Co přináší digitalizace řízené dokumentace a proč s ní začít právě teď

Řízená dokumentace je nedílnou součástí každé organizace, která pracuje s interními směrnicemi, normami, či podléhá auditním nebo legislativním požadavkům. Ať už jde o oblast kvality (ISO, QMS), bezpečnosti (BOZP, PO), environmentálních standardů (EMS), nebo třeba kybernetické bezpečnosti (GDPR, NIS2) či výrobní dokumentace. Vše by mělo být přehledně vedené, aktuální a dostupné oprávněným osobám.

Přesto se v praxi často setkáváme s tím, že je dokumentace roztříštěná, procesy řízené ručně a platnost dokumentů obtížně dohledatelná. V takových případech by měla přijít na řadu digitalizace prostřednictvím moderního DMS řešení, kterým je systém M-Files.

Časté neduhy v řízení dokumentace

Firmy, které teprve plánují digitalizaci této agendy, obvykle čelí několika zásadním potížím.

• Dokumenty jsou uloženy na různých místech – často u jednotlivých garantů, bez jasné struktury.
• Neexistuje auditní stopa, verze dokumentů kolují v e-mailech.
• Platnost dokumentů není systematicky hlídána, kontrola probíhá spíše náhodně.
• Procesy připomínkování a schvalování probíhají ručně, přes e-mailovou komunikaci.
• Uživatelé nemají jistotu, že pracují s aktuální verzí.
• Při výměně pracovníků dochází k přerušení návaznosti a ztrátě důležitých informací.

Co přináší digitalizace dokumentace

Naše řešení pro řízenou dokumentaci prostřednictvím systému M-Files umožňuje automatizaci a centrální správu dokumentů v celé jejich životnosti a mezi klíčové přínosy patří:

• Centrální katalog dokumentů – Veškeré směrnice a další řízené dokumenty jsou evidovány na jednom místě a každý dokument má přiřazeného vlastníka, kontrolora a další role odpovědné za jeho správu. Systém umožňuje stanovit působnost dokumentu dle středisek, útvarů nebo profesních skupin.
• Řízený životní cyklus – Celý proces přípravy dokumentu, od návrhu přes připomínkování až po schválení a vydání probíhá v rámci nastaveného workflow. Přístupová práva jsou řízena automaticky a uživatelé mají přístup pouze k těm verzím dokumentů, které jsou pro ně relevantní a právě platné.
• Sledování platnosti a revizí – Systém sleduje termíny pravidelných kontrol a přezkumů dokumentů. Při blížící se expiraci nebo neprovedení revize dochází k automatické notifikaci nebo eskalaci odpovědné osobě. Všechny předchozí revize jsou uchovány a přístupné dle definovaných oprávnění.

Dostupnost aktuálních informací

Zaměstnanci mají vždy k dispozici platnou verzi dokumentu, a to nejen v rámci samotného systému, ale mohou být zpřístupněny i prostřednictvím integrovaných rozhraní, např. docházkového systému, intranetu nebo zaměstnaneckého portálu. Pokud je vydána nová revize s účinností od budoucího data, je možné ji zpřístupnit již předem, aby se s ní pracovníci mohli včas seznámit.

Seznámení zaměstnanců se směrnicemi

Důležitou součástí správy řízené dokumentace je schopnost prokázat, že konkrétní zaměstnanec byl v daném čase obeznámen s aktuální verzí příslušné směrnice nebo jiného dokumentu. V našem řešení je tento proces zajištěn automatizovaně a důsledně. Pro každý dokument a každou jeho revizi systém generuje záznam o seznámení, který je vytvořen pro všechny zaměstnance, na které se daná směrnice vztahuje. Tím vzniká jednoznačný a auditovatelný důkaz o tom, že byl dokument zpřístupněn konkrétnímu zaměstnanci a jakým způsobem k seznámení došlo.

Pro každou kombinaci dokument – revize – zaměstnanec existuje záznam o tom, jakým způsobem a kdy byl zaměstnanec se směrnicí obeznámen.

Systém zároveň reaguje na personální změny, pokud tedy zaměstnanec změní středisko nebo pracovní zařazení, aktualizuje se mu působnost dokumentů automaticky a případné nové směrnice jsou mu přiřazeny k seznámení bez zásahu administrátora. Forma seznámení může být přizpůsobena charakteru pracovní pozice. Zaměstnanci v administrativních a technickohospodářských rolích se typicky seznamují s dokumenty elektronicky přímo v systému, zatímco u dělnických profesí může být vhodnější forma prezenčního školení. Systém je rovněž otevřený pro integraci s dalšími nástroji, jako jsou docházkové systémy nebo zaměstnanecké portály. To umožňuje napojení procesu seznámení na stávající návyky a prostředí ve firmě a přináší tak vyšší míru automatizace a komfortu pro uživatele i administrátory.

Evidence školení a jejich návaznost na dokumenty

Systém pro řízení dokumentace umožňuje také přehlednou evidenci školení. Pro každý typ školení je možné vytvářet tzv. Karty školení, ke kterým jsou přiřazovány jednotlivé termíny školení, a to jak plánované, tak mimořádné, např. při vydání nové směrnice. V rámci školení mohou být zaměstnanci seznamováni s konkrétními dokumenty nebo celými oblastmi řízené dokumentace. Po absolvování je v systému vytvořen záznam o provedení školení, který může obsahovat i prezenční listinu nebo podpisový arch. Díky napojení na další části systému je možné jednoduše sledovat, kdo absolvoval jaké školení, včetně historie a návaznosti na konkrétní dokumenty. To usnadňuje interní přehled i případnou přípravu na audit.

Proč využít M-Files

Nasazení řešení M-Files pro správu řízené dokumentace přináší výrazné výhody pro všechny uživatelské role v organizaci – od běžných pracovníků po management a IT.

Přínosy pro běžné uživatele

• Jednotné a přehledné prostředí – Všichni zaměstnanci pracují ve stejném systému bez ohledu na typ dokumentu nebo agendy. Ovládání je intuitivní a sjednocené napříč celou organizací.
• Všechny informace na jednom místě – Dokumenty, směrnice, školení i související metadata jsou dostupná z jednoho rozhraní, bez nutnosti procházet různé systémy nebo složky.
• Propojené informace – Systém automaticky propojuje související dokumenty a záznamy – např. dokument a jeho historii, související školení nebo seznam osob, které s ním byly seznámeny.
• Rychlé a chytré vyhledávání – Vyhledávání funguje na bázi metadat anebo obsahu dokumentu, takže uživatel najde dokument i bez znalosti přesného názvu nebo umístění – stačí klíčové slovo nebo kontext.
• Přístup odkudkoli – Díky podpoře různých zařízení (PC, tablet, mobil) mají zaměstnanci přístup k dokumentům i mimo kancelář, například během služební cesty nebo práce z domova.

Přínosy pro management a IT

• Flexibilita provozu – Řešení je možné nasadit buď v cloudu, nebo lokálně na vlastní infrastruktuře (on-premise), podle požadavků organizace na bezpečnost a dostupnost.
• Zabezpečení dat a řízení přístupů – Přístupová oprávnění jsou řízena na základě rolí a struktury organizace. Každá akce v systému je zaznamenána v auditní stopě.
• Průkazná auditní stopa – Systém uchovává kompletní historii všech revizí, schválení, změn i interakcí s dokumenty, což výrazně usnadňuje přípravu na interní i externí audity.
• Centrální správa dokumentace – Místo nejednotných sdílených složek a verzí v e-mailech je dokumentace spravována centralizovaně, s jasnými pravidly a odpovědnostmi.
• Integrace s ostatními systémy – Systém lze snadno propojit s dalšími nástroji ve firmě, např. ERP, docházkovým systémem, intranetem nebo HR systémy.

Efektivní správa řízené dokumentace je pro mnoho organizací nutností. Díky řešení M-Files můžete získat plnou kontrolu nad životním cyklem dokumentů, zefektivnit práci a zajistit, že všichni zaměstnanci budou vždy pracovat s aktuálními a platnými informacemi.