Business Intelligence aneb jak proměnit firemní data v lepší rozhodnutí

Data dnes vznikají při každé firemní činnosti – v ERP, CRM, účetních systémech, e-shopech, výrobních aplikacích, Excelech nebo cloudových službách. Většina společností jich má dostatek, ale nedokáže je efektivně využít. Důvod bývá jednoduchý – data jsou roztříštěná v různých systémech, reporty vznikají ručně a vedení často rozhoduje na základě neúplných nebo zastaralých informací. Právě zde přichází ke slovu Business Intelligence (BI). Jeho úkolem není pouze vytvářet přehledné grafy, ale především propojit data z různých zdrojů, převést je do srozumitelné podoby a poskytnout firmám spolehlivý základ pro rychlé a správné rozhodování.

Co je Business Intelligence?

Business Intelligence představuje soubor metod, technologií a procesů, které pomáhají přeměnit firemní data na využitelné informace. Moderní BI řešení automaticky sbírá data z různých systémů, sjednocuje je a zobrazuje prostřednictvím interaktivních dashboardů a reportů. Manažeři, obchodníci i vedoucí jednotlivých oddělení tak mají kdykoliv k dispozici aktuální přehled o fungování společnosti. Nemusí čekat na měsíční reporty ani složitě vyhledávat informace v několika různých aplikacích.

Díky Business Intelligence lze snadno získat odpovědi na otázky, které jsou pro řízení firmy klíčové:

• Jak si firma vede oproti plánu?
• Které produkty nebo služby jsou nejziskovější?
• Jak se vyvíjí tržby a marže?
• Kde vznikají zbytečné náklady?
• Jaké obchodní příležitosti mají největší potenciál?

Proč firmám přestává stačit Excel

Excel zůstává skvělým pomocníkem pro jednorázové analýzy nebo práci s menším množstvím dat. Jakmile však firma pracuje s více informačními systémy a objem dat roste, jeho možnosti začínají být omezené. Typickým příkladem je pravidelné vytváření reportů. Data je potřeba exportovat z několika systémů, ručně je upravit, propojit a následně rozeslat kolegům. Celý proces je časově náročný, a navíc zvyšuje riziko chyb nebo práce s různými verzemi stejného reportu.

Business Intelligence tento proces automatizuje. Data se pravidelně načítají z jednotlivých systémů, ukládají do jednotného datového modelu a dashboardy se průběžně aktualizují. Každý uživatel tak pracuje se stejnými a aktuálními informacemi. Moderní BI platformy navíc umožňují sdílení reportů napříč organizací, spolupráci prostřednictvím Microsoft 365 a bezpečný přístup k datům z počítače i mobilních zařízení. Díky tomu mají všichni uživatelé k dispozici jeden spolehlivý zdroj informací.

Jak Business Intelligence funguje

Základem každého BI řešení je propojení dat z různých zdrojů. Může se jednat o ERP systém, CRM, účetnictví, SQL databáze, Excel nebo cloudové aplikace. Data se nejprve automaticky načtou, projdou kontrolou kvality a sjednotí se jejich struktura. Následně se ukládají do datového skladu, který představuje jednotný zdroj informací pro celou organizaci.

Teprve nad takto připravenými daty vznikají dashboardy a reporty zobrazující klíčové ukazatele v reálném čase. Management tak během několika sekund získá přehled například o aktuálním obratu, plnění obchodního plánu, vývoji marže, cash flow, stavu zakázek, vytížení výroby nebo počtu reklamací.

Přínosy Business Intelligence

Největší výhodou BI není samotná vizualizace dat, ale možnost rozhodovat na základě aktuálních a spolehlivých informací.

Automatizované reportování šetří čas zaměstnanců, kteří se již nemusí věnovat opakovanému zpracování dat. Díky jednotnému zdroji informací odpadá také problém s různými verzemi reportů nebo rozdílnými výsledky mezi jednotlivými odděleními.

Mezi hlavní přínosy BI patří:

• informované rozhodování založené na datech,
• rychlé vyhodnocování KPI,
• úspora času díky automatizaci reportů,
• identifikace trendů a příležitostí,
• vyšší provozní efektivita,
• jednotný pohled na data napříč celou organizací.

Kde se Business Intelligence využívá

Business Intelligence nachází uplatnění prakticky ve všech oblastech podnikání. Obchodní oddělení sledují vývoj prodejů, výkon obchodníků nebo úspěšnost obchodních příležitostí. Finanční management získává přehled o nákladech, výnosech, cash flow a hospodářských výsledcích.

Ve výrobních firmách BI pomáhá monitorovat produktivitu, vytížení strojů nebo kvalitu výroby. Marketing využívá data pro vyhodnocování kampaní, návratnosti investic a chování zákazníků. Stejně dobře lze BI využít také v logistice, nákupu nebo personalistice. Každé oddělení pracuje s jinými daty, ale společným cílem je získat rychlé a přesné informace pro efektivnější řízení.

KPI jako základ řízení firmy

Součástí většiny BI řešení jsou KPI (Key Performance Indicators), tedy klíčové ukazatele výkonnosti. Každá společnost sleduje jiné metriky podle svých cílů. Nejčastěji jde o obrat, marži, zisk, počet objednávek, produktivitu, vytížení výroby nebo počet nových zákazníků.

Dobře navržený dashboard zobrazuje pouze informace, které jsou pro konkrétního uživatele důležité. Ředitel společnosti potřebuje jiný pohled na data než vedoucí výroby nebo obchodní manažer. Přizpůsobení dashboardů jednotlivým rolím je proto jednou z největších výhod moderních BI platforem.

Business Intelligence není jen software

Úspěšné BI řešení nestojí pouze na výběru vhodného nástroje. Stejně důležité je kvalitní propojení datových zdrojů, návrh datového skladu, datového modelu a vytvoření reportů odpovídajících potřebám jednotlivých uživatelů.

Součástí úspěšné implementace bývá také zaškolení uživatelů, aby dokázali s daty efektivně pracovat a využívali potenciál BI naplno. Moderní řešení navíc umožňují postupné rozšiřování o další datové zdroje nebo oblasti firmy podle jejích rostoucích potřeb.

Závěr

Business Intelligence pomáhá firmám proměnit data v konkurenční výhodu. Díky automatickému sběru, zpracování a vizualizaci dat získává management okamžitý přehled o fungování společnosti a může přijímat rozhodnutí podložená fakty.

Pokud je BI řešení správně navrženo, nestává se pouze nástrojem pro reporting. Vytváří jednotný zdroj pravdivých informací, propojuje data napříč celou organizací a podporuje strategické rozhodování na všech úrovních řízení.

Ve společnosti CDC Data navrhujeme Business Intelligence řešení podle potřeb konkrétního zákazníka – od analýzy stávajících datových zdrojů, přes návrh datového skladu a datového modelu až po vývoj interaktivních dashboardů v Microsoft Power BI, jejich integraci se stávajícími systémy a zaškolení uživatelů. Díky tomu získáte řešení, které poroste společně s vaší firmou a pomůže vám využít potenciál vašich dat naplno.