Správa smluv bez chaosu, M-Files mění řízení smluvního životního cyklu

Smlouvy patří mezi nejdůležitější dokumenty ve firmě. Současně ale často vznikají, schvalují se, upravují a ukládají v různých systémech, e-mailech a složkách. Výsledkem může být nejistota, která verze je aktuální, kdo má smlouvu schválit, kdy končí její platnost nebo jaké závazky z ní pro firmu vyplývají.

Moderní správa smluv proto není jen otázkou jejich bezpečného uložení. Důležité je řídit celý životní cyklus smlouvy – od jejího vytvoření přes připomínkování a schválení až po podpis, plnění závazků, prodloužení nebo ukončení. Právě na tomto principu staví M-Files a jeho přístup ke Contract Lifecycle Managementu (CLM). Smlouva v něm není izolovaný soubor, ale součást širšího kontextu firmy.

Smlouva není jen dokument

Tradiční přístup ke správě smluv často spočívá v tom, že dokument uložíme do příslušné složky a následně se k němu snažíme dohledat další informace. Jenže samotný soubor nám neřekne vše, co potřebujeme vědět.

U smlouvy je důležité například:

• s jakým zákazníkem nebo dodavatelem souvisí,
• kdo je za ni ve firmě odpovědný,
• k jakému projektu se vztahuje,
• v jakém je stavu schvalování,
• kdy byla naposledy upravena,
• kdy končí její platnost,
• zda obsahuje povinnosti, které je potřeba splnit,
• kdo k ní má mít přístup,
• jaké verze smlouvy v minulosti vznikly.

M-Files proto pracuje s metadaty a vztahy mezi dokumenty a dalšími firemními informacemi. Smlouva je tak propojena například se zákazníkem, dodavatelem, projektem nebo konkrétním procesem. To mění způsob, jakým se na smluvní dokumentaci díváme. Nehledáme pouze „soubor“, ale konkrétní informaci v kontextu firemního procesu.

Od vytvoření smlouvy až po její ukončení

Efektivní správa smluv by měla pokrývat celý jejich životní cyklus. V M-Files lze jednotlivé kroky řídit pomocí workflow a pravidel. Návrh smlouvy může projít připomínkováním, schválením odpovědných pracovníků a následně podpisem. Po uzavření smlouvy lze sledovat její platnost, důležité termíny a další povinnosti.

Automatizované pracovní postupy pomáhají zajistit, aby se smlouva dostala ke správným lidem ve správný okamžik a aby jednotlivé kroky procesu byly dohledatelné. Výsledkem není pouze lépe uspořádaný archiv. Firma získává kontrolu nad samotným procesem práce se smlouvami.

Konec hledání „té správné verze“

Jedním z největších problémů při vyjednávání smluv bývá množství jejich verzí. Návrh odešle obchodník zákazníkovi. Ten ho vrátí s připomínkami. Právník provede další úpravy. Do procesu vstoupí další kolega a vznikne několik souborů s názvy typu Smlouva_final.docx, Smlouva_final2.docx, Smlouva_final_klient.docx, Smlouva_final_opravdu_final.docx atd.

S trochou nadsázky jde o klasický symptom smluvního chaosu. M-Files pracuje s řízením verzí a uchovává historii změn. Uživatelé tak mohou sledovat, jak se dokument vyvíjel, kdo s ním pracoval a jaké změny byly provedeny. Při vyjednávání lze navíc porovnávat různé verze dokumentu a rychle identifikovat rozdíly. To je důležité nejen pro právní oddělení. Přehled o aktuální verzi smlouvy potřebují obchodníci, nákup, finance, management i další pracovníci, kteří se smlouvou pracují.

Důležité termíny nemusí zůstat zapomenuté v dokumentu

Smlouva může obsahovat řadu termínů, jejichž přehlédnutí může mít pro firmu nepříjemné následky. Typicky jde například o:

• konec platnosti smlouvy,
• termín pro výpověď,
• automatické prodloužení,
• termíny plnění,
• povinnosti jednotlivých stran,
• pravidelné revize smluvních podmínek.

Pokud jsou tyto informace pouze součástí textu smlouvy, jejich sledování často závisí na lidské pozornosti. V M-Files lze klíčové údaje evidovat jako metadata a využít je pro automatická upozornění a další procesy. Blížící se konec platnosti smlouvy se tak může stát aktivní informací, se kterou systém dále pracuje, namísto údaje ukrytého v dokumentu.

Přístup ke smlouvám podle toho, kdo je potřebuje

Smlouvy často obsahují citlivé obchodní informace. Ne každý zaměstnanec by proto měl mít přístup ke všem dokumentům. M-Files umožňuje řídit přístupová oprávnění v kontextu dokumentů a souvisejících objektů. Přístup tak může být nastaven podle rolí, vztahů a dalších metadat. To pomáhá spojit dvě zdánlivě protichůdné potřeby: aby lidé měli informace dostupné, když je potřebují, a zároveň aby k nim neměli přístup ti, kteří je potřebovat nemají.

Smlouvy v prostředí Microsoft 365

Moderní správa smluv by neměla vytvářet další izolovaný systém, do kterého musí zaměstnanci neustále přepínat. M-Files je navržen pro práci v prostředí Microsoft 365 a umožňuje zpřístupnit smlouvy a související informace například v Teams, SharePoint, Outlook nebo dalších nástrojích Microsoft 365. To je důležité zejména v situaci, kdy zaměstnanci již většinu své každodenní práce provádějí právě v prostředí Microsoft. Správa smluv se tak může stát přirozenou součástí jejich pracovního procesu, nikoliv další samostatnou agendou.

A co umělá inteligence?

Dalším důležitým tématem je využití AI při práci s firemní dokumentací. Aby umělá inteligence dokázala z dokumentů poskytovat skutečně užitečné informace, potřebuje správný kontext. Nestačí pouze „přečíst“ text smlouvy. Důležité je vědět, ke kterému zákazníkovi, projektu nebo procesu patří, kdo je za ni odpovědný a v jakém se nachází stavu.

Právě zde se propojuje kontextový přístup M-Files s možnostmi AI. Strukturovaná metadata a vztahy mezi informacemi vytvářejí základ, na kterém lze stavět další inteligentní funkce. M-Files navíc využívá AI také přímo při práci s dokumenty. Funkce M-Files Aino pomáhá například s rozpoznáním typu dokumentu, získáváním metadat a jeho správným zařazením do příslušného kontextu.

Správa smluv jako součást širšího DMS

Velkou výhodou je, že správa smluv nemusí existovat odděleně od ostatních firemních dokumentů. M-Files je komplexní systém pro správu dokumentů a informací, který lze využít napříč firemními procesy. Kromě smluv může pokrývat například projektovou dokumentaci, finance, HR, řízení kvality, faktury nebo CRM agendu.

Smlouva tak může být propojena s celým ekosystémem informací, které s ní souvisejí. Například smlouva s dodavatelem může být propojena s konkrétním dodavatelem, projektem, objednávkami a souvisejícími dokumenty. U zákaznické smlouvy zase mohou být na jednom místě dostupné informace o zákazníkovi, projektu, objednávkách a dalších relevantních dokumentech. To je jeden z klíčových rozdílů oproti klasickému ukládání dokumentů do složek.

M-Files jako cesta od dokumentů k informacím

Správa smluv se postupně posouvá od jednoduchého ukládání dokumentů k aktivnímu řízení jejich životního cyklu.

Místo otázky: „Kde máme uloženou smlouvu?“ se můžeme ptát: „Jaké smlouvy nám letos končí, kdo je za ně odpovědný a jaké závazky z nich vyplývají?“

A právě v tom spočívá hodnota moderního DMS. Dokument není pouze uložený soubor. Je součástí řízeného procesu a firemního kontextu. M-Files tento princip staví do samotného základu svého řešení – pracuje s metadaty, workflow, verzováním, řízením přístupů a vazbami mezi dokumenty a dalšími firemními informacemi.

Chcete mít smlouvy pod kontrolou?

M-Files pomáhá firmám sjednotit správu dokumentů a informací, automatizovat vybrané procesy a získat lepší přehled o tom, co se s dokumenty skutečně děje.

V CDC Data se řešením M-Files dlouhodobě zabýváme. Jsme autorem české lokalizace a dlouholetým obchodním partnerem společnosti M-Files pro Českou republiku a Slovensko. M-Files dokážeme nasadit v cloudovém, on-premise i hybridním prostředí a přizpůsobit jej konkrétním potřebám organizace.

Chcete zjistit, jak může M-Files zjednodušit správu smluv a dalších firemních dokumentů právě ve vaší společnosti?

Podívejte se na řešení DMS M-Files a zjistěte, jak může moderní správa dokumentů pomoci vašemu týmu získat větší přehled, bezpečnost a kontrolu nad firemními informacemi.