Mějte hospodaření firmy pod kontrolou díky reportingu v Power BI

Jak se vyvíjí hospodaření vaší firmy? Které položky nejvíce ovlivňují váš zisk a co stojí za meziročními změnami? Pokud při hledání odpovědí pracujete především se statickou výsledovkou a tabulkami, může být řešením interaktivní report hospodářského výsledku v Power BI.

V CDC Data pomáháme firmám díky nástrojům Business Intelligence využívat podniková data efektivněji. Report hospodářského výsledku propojuje detailní účetní informace s přehledným manažerským pohledem a nabízí nástroj pro sledování finančních ukazatelů i podrobnější analýzu výsledků.

Od statické výsledovky k interaktivnímu reportu

Účetní výsledovka obsahuje důležité informace o hospodaření firmy, ale při běžné práci nemusí být jednoduché získat z ní rychle potřebné odpovědi. Filtrování podle středisek, porovnávání období nebo hledání příčin významných odchylek může vyžadovat další práci s tabulkami a exporty.

Interaktivní reporting v Power BI umožňuje s daty pracovat přímo v jednom prostředí. Uživatel si může vybrat požadované období, zaměřit se na konkrétní středisko a postupně přecházet od souhrnných výsledků k detailnějším údajům. Cílem není pouze zobrazit účetní data v grafech, ale uspořádat je tak, aby odpovídala potřebám lidí, kteří podle nich řídí firmu nebo odpovídají za její jednotlivé části.

Report začíná u potřeb uživatelů

Při vývoji BI řešení v CDC Data vycházíme z reálných potřeb uživatelů. Než začneme navrhovat vizualizace, potřebujeme pochopit, kdo bude s reportem pracovat, jaké informace potřebuje a k čemu je využije.

Součástí vývoje reportu hospodářského výsledku jsou proto konzultace s hlavní účetní a definování požadavků účetního oddělení i vedení firmy. Zatímco účetní potřebují podrobný pohled až na úroveň jednotlivých účtů, vedení zpravidla upřednostňuje přehled hlavních ukazatelů a celkového vývoje hospodaření.

Na základě těchto požadavků navrhujeme strukturu reportu a jednotlivé pohledy. Během vývoje řešení průběžně upravujeme podle zpětné vazby, aby co nejlépe odpovídalo skutečnému způsobu práce uživatelů.

Různé pohledy na hospodaření firmy

Report hospodářského výsledku nabízí různé vzájemně propojené pohledy, které se tvoří na míru dané společnosti. Každý slouží jinému účelu a společně umožňují sledovat hospodaření od celkového přehledu až po detail jednotlivých účtů. Pro představu zobrazujeme některé z nich:

Od změny výsledku ke konkrétní příčině

Představme si, že hospodářský výsledek meziročně poklesl. Samotné číslo ale nevysvětluje, co se stalo. Pro další analýzu potřebujeme zjistit, která část výsledku se změnila, kterého střediska se odchylka týká a jaké účty ji ovlivnily.

S reportem lze postupovat krok za krokem: od celkového přehledu přes příslušné středisko až ke konkrétním účtům. Celý postup probíhá v jednom prostředí a podle zkušeností z popsaného řešení lze příčinu dohledat během několika minut. Takový způsob práce pomáhá zaměřit pozornost na konkrétní odchylky a poskytuje lepší podklady pro následné vyhodnocení hospodaření.

Každý uživatel má přístup ke správným datům

Při návrhu reportingu je důležité zohlednit nejen to, jaké informace jednotliví uživatelé potřebují, ale také k jakým datům mají mít přístup. Report proto umožňuje nastavit oprávnění podle role uživatele. Vedoucí střediska vidí pouze výsledky svého střediska, zatímco účetní a vrcholové vedení mají přístup k údajům za celou firmu, včetně jednotlivých středisek a účtů. Všichni uživatelé pracují v jednom reportu a příslušná oprávnění se uplatňují automaticky. Není tedy nutné vytvářet samostatné verze reportu pro jednotlivé vedoucí.

Automatizace dat jako základ reportingu

Aby report poskytoval aktuální a jednotné informace, je důležitý také způsob přípravy dat. V popsaném řešení se údaje automaticky načítají z ERP systému, čistí se a ukládají do datového skladu. Power BI z nich následně čerpá data pro jednotlivé přehledy.

Automatizovaný proces omezuje potřebu ručních zásahů při přípravě podkladů. Ve spojení s jednotným reportem tak přispívá k úspoře času účetního oddělení a omezuje prostor pro chyby spojené s ručním zpracováním dat. Vedoucí pracovníci navíc mohou využívat svůj přístup k reportu samostatně, bez nutnosti žádat účetní oddělení o přípravu každého jednotlivého přehledu.

Řešení, které se vyvíjí společně s firmou

Potřeby firmy se mohou v čase měnit, a proto by se jim měl přizpůsobovat i reporting. Při vývoji BI řešení v CDC Data počítáme se zpětnou vazbou uživatelů a s průběžným laděním reportu podle jejich zkušeností. Důležité je také report pravidelně používat. Pokud se stane součástí běžné práce s hospodářskými výsledky, mohou uživatelé sledovat jejich vývoj průběžně, nejen ve chvíli, kdy potřebují řešit konkrétní problém. Výsledná podoba reportu tak nevychází pouze z technických možností Power BI, ale především z požadavků lidí, kteří s daty pracují.

Chcete mít ve svém hospodaření jasněji?

Interaktivní report hospodářského výsledku v Power BI pomáhá zpřehlednit finanční data, porovnávat jednotlivá období a analyzovat příčiny změn. Účetním poskytuje detailní pohled na výsledovku, vedení nabízí manažerský přehled a vedoucím středisek přístup k výsledkům jejich části firmy.

V CDC Data navrhujeme BI reporting s ohledem na vaše data, potřeby uživatelů a způsob řízení firmy.

Zajímá vás, jak by mohl podobný report fungovat i u vás? Kontaktujte nás a společně probereme možnosti využití pro efektivnější práci s podnikovými daty.