Systém M-Files, přední platforma inteligentní správy informací, která zvyšuje výkon společnosti tím, že umožňuje lidem efektivnější vyhledávání a použití informací, nyní umožňuje elektronický podpis dokumentů díky implementovanému řešení Signi.
Na rozdíl od zavedených systémů správy firemního obsahu (ECM) nebo platforem služeb obsahu, M-Files sjednocuje systémy, data a obsah napříč celou organizací společnosti bez nutnosti použití nepříjemných stávajících systémů a procesů nebo migrace dat. M-Files poskytují kontextové prostředí pro přístup a nakládání s informacemi, které jsou uloženy v jakémkoliv systému nebo úložišti, včetně síťových složek, SharePointu, služeb sdílení souborů, systémů správy firemního obsahu (ECM), zákaznických systémů (CRM), systémů správy firemních zdrojů (ERP) a dalších firemních systémů a úložišť.
Jak jednoduše se v M-Files dá pracovat s dokumenty?
V prostředí aplikace M-Files najdou uživatelé všechny své aktuálně dostupné dokumenty, které do ni nahráli, nebo ke kterým jim byl udělen přístup. Samotná aplikace funguje obdobně jako průzkumník Windows a i díky tomu jsou dostupná veškerá data o daném dokumentu, včetně identifikace jednotlivých smluvních stran, odpovědných osob atd.
Každou smlouvu si uživatel může automaticky otevřít v textovém editoru MS Word. Ten již dokáže ve spolupráci s M-Files propsat všechna metadata a není třeba neustále dokola vyplňovat hlavičky opakujících se dokumentů.
Pokud v dané smlouvě již není potřeba dalších úprav, jednoduše ji v rámci M-Files pošlete ke schválení a další krok je na protistraně. Té integrace Signi odešle automaticky email s výzvou k podpisu. Následně je protistrana přesměrována do „klasického“ rozhraní, které můžete znát ze Signi, přijde na řadu 2FA ověření, kdy díky SMS zprávě ověří svou totožnost a bude vyzvána k podpisu. Poté je dokument odeslán například k dalším protistranám či zodpovědné osobě a na závěr je smlouva přímo v M-Files označena za uzavřenou.
Chtěli byste se o systému M-Files dozvědět více informací? Podívejte se na webinář našeho konzultanta M-Files, Petra Keila, který v něm popisuje možnosti aplikace M-Files podrobněji.