Konec přepisování žádanek: jak dostat schvalování a firemní agendy přímo do IFS Cloud

Žádanka putuje e-mailem, podpis se shání po chodbách a nákupčí nakonec všechno ručně přepisuje do ERP. Zní vám to povědomě? I ve firmách s moderním ERP běží spousta procesů po staru. Žádanky na nákup, zakládání nových položek a dodavatelů nebo žádosti o vybavení kolují v e-mailech a tabulkách, schválení se shání podpisem na papíře a na konci to všechno někdo ručně přepíše do EPR. Ztracené přílohy, starší verze v poště a otázka „kdo to vlastně schválil?“ k tomu patří jako samozřejmost.

CDC ROKO: celá agenda v IFS Cloud

Představujeme CDC ROKO, rozšířenou konfiguraci pro IFS Cloud z naší CDC Data dílny, která přesouvá takové agendy přímo do IFS a jejich nastavení uvidíte jako přehledný diagram. Formulář, pravidla pro schvalování, kroky, které má systém udělat sám, i závěrečný dokument se nemusí programovat – stačí je nastavit. Uživatelé přitom zůstávají v prostředí, které znají, se stejnými oprávněními i daty. První agendu připraví náš konzultant, úpravy a jednodušší agendy už zvládnou vaši zaškolení klíčoví uživatelé. Protože se nic nevyvíjí na zakázku, může nová agenda fungovat už po několika dnech.

Jak to vypadá v praxi

Ukažme si to na žádance na nákup. Žadatel ji vyplní přímo v IFS – vybere středisko a projekt, přidá položky jako řádky a nabídku dodavatele přiloží k požadavku. Číslo a datum se doplní samy. Kdo žádanku schválí, určí její částka: menší nákup odsouhlasí vedoucí, dražší projde i přes finance a ten největší ještě přes ředitele.

Po posledním schválení vznikne v IFS nákupní požadavek se všemi položkami, protokol se uloží do archivu a všichni zúčastnění dostanou zprávu. Nikdo nic nepřepisuje a u žádanky zůstane záznam o každém kroku – kdyby se na ni někdo za půl roku ptal, odpověď najdete na jednom místě.

Víc než formulář a schválení

CDC ROKO ale nekončí u schvalování. Systém umí sám zareagovat na změnu v datech – třeba upozornit nákupního ředitele na objednávku, která přesáhla limit, dřív, než ji někdo potvrdí. Z dat v IFS připraví dokumenty ve Wordu ve vaší grafické úpravě, přehledy v Excelu nebo strukturovaná data pro další systémy. Pravidelné úlohy se spouštějí podle kalendáře. A než cokoli pustíte do ostrého provozu, vyzkoušíte si to na testovacím prostředí. U každého požadavku si navíc systém nanečisto ověří, že ho půjde zrealizovat, aniž by cokoli zapsal.

Proces, který přečtete na první pohled

Kdo někdy nastavoval složitější proces, ví, jak snadno se ve stromu kroků ztratí. Proto jsme k CDC ROKO přidali Designer konfigurací. Otevřete ho jedním tlačítkem přímo z IFS a proces se vám ukáže jako diagram, jaký znáte z procesních map – i s rozhodnutími, opakováním a navazujícími podprocesy.

U šablony požadavku Designer ukáže celý její životní cyklus – kdo smí požadavek založit, co se stane při uvolnění, schválení a realizaci a které procesy se v jakém okamžiku spustí.

Designer ale není jen hezký obrázek. Sám upozorní, kde v nastavení něco chybí – třeba když proces volá jiný proces, který neexistuje, nebo když povinný údaj nemá odkud vzít hodnotu. A dvě verze procesu porovná tak, že změny na první pohled barevně vyskočí.

Do Designeru se přihlašujete svým účtem IFS a přístup řídí oprávnění v IFS. Designer dnes slouží k prohlížení a kontrole nastavení, úpravy přímo v diagramu připravujeme.

CDC ROKO a IFS Workflows

CDC ROKO standardní nástroje IFS nenahrazuje, ale doplňuje. IFS Workflows se skvěle hodí na rychlé reakce v okamžiku, kdy uživatel něco udělá, a na propojení s dalšími systémy. CDC ROKO míří na agendy, které trvají několik dní a putují mezi lidmi. Obě řešení tak mohou fungovat vedle sebe – podrobné srovnání najdete na stránce produktu.

Jak začít

Nejlépe jednou agendou, která vás dnes nejvíc zdržuje. Společně ji nastavíme, vyzkoušíte si ji na testovacím prostředí a do provozu ji pustíme, až bude všechno fungovat. Vaše klíčové uživatele zároveň zaškolíme, aby další úpravy zvládli sami.

Chcete vidět, jak by v IFS vypadala právě vaše agenda? Ozvěte se nám – rádi vám to ukážeme.