M-Files Workspaces – nový, výkonný způsob práce s dokumenty

Další generace správy dokumentů zaměřené na kontext nabízí dynamický, na rolích založený způsob vizuální interakce s lidmi, projekty a procesy, který pomáhá zvyšovat výkonnost společnosti. Řešení M-Files Workspaces nově definuje způsob, jak organizace spravují a chápou své informace v éře umělé inteligence.

Workspaces, postavené na unikátní architektuře M-Files „context-first“, představují aplikační a uživatelskou vrstvu, která zjednodušuje složitost a okamžitě spojuje všechny související dokumenty, projekty i zainteresované osoby do jednoho přehledného zobrazení. Výsledkem je chytřejší a rychlejší způsob práce.

Namísto pouhého ukládání dokumentů přistupují Workspaces ke správě informací kontextově – propojují obsah s lidmi, projekty a procesy, které mu dávají smysl. Výsledkem je jednotný pohled na práci, který posiluje zaměstnance, zlepšuje compliance a zvyšuje výkonnost organizace.

Provozní efektivita a větší výkonnost

Mnoho firem je dnes stále zpomalováno provozní neefektivitou. Informace jsou rozptýlené v nesourodých systémech a klíčové znalosti, například které projekty jsou aktivní, kdo se na nich podílí nebo proč byla přijata určitá rozhodnutí, často existují pouze v hlavách zaměstnanců. S rostoucím využíváním generativní AI navíc narůstá i informační zahlcení, které negativně ovlivňuje výkonnost firem.

M-Files tuto provozní zátěž eliminuje sjednocením dokumentů do inteligentního systému, který odráží reálnou strukturu firmy, tedy způsob, jakým spolu lidé, projekty a procesy spolupracují. Workspaces staví na modelu, který rozumí fungování organizace, a umožňují okamžitě zobrazit všechny související dokumenty, projekty i účastníky v jednom kontextu.

Rychlá rozhodnutí a zvýšená produktivita

Namísto procházení nekonečných složek nebo spoléhání se na paměť mohou zaměstnanci začít tím, co je skutečně důležité, tedy klientem, projektem nebo procesem a okamžitě získat kompletní přehled v souvislostech. Výsledkem jsou rychlejší rozhodnutí, lepší compliance a měřitelné zvýšení produktivity.

„S M-Files Workspaces očekáváme výrazné zkrácení času, který naši vytížení odborníci tráví hledáním informací,“ řekl zástupce společnosti Berggren. „Směřujeme k budoucnosti, kde máme kompletní přehled o klientech, případech i termínech, kde se rozhoduje rychleji, minimalizují se chyby a spolupráce je přirozená.“

Workspaces vycházejí z kontextově orientované architektury M-Files a využívají AI engine M-Files Aino („I-Know“). Na rozdíl od AI modelů, které analyzují text izolovaně, Aino pracuje s kontextem klientů, projektů a procesů, čímž přináší přesnější informace, chytřejší automatizaci a přirozené dodržování pravidel.

„Workspaces představují zásadní změnu v tom, jak lidé pracují s dokumenty a klíčovými firemními informacemi,“ uvedl Tony Grout, Chief Product Officer ve společnosti M-Files. „M-Files jsou postaveny na modelu, který rozumí fungování vašeho byznysu – poskytují spolehlivé informace, přirozenou automatizaci a bezproblémovou uživatelskou zkušenost pro příjemnější způsob práce.“

Co organizace získají díky Workspaces

• Rychlejší přístup k relevantnímu obsahu: Zobrazení přizpůsobená konkrétním rolím, personalizovaná a vycházející z kontextu, která zobrazují to, co každý uživatel nejvíce potřebuje, včetně dokumentů uložených v Microsoft 365.
• Snadnou navigaci: Plynulé přechody mezi souvisejícími položkami bez nutnosti vracet se zpět nebo znovu filtrovat.
• Kompletní přehled na jednom místě: Okamžité zobrazení všech informací souvisejících s klientem, projektem nebo procesem (včetně dokumentů i lidí) v jednom propojeném digitálním workspace.
• Okamžitý přístup ke klíčovým datům z core systémů: Hluboké integrace s CRM, ERP a dalšími systémy poskytují kontext potřebný pro vyšší produktivitu.

Zdroj: www.m-files.com

Zaujaly vás možnosti DMS M-Files? Kontaktujte nás, v oblasti digitalizace dokumentů máme bohaté zkušenosti. Jsme obchodním partnerem M-Files pro Českou republiku a Slovensko již od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a nemalou skupinu spokojených zákazníků. Dokážeme realizovat nezávaznou praktickou ukázku systému na míru každé společnosti, bez ohledu na její obor podnikání či velikost.