme zkušenosti od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a základnu spokojených zákazníků.