Firemní tiskové služby, které šetří čas i peníze

Digitalizace v posledních letech výrazně změnila způsob, jakým firmy pracují s dokumenty. Stále více jich vzniká a obíhá v elektronické podobě, přesto se v mnoha oborech bez papírových dokumentů neobejdeme a klasický tisk tak z firemního prostředí jen tak nezmizí.

Tiskárna je tak stále důležitým pomocníkem a dokud bez problémů tiskne, skenuje a kopíruje, většina lidí jí nevěnuje pozornost. Je zkrátka samozřejmou součástí každodenní práce. To se ale rychle změní ve chvíli, kdy přestane fungovat, dojde toner, objeví se chybová hláška nebo se zařízení porouchá právě ve chvíli, kdy potřebujete vytisknout důležitý dokument. Právě tehdy si firmy uvědomí, že firemní tisk není jen o samotné tiskárně. Za jejím provozem stojí také spotřební materiál, servis, správa zařízení, čas zaměstnanců i náklady, které na první pohled nemusí být vidět. U větších společností se navíc i malé neefektivity mohou během roku násobit. Proto se vyplatí sledovat tisk jako celek a hledat místa, kde lze jeho provoz zjednodušit a lépe nastavit.

Neefektivní provoz se prodraží

V mnoha firmách funguje kombinace několika různých tiskových zařízení – od menších kancelářských tiskáren přes multifunkční zařízení až po specializovaná řešení pro sklady, výrobu nebo logistiku. Často byly ale pořizovány postupně a jejich současné rozmístění a nastavení už nemusí odpovídat aktuálním potřebám firmy. Jedna tiskárna může být přetížená, zatímco jiná se využívá jen minimálně, nebo některá zařízení mohou být náročnější na provoz či nevyhovující současným pracovním postupům.

Také objednávání tonerů, sledování stavu zařízení, řešení servisních požadavků nebo komunikace při poruchách zabírají čas, který mohou zaměstnanci věnovat své hlavní práci. Výsledkem jsou vyšší náklady, zbytečně spotřebovaný čas zaměstnanců a nežádoucí zátěž pro IT oddělení.

Tisk a digitalizace mohou fungovat společně

Multifunkční zařízení dnes neslouží pouze k tisku a kopírování. Důležitou součástí jejich využití je také skenování dokumentů a jejich digitální zpracování. Pomocí technologie OCR lze převést naskenované dokumenty do podoby, ve které je možné vyhledávat text nebo s nimi dále pracovat v digitálních systémech. Tiskové prostředí se tak přirozeně propojuje s digitalizací firemních procesů. Digitalizace a klasický tisk tak nemusí stát proti sobě, mohou společně tvořit efektivnější způsob práce s dokumenty, například při zpracování faktur, smluv, dodacích listů nebo provozní dokumentace.

Když tisk funguje jako služba

Cílem profesionálního tiskového řešení není mít ve firmě co nejvíce tiskáren ani pořizovat nejvýkonnější zařízení na trhu. Důležité je nastavit tiskové prostředí podle skutečných potřeb firmy. Jiné požadavky má kancelářský provoz, jiné výrobní společnost nebo logistické centrum. Vhodné řešení proto vychází z konkrétního způsobu práce, objemu tisku a využití jednotlivých zařízení.

Součástí takového řešení nemusí být nákup tiskárny do majetku firmy. Zařízení může být pronajato a náklady se odvíjejí od skutečného využití – platíte za reálně vytištěné stránky, nikoliv za samotné zařízení. V rámci služby navíc nemusíte řešit náklady na servis, tonery ani papír. O provoz a potřebný spotřební materiál se postará poskytovatel.

Právě na tomto principu fungují tisková řešení od CDC Data. Pomáháme firmám vybrat vhodná zařízení, která jim pronajmeme a postaráme se o jejich provoz včetně servisu a dodávek tonerů a papíru. Vy se tak můžete soustředit na své podnikání a tisk nechat fungovat na pozadí. Funkční tiskárna by měla být samozřejmostí. Když o ní zaměstnanci téměř nevědí, protože jednoduše funguje, plní tiskové řešení svůj účel.

Hlavní výhody profesionálního tiskového řešení

• Nulová počáteční investice – žádné investice na pořízení nového zařízení.
• Předvídatelnější náklady – lepší přehled o skutečných nákladech na tisk.
• Méně starostí pro zaměstnance – monitoring, servis a spotřební materiál zajistí poskytovatel.
• Spolehlivý provoz – pravidelná údržba a rychlé řešení problémů.
• Optimalizované tiskové prostředí – zařízení odpovídají skutečnému využití pracovišť.
• Kontrola nad tiskem – přehled o objemu tisku a využití jednotlivých zařízení.
• Propojení tisku s digitalizací – skenování, OCR a další možnosti práce s dokumenty.
• Flexibilita – možnost zvolit vhodná zařízení, jejich pronájem i rozsah služeb.
• Úspora času – méně rutinní správy tiskáren a více prostoru pro důležitější úkoly.

Pomůžeme i vám s kompletním nastavením tiskového prostředí – od výběru a pronájmu vhodných zařízení přes monitoring až po servis a automatické dodávky spotřebního materiálu. Cílem je jednoduchý a spolehlivý provoz bez zbytečných výpadků, nejasných nákladů a zbytečné administrativy.