ROI 301 % aneb proč firmy investují do DMS M-Files

Digitalizace dokumentů už dávno není jen o archivaci nebo rychlejším vyhledávání souborů. V době generativní AI, automatizace procesů a stále přísnějších požadavků a předpisů se z efektivní správy informací stává strategická disciplína.

Studie Forrester Total Economic Impact™ publikovaná v květnu 2026 hodnotila potenciální finanční dopad systému M-Files a to, jak mohou organizace dosáhnout návratnosti investice do moderní správy dokumentů. V rámci studie byly analyzovány přínosy platformy M-Files napříč několika organizacemi z různých oblastí. Výsledkem je modelová organizace s 1 000 uživateli a ročním obratem 1 miliardy dolarů, na které Forrester vyhodnotil ekonomické dopady nasazení řešení M-Files.

Klíčové výsledky studie

Podle studie dosáhla modelová organizace během tří let:

• Návratnosti investice (ROI) 301 %
• Čisté současné hodnoty 8 milionů USD (při nákladech přibližně 2,7 milionu USD)
• O 65 % rychlejší vyhledávání dokumentů
• O 75 % vyšší efektivita pracovních postupů
• O 30 % rychlejší auditní procesy

Z pohledu managementu jde o velmi zajímavý výsledek. Pojďme se však podívat na konkrétní oblasti, kde byly přínosy identifikovány.

Dokumenty jako zdroj kvalitních dat

Jedním z hlavních závěrů studie je skutečnost, že samotná umělá inteligence nepřináší očekávanou hodnotu bez kvalitně spravovaných dat. Studie zmiňuje, že skutečná hodnota AI závisí na kvalitě dat, se kterými pracuje. Respondenti uváděli přínosy jak z využití Microsoft Copilotu, tak asistenta M-Files Aino, který pomáhá s vyhledáváním, sumarizací a prací s rozsáhlými dokumenty. Podle Forresteru se AI nástroje stávají výrazně přínosnějšími, pokud pracují nad řízenými a kontextově obohacenými informacemi uloženými v M-Files.

M-Files využívá metadata, díky kterým dokáže dokumentům přiřadit i obchodní kontext. Propojuje dokumenty se zákazníky, projekty a pracovními postupy a vytváří tak skutečně jednotný zdroj pravdivých informací. Právě tato oblast se podle studie podílela na výrazném zvýšení produktivity uživatelů při vyhledávání, zpracování a sumarizaci dokumentů.

Rychlejší vyhledávání informací a dokumentů

Zaměstnanci tráví významnou část pracovního času hledáním správných informací. Forrester ve studii uvádí, že po nasazení M-Files došlo ke zrychlení vyhledávání dokumentů až o 65 %, zlepšení orientace v obsahu dokumentů i snížení počtu duplicit a chyb způsobených prací se zastaralými verzemi.

M-Files přitom nepracuje s tradičním konceptem složek. Uživatelé nehledají, kam byl dokument uložen, ale pracují s jeho obsahem a metadaty. Informace tak nacházejí podle zákazníka, projektu, smlouvy nebo obchodního případu.

Automatizace procesů přináší úsporu času

Další významnou oblastí jsou workflow. Studie ukazuje, že organizace využívající M-Files dokázaly zkrátit dobu zpracování klíčových procesů v průměru o 75 %. Jednalo se například o:

• schvalování dokumentů,
• správu smluv,
• komunikaci s dodavateli,
• onboarding nových partnerů,
• řízení projektové dokumentace.

Automatizace přitom nesnižuje pouze náklady. Přináší také vyšší standardizaci procesů napříč odděleními a pobočkami.

Compliance bez manuální administrativy

Regulatorní požadavky neustále rostou. Organizace musí řešit GDPR, kybernetickou bezpečnost, auditní stopu nebo oborové regulace.

Podle studie bylo díky M-Files umožněno:

• automatizovat klasifikaci dokumentů,
• automaticky aplikovat bezpečnostní pravidla,
• zrychlit interní audity o 30 %,
• ušetřit znalostním pracovníkům přibližně 14 hodin ročně na každého zaměstnance.

Významným přínosem je také dohledatelnost informací. Každý dokument má jasnou historii, verze a auditní záznamy, což výrazně zjednodušuje kontrolní procesy.

Lepší využití investic do Microsoft 365

Zajímavým závěrem studie je také role M-Files v prostředí Microsoft 365. M-Files se integruje přímo do aplikací Teams, Outlook, Word, Excel nebo PowerPoint a doplňuje je o řízenou správu dokumentů, metadata a workflow. Umožňuje tak uživatelům pracovat se známými nástroji, což zvyšuje jejich produktivitu.

Organizace tak nemusí zaměstnance učit používat další samostatné aplikace. Pracují v prostředí, které znají, ale zároveň získávají pokročilé možnosti správy informací.

Shrnutí

Studie Forrester potvrzuje trend, který je objevuje i v praxi u našich zákazníků. Největší hodnotu dnes nepřináší samotné ukládání dokumentů, ale schopnost propojit veškeré informace, obchodní kontext, automatizaci a umělou inteligenci do jednoho funkčního celku. Organizace, které chtějí efektivně využívat AI, zrychlovat procesy a současně splnit rostoucí požadavky, potřebují mít své informace správně strukturované a řízené.

Právě zde spočívá hlavní přínos moderních systémů pro správu dokumentů a informací, jakým je právě systém M-Files.

Zdroj informací a studie ke stažení zde: https://www.m-files.com