Rozšířená konfigurace pro IFS Cloud - požadavky, schvalování, automatické procesy a dokumenty na jednom místě
CDC ROKO – rozšířená konfigurace pro IFS Cloud převádí firemní agendy z e-mailů, tabulek a papírových formulářů přímo do IFS – pouhým nastavením, bez potřeby programování.
Žádost o novou položku, dodavatele nebo vybavení, schválení podle částky, výsledný dokument a zápis do systému – takové agendy má každá firma a často je řeší mimo ERP. Výsledek pak někdo ručně přepisuje do IFS. S CDC ROKO proběhne celý proces přímo v IFS Cloud: od formuláře přes schvalovací pravidla a automatické kroky až po hotový dokument.
Novou agendu připraví náš konzultant, jednodušší úpravy zvládne po zaškolení i váš klíčový uživatel. Do provozu se tak dostane v řádu dnů, nikoliv měsíců. Součástí je i Designer konfigurací, který každý proces zobrazí jako přehledný diagram.
Nový formulář, schvalovací pravidlo nebo dokument nevzniká zakázkovým vývojem, ale nastavením přímo v IFS. Když se ve firmě změní pravidla, třeba limit pro schválení nebo nové povinné pole, upravíte je během pár minut. Bez rizika: změny si nejdřív vyzkoušíte na testovacím prostředí a u každého požadavku systém nanečisto ověří, že ho půjde zrealizovat, aniž by cokoli zapsal.
Uživatelé nepotřebují žádný další systém ani další přihlášení. Požadavky zadávají, schvalují a dohledávají v IFS Cloud, které už znají, se stejnými oprávněními a nad stejnými daty. Nic se ručně nepřepisuje ani nepřenáší mezi systémy.
U každého požadavku zůstává celá historie: kdo ho zadal, kdo a kdy ho schválil, co se v něm změnilo a jaké dokumenty nebo záznamy z něj vznikly. Při kontrole nebo auditu tak nemusíte nic dohledávat v e-mailech a tabulkách.
Nastavení místo kódu
Vše pohromadě v IFS
Dohledatelná historie
Vyzkoušené nanečisto
Od formuláře, který vyplní skladník, až po schválený dokument v archivu.
Šablonu požadavku připravíte pro jakoukoli agendu, třeba novou položku, nového dodavatele, žádanku na nákup nebo žádost o sestavu či dokument. Uživatel nepíše volný text, ale vybírá ze skutečných dat a číselníků IFS. Může mít předvyplněné hodnoty a vybrat i více hodnot najednou. Řádky požadavku, například položky žádanky, zadává do tabulky, klidně i ve velkém množství. Která pole jsou povinná, určují nastavené podmínky, a po schválení už údaje nikdo nepřepíše. O schvalovací cestě rozhoduje obsah požadavku, ne volba žadatele. Šablony mají verze, takže rozpracované požadavky dojdou podle pravidel, podle kterých vznikly. Před realizací systém nanečisto ověří, že požadavek půjde zrealizovat, aniž by cokoli zapsal.
Rutinní kroky za vás udělá systém, a to ve správném pořadí. Proces se skládá jako stavebnice z akcí, rozhodnutí a opakování pro každý záznam. Umí založit nebo změnit objekt v IFS, například položku, dodavatele nebo nákupní požadavek. Dokáže poslat e-mail nebo upozornění v IFS, vytvořit dokument či sestavu a uložit je do archivu a přenést přílohy z požadavku na nově založený objekt. Navazující systémy volá přes IFS Connect a REST. Složitější úlohy rozdělíte do podprocesů, nastavíte, co se má stát při chybě, a každý běh je zaznamenaný krok po kroku.
Systém sám pozná, že se v datech něco změnilo, a okamžitě zareaguje. Může jít třeba o novou objednávku, změnu stavu nebo překročený limit. Podmínky nastavíte tak, aby reagoval jen na to podstatné. Reakcí může být upozornění, vytvoření dokumentu nebo spuštění celého procesu. Když například objednávka překročí sjednaný limit, nákupní ředitel dostane upozornění ještě předtím, než ji někdo potvrdí. U každé události je navíc vidět, co ji vyvolalo a co z ní vzniklo.
Z dat v IFS vzniknou dokumenty, se kterými můžete rovnou pracovat. Nabídky, protokoly a smlouvy ve Wordu mají vaši grafickou úpravu a zvládnou i opakované bloky, například seznam položek. Přehledy v Excelu obsahují výpočty, kontingenční tabulky a grafy, takže v nich můžete hned pokračovat. Pro navazující systémy se připraví strukturovaná data ve formátu JSON, XML nebo CSV. Stejně tak umí CDC ROKO data z jiných systémů přijmout a zpracovat.
Požadavky i celé procesy můžete spouštět podle kalendáře, například pro pravidelné přehledy, kontroly nebo předem připravené požadavky. Nastavení vyladíte na testovacím prostředí a do produkčního prostředí jej přenesete jako balíček, po částech a v termínech, které si sami určíte. Automatická kontrola konfigurace pak ověří, že vše, na co se nastavení v IFS odkazuje, v cílovém prostředí opravdu existuje. Kontrola proběhne automaticky po každém přenosu a spustíte ji i po každé aktualizaci IFS.
Designer se otevírá přímo z IFS – tlačítkem Otevřít v designeru u procesu, kroku, běhu procesu, události i šablony. Uživatel se přihlašuje svým účtem IFS a přístup řídí oprávnění v IFS. Vzhledově odpovídá IFS Cloud, umí češtinu i angličtinu a světlý i tmavý motiv. Dnes je určen k prohlížení a kontrole, dále připravujeme úpravy nastavení přímo v diagramu.
Designer zobrazí každý proces jako diagram ve standardu BPMN, jak ho znáte z procesních map. Kroky, rozhodnutí, opakování i volané podprocesy vidíte přehledně na jedné ploše. I složitý proces tak pochopíte na první pohled, bez procházení stromu kroků.
U každé události Designer ukáže, co ji spouští, za jakých podmínek systém zareaguje a které procesy se potom rozběhnou. Celý řetězec od změny v datech až po reakci systému tak máte před očima na jednom místě.
U šablony uvidíte celý životní cyklus požadavku: kdo ho smí založit a co se stane při uvolnění, schválení a realizaci. Designer ukáže i to, kam se data z formuláře zapíšou ve vznikajících objektech. Nabídne také náhled formuláře tak, jak ho uvidí žadatel a schvalovatel.
Designer sám najde místa, kde nastavení není dotažené, a přehledně na ně upozorní. Odhalí například volání procesu, který neexistuje, povinný vstup, který nic neplní, proměnnou, kterou nikdo nenastaví, nebo použití starší verze procesu.
U každého procesu je vidět, odkud všude se volá. Před úpravou tak hned víte, čeho všeho se změna dotkne. Nestane se, že úpravou jednoho procesu nechtěně ovlivníte jinou agendu.
Dvě verze procesu nebo šablony porovnáte mezi sebou. Přidané kroky se zvýrazní zeleně, změněné žlutě a odebrané najdete v přehledu. Hned je jasné, co se mezi verzemi změnilo.
Od vyplněného formuláře po nákupní požadavek a protokol v archivu – bez přepisování a s historií u každé žádanky.
Dnes je žádanka dokument s tabulkou položek, schvaluje se podpisem a nákupčí ji pak přepisuje do systému. S Rozšířenou konfigurací proběhne celá cesta v IFS: žadatel vyplní formulář, schvalovací cesta se sestaví sama podle částky a po posledním schválení vznikne nákupní požadavek se všemi řádky.
Žadatel vyplní formulář v IFS (středisko, projekt, předmět, termín) a přidá položky jako řádky. Číslo, žadatel a datum se doplní samy, nabídku dodavatele přiloží přímo k požadavku.
Schvalovací cesta se sestaví podle částky: do 10 000 Kč vedoucí, nad 10 000 Kč i finanční oddělení, nad 50 000 Kč i ředitel. Po posledním schválení vznikne v IFS nákupní požadavek se všemi řádky. Systém doplní termín, kurz, předkontaci i daň.
Protokol ve vaší grafické úpravě se uloží do archivu, žadatel i schvalovatelé dostanou upozornění a u žádanky zůstane celá časová osa.
Začínáme vždy jednou agendou, a to tou, která vás nejvíc pálí. Náš konzultant ji s vámi nastaví a vy si ji vyzkoušíte na testovacím prostředí. Do provozu ji přeneseme, až když vše funguje tak, jak má. Vaše klíčové uživatele zároveň zaškolíme, aby další úpravy a jednodušší agendy zvládli sami.
Máte agendy, které běží mimo ERP? Typicky jde o žádanky, schvalování nebo zakládání kmenových dat v e-mailech a tabulkách. CDC ROKO je převede přímo do IFS Cloud. Nic se nemusí přepisovat a všechno máte v jednom systému.
Chcete mít jistotu, že se ve firmě dodržují pravidla? Schvalování se řídí tím, co nastavíte, ne volbou žadatele. U každého případu navíc zůstává celá historie: kdo ho zadal, kdo a kdy ho schválil a co z něj vzniklo.
Nový požadavek z oddělení nemusí znamenat zakázkový vývoj. Formulář, schvalovací pravidlo nebo automatický krok obsloužíte nastavením, rychle a bez programování. Před spuštěním si vše bezpečně vyzkoušíte na testovacím prostředí.
DEPO - Nová aplikace od CDC Data a rozšíření IFS Cloud Aplikace DEPO je nejnovějším rozšířením ERP systému IFS Cloud vyvinutém kompletně v CDC Data. Jedná se o nativní mobilní aplikaci pro platformy Android a jejím hlavním cílem je…
