Schvalování dokumentů – Princip čtyř očí

V zásadě je koncept Schválení čtyřma očima jednoduchý – jde pouze o to přimět dva různé lidi, aby schválili nějaký typ akce, než ji bude možné podniknout. Nepochybně jste slyšeli staré rčení „dvě hlavy jsou lepší než jedna“. Jedná se jednoduše o stejný koncept aplikovaný na větší šíři podnikání.

Princip Čtyř očí je něco, co nachází uplatnění v rozsáhlé škále odvětví. Například v advokacii vyžaduje mnoho dokumentů pro ověření dva podpisy místo jednoho. V maloobchodním prostředí může existovat požadavek, aby alespoň dva lidé současně vykládali nákladní automobil nebo vyrovnávali regály ve snaze snížit riziko zranění nebo krádeže. Dokonce i některé systémy pro správu dat vyžadují, aby dva lidé schválili aktualizace dokumentů, než se tyto změny projeví v datech.

Bez ohledu na to je hlavním cílem zvýšit celkovou odpovědnost. Druhá osoba může zachytit chybu nebo jiný typ problému s dokumentem, který první člověk přehlédl.

Samozřejmě, v některých prostředích se to mnohem snáze řekne, než udělá – zejména v těch, kde jsou data rozložena do mnoha různých úložišť a vedoucí může postrádat základní přehled o tom, co se kde, kdy a jak ukládá. Pokud si nejste jisti, kde existuje nejnovější verze dokumentu, je těžké přimět jednu osobu, aby se k ní odhlásila nebo ji zkontrolovala – natož dvě.

Naštěstí existuje řešení, které vám umožní využít všechny výhody principu čtyř očí ve svůj prospěch. Jednoduchý proces v systému pro správu informací, jako jsou M-Files může tento pracovní postup nejen usnadnit, ale také ho snadno a efektivně provést ve stejnou dobu.

Představte si princip čtyř očí v kontextu firmy poskytující profesionální služby, kde dva různí lidé potřebují zkontrolovat stejný dokument, než se dostane do rukou klienta. Pokud například společnost dokončila aktualizované daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob pro klienta, bude zřejmě nutné, aby ji zkontrolovali alespoň dva lidé – účetní, který jej připravil, a manažer účtu klienta.

S řešením pro správu informací, jako je systém M-Files, není nutné, aby tito dva lidé byli neustále ve vzájemné komunikaci, protože systém je navržen tak, aby zvládl každý krok procesu. Jakmile je daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob dokončeno, jsou tyto informace automaticky přiřazeny k pracovnímu postupu, který okamžitě informuje strany provádějící kontrolu. K tomu dochází bez ohledu na to, kde jsou informace uloženy nebo ve kterém datovém úložišti mohou existovat. M-Files spojují různorodá úložiště a vytvářejí jediný relevantní zdroj pro informace v celém podniku.

V tomto okamžiku mohou všichni spolupracovníci společně vytvořit dokument a přidat poznámky k dalším změnám. Pouze poté, co je vše formálně schváleno všemi klíčovými zúčastněnými stranami, bude dokument autorizován jako klientský dokument. To pomáhá zajistit, aby se ke klientovi dostala pouze ta nejkvalitnější verze dokumentu a zároveň bez zbytečného zpoždění.

Nakonfigurovat lze různé postupy schvalování, vše záleží na potřebách a požadavcích každého zákazníka.

Jednou z možností je přímé/postupné schvalování, kdy dokument putuje k prvnímu schvalovateli a teprve následně k druhému.

Další možností je schválení provedené souběžně/paralelně. Teprve poté, co oba schvalovatelé dokončí kontrolu, je proces dokumentu dokončen.

Struktura a členitost schvalovacího procesu je zcela na uživateli. Ať už je jednoduchá či složitější, tento typ automatizace pracovního postupu je skvělý způsob, jak vytvořit auditní stopu poradenských výstupů ke sledování, kdo provedl jaké změny, kdy a proč.  To není jen užitečné pro sledování celkového stavu dokumentů, které procházejí vaším podnikáním – je to také naprosto nezbytné pro dodržování předpisů a dokonce i z právních důvodů.

Obecně lze říci, že organizace, které mají potíže s úspěšným zavedením principu čtyř očí, jsou ty, které ve skutečnosti nemají kontrolu nad svými údaji. Postrádají způsob, jak skutečně sledovat postup dokumentů, které jsou ve hře, což vytváří situaci, kdy mohou pracovat dva různí lidé z různých verzí dokumentu – což během cesty způsobí zbytečné chyby.

Systém pro správu informací, jako je M-Files, je naopak postaven tak, aby k takovýmto  situacím nedocházelo a účinně jim předchází, takže komunikace a spolupráce jsou snadnější než kdykoli předtím, princip čtyř očí se provádí rychle a bez problémů.