Efektivnější archivace dokumentů s M-Files Aino

Společnost M-Files představila novou funkci, v rámci svého asistenta umělé inteligence M-Files Aino, která výrazně zjednodušuje ukládání dokumentů a automatizaci metadat. Tato inovace umožňuje uživatelům efektivněji extrahovat metadata z dokumentů a ukládat je jediným kliknutím, čímž odpadá nutnost schvalovat každý návrh jednotlivě.

M-Files automatizuje manuální úkoly a umožňuje zaměstnancům soustředit se na činnosti s vyšší přidanou hodnotou. Funkce asistovaného ukládání dokumentů s pomocí Aino zvyšuje kvalitu a množství metadat, což vede ke snadnější dohledatelnosti informací, podpoře obchodních procesů a zajištění souladu s předpisy.

Výhody M-Files Aino při práci s dokumenty

• Snadno automatizujete manuální práci a umožníte zaměstnancům soustředit se na činnosti s vyšší přidanou hodnotou.
• Při ukládání informací do M-Files můžete jednoduše třídit a organizovat data.
• Bez potíží nastavíte oprávnění a spustíte související obchodní procesy nebo aktivity pro zajištění souladu s předpisy.
• Z dokumentů získáte cenné poznatky a uložíte je pro pozdější využití.

Praktické příklady využití nových možností M-Files Aino

1) Efektivnější zpracování faktur

Co Aino dokáže?

• Extrahuje základní údaje, např. číslo faktury.
• Ověří data o zákazníkovi podle existujících záznamů v databázi.
• Spočítá součet konkrétních řádkových položek.
• Odešle fakturu ke schválení příslušnému manažerovi.

M-Files pomáhá Account managerům, neboť jim zobrazí historii faktur pro každého zákazníka. Tato historie je přehledně kategorizována podle produktů a služeb, včetně relevantních údajů, jako jsou data vystavení, čísla faktur a stav schválení.

2) Jednodušší zpracování smluv a vytěžení dat

Co Aino dokáže?

• Identifikuje a vybere klíčová data.
• Porovná údaje smluvních stran s výchozími daty.
• Vypočítá dobu platnosti smlouvy.
• Upozorní vlastníka smlouvy na nestandardní podmínky a termín, kdy je třeba zahájit jednání o prodloužení smlouvy.

Systém usnadňuje správu smluv a přesně zaznamenává základní údaje. Zároveň automaticky upozorňuje odpovědné osoby a nastavuje následné kroky pro další zpracování.

Posilte svůj tým s M-Files Aino a využijte jeho klíčové funkce. Systém dokáže odpovídat na uživatelské dotazy týkající se jednotlivých dokumentů i souborů více dokumentů. Zároveň umožňuje extrahovat informace z dokumentů a ukládat je jako metadata.

Pro více informací o systému M-Files a jeho funkcích navštivte naši produktovou stránku nebo se obraťte na naše specialisty.

Zdroj: www.m-files.com