Důležitost automatizace dokumentů

Co se vám vybaví, když si představíte „automatizaci“? Mnoho lidí si představí velké montážní linky v automobilovém průmyslu. Tyto výrobní závody s robotickými rameny a dalšími moderními zázraky bývají dost často symbolem automatizace. Skutečná revoluce v automatizaci se však dnes odehrává mimo výrobní haly. V kancelářích po celém světě mění automatizační software práci s informacemi – zejména řešení, která zahrnují umělou inteligenci (AI).

Vývoj umělé inteligence a automatizace

Chatboti s umělou inteligencí, jako je ChatGPT, přitahují pozornost zejména v sociálních médiích. Chatboti využívají rozsáhlé jazykové modely, zpracování přirozeného jazyka a strojové učení ke generování užitečných odpovědí na otázky, které jsou napsány jednoduchým jazykem. V oblastech odborných služeb, jako je například právní činnost, musí organizace přistupovat k automatizaci pomocí AI obezřetně. V jednom velmi medializovaném přehmatu čelil newyorský advokát sankcím za to, že předložil návrh vygenerovaný chatbotem AI, jenž citoval neexistující judikaturu. Z technologií, jako je automatizace dokumentů – posílená umělou inteligencí – budou mít největší prospěch poskytovatelé odborných služeb a znalostní pracovníci obecně.

Definice automatizace dokumentů

Automatizace dokumentů je strategické využití softwaru, který pomáhá při vytváření a správě elektronických dokumentů. Proces začíná identifikací společných prvků a funkcí v dokumentech organizace. Poté organizace pomocí systémů automatizace dokumentů vytvářejí šablony a jejich moduly, k nimž mají uživatelé přístup, aby mohli vytvářet jednotlivé dokumenty.

Přínosy automatizace

Nejvýznamnějším přínosem automatizace dokumentů je úspora času pracovníků s odbornými znalostmi. V oblasti práva i v jiných oborech znalostní pracovníci běžně vytvářejí, upravují, kontrolují, podepisují a schvalují dokumenty jako běžnou součást svých povinností. Schopnost rychle vytvářet nové dokumenty z již existujících šablon jim umožňuje věnovat více času zapojení jejich komplexních dovedností v oblasti řešení problémů a rozhodování na vysoké úrovni. Nasazení systémů automatizace dokumentů pro automatizaci znalostí také podporuje konzistenci a zajišťuje, že interní a externí dokumenty obsahují aktuální informace.

Jak funguje automatizace

Pro zkušené uživatele je přístup k systému automatizace dokumentů jednoduchý:

• V rozhraní systému automatizace dokumentů si uživatelé vyberou příslušnou šablonu pro typ dokumentu, který chtějí vytvořit. Šablony dokumentů mohou být různé, od nabídek na poptávku po dokumenty o pronájmu.
• Poté, co uživatel odpoví na řadu otázek ve stylu rozhovoru, systém automatizace dokumentů vytvoří upravitelný první návrh dokumentu. Některá podmíněná pole mohou být již vyplněna, jiná mohou vyžadovat doplnění uživatelem. Za ně bude vytvořena struktura a v mnoha případech i většina formulací.
• Odtud mohou uživatelé vytvořený dokument podle potřeby upravovat a kontrolovat. Mohou také sdílet informace a exportovat je do běžných digitálních formátů souborů, jako je Microsoft Word nebo Microsoft Excel.

Automatizace vs. kontrola dokumentů

Řízení dokumentů je široký pojem, který označuje procesy, jimiž organizace řídí vytváření, kontrolu, úpravy a sdílení dokumentů. Automatizace dokumentů spadá pod složky řízení dokumentů, které se týkají tvorby a správy dokumentů. Systémy řízení dokumentů však zahrnují mnohem více než jen automatizaci dokumentů. Mezi základní funkce řízení dokumentů patří např:

• identifikace dokumentů
• ukládání dokumentů
• řízení verzí
• kontrola a schvalování dokumentů
• distribuce
• archivace dokumentů
• vyhledávání dokumentů a řízení přístupu
• uchovávání a odstraňování dokumentů
• školení a vzdělávání

Jak vybrat systém pro automatizaci dokumentů

Snadné používání je jedním z nejdůležitějších faktorů při hodnocení produktů a služeb pro automatizaci dokumentů. Vizuální automatizační rozhraní bez kódu vybaví znalostní pracovníky snadným nastavením dat dokumentů a usnadní automatizaci dokumentů i netechnickým uživatelům. Využití umělé inteligence se rychle stává rozlišovacím znakem mezi dodavateli. Z umělé inteligence lze těžit u mnoha důležitých funkcí automatizace dokumentů, např:

• Automatická klasifikace dokumentů
• Automatické posuzování dokumentů
• Funkce automatického kódování dokumentů
• Automatické označování dokumentů

Aby organizace maximálně využily nástroje pro správu znalostí, měly by se dodavatelů ptát na to, jak využívají AI nebo modely strojového učení pro řešení správy informací.

M-Files jako ideální řešení automatizace dokumentů

Systém M-Files představuje komplexní DMS řešení, které plně odpovídá nárokům na automatizaci dokumentů zmíněných v tomto článku. Zároveň je jednou z nejvýznamnějších světových aplikací pro elektronickou správu dokumentů a firemního obsahu. Na jejím základě lze řídit vnitropodnikové procesy a propojovat data z různých firemních aplikací a zabezpečovat přístup ke sdíleným dokumentům. Mezi hlavní výhody patří např. možnost nastavení worfflow, jednoduché ovládání, otevřenost, přizpůsobivost a verzování dokumentů.

Obraťte se s důvěrou na CDC Data, neboť v oblasti automatizace dokumentů máme mnoholeté zkušenosti. Jsme obchodním partnerem M-Files pro Českou republiku a Slovensko již od roku 2010 a máme za sebou celou řadu úspěšných implementací a nemalou skupinu spokojených zákazníků.

Zdroj: www.m-files.com