Kancelář versus domov, sociální média vs. marketing, zabezpečený hardware vs. cloud, extranet vs. intranet: všechny tyto termíny mají jednu věc společnou. Dlouho byly považovány za protiklady a vzájemně se vylučovaly. Práce neměla s vaším domovem nic společného. Sociální média nebyla ze začátku určena pro marketing a cloud nebyl bezpečný. Extranet býval od intranetu zcela oddělen.
Čas a pokrokové technologie však ukázaly, že tyto problémy v protikladu být vůbec nemusí. Od pandemie COVID-19 se práce z domova stala ve světě samozřejmostí, marketing prostřednictvím sociálních médií je nyní běžnou záležitostí, stejně jako skutečnost, že cloud může být pro data bezpečný. A co extranety a intranety? Dlouho zde platilo totéž: oba dávají smysl, ale je třeba je posuzovat odděleně od sebe. Ve skutečnosti lze obě sítě bezpečně kombinovat a integrovat dohromady a vytvořit tak moderní digitální pracoviště.
Extranet vs. intranet: Jaké jsou rozdíly?
Intranet je online platforma pro zaměstnance ve společnosti, takže v zásadě a v závislosti na poskytovaných funkcích, je sociální sítí pro pracovní prostředí. Intranet umožňuje zaměstnancům vzájemně komunikovat, digitálně upravovat dokumenty, týmově řídit projekty nebo dokonce koordinovat plánování dovolené nebo spolujízdu, a to vše nezávisle na čase, umístění nebo zařízení.
Na druhé straně extranet lze považovat za digitální B2B portál, kde mají externí uživatelé autorizovaný přístup k firemním datům, která jsou pro ně relevantní. Z tohoto důvodu někteří odborníci také označují extranet jako rozšíření podnikového intranetu. Pomocí takové externí sítě mohou obchodní partneři a další zainteresované strany přistupovat k důležitým datům ve společnosti a zároveň si každý může být jistý, že důvěrné informace zůstávají chráněny. Díky propracovanému systému oprávnění má každá strana přístup pouze k informacím, které jsou pro ni relevantní.
Digitální propojení externích partnerů s vaší společností může ušetřit spoustu času, zrychlit komunikaci a nahradit mnoho malých únavných kroků. B2B portál zároveň spojuje i různé externí partnery mezi sebou. Například v nemocnici se mohou dodavatelé nebo logistické společnosti, které spolupracují, navzájem přímo kontaktovat nebo si vyměňovat důležitá data a informace.
Žádné kompromisy v zabezpečení
Jakmile jsou zahrnuta citlivá data, je důležité objasnit, kdo k nim má přístup, kdy a v jaké formě. V tomto ohledu se používají často cloudové technologie, protože nabízejí rychlý, nekomplikovaný a na umístění nezávislý přístup do podnikové sítě. Ale otázka ochrany dat přichází i zde. Jak bezpečné jsou firemní údaje v cloudu? Tady se toho hodně změnilo. Vydavatelé softwaru i poskytovatelé cloudu nabízejí celou řadu bezpečnostních funkcí, od složitých šifrovacích protokolů po umístění serverů v Evropě, díky nimž je migrace intranetů i extranetů do cloudu velmi bezpečná. Druhá otázka však zůstává: Jak zaručíte ochranu dat mezi interními a externími zaměstnanci, když všichni přistupují do stejné sítě?
Bezproblémově integrujte extranet a intranet díky low-code
Odpověď na to je prostřednictvím dvou oddělených systémů. Místo toho, aby se interní i externí zaměstnanci přihlásili na stejný portál, ale poté viděli různé informace, jednoduše systémy digitálně oddělíte čistým způsobem. Konektor zaručuje výměnu informací. To mění „systém v systému“ na jediné digitální pracoviště.
Jak to funguje v reálném životě? Zaměstnanci se do systému přihlašují přes intranet a (v závislosti na interním schválení) tam mohou vidět všechna data, čísla, zprávy a projekty – včetně těch od externích dodavatelů nebo zákazníků. Externí zainteresované strany se zase přihlašují do systému prostřednictvím zcela nezávislého extranetu, který jim umožňuje přístup k datům, která jsou pro ně relevantní. Například interní a externí uživatel by měli díky synchronizaci přístup k přesně stejnému potvrzení o doručení. Jednotlivé systémy však zajišťují, že ani jeden nezíská citlivé informace toho druhého.
Aby to fungovalo, musí taková platforma pro spolupráci splňovat dva požadavky:
a) Intranet a extranet se musí bezproblémově integrovat a být plně kompatibilní, a musí být b) Schopný pojmout více skupin uživatelů. Systémy s low-code platformou (jako například i námi používaný Intrexx – více ve článku zde) jsou proto pro tento účel ideální. Extranet lze přizpůsobit téměř jakémukoli stávajícímu intranetu a navíc přizpůsobit individuálním potřebám společnosti. V naprosto ideálním případě jsou oba portály dokonce založeny na stejných systémech a používají stejná rozhraní.
Low-code aplikace usnadňují distribuci individuálních uživatelských oprávnění a umí pracovat i s různými skupinami uživatelů. Výsledkem je, že low-code umožňuje více uživatelům přístup k síti, aniž by odhalil informace nebo data jiných uživatelů. Každý uživatel a skupina uživatelů tedy může vidět a spravovat pouze svá vlastní a relevantní data.
Systém tohoto druhu současně umožňuje jednoduchý přístup velkému počtu uživatelů a také integraci zaměstnanců nebo poboček na různých místech – a to vše s nejvyššími bezpečnostními standardy a absolutní synchronizací dat. Díky tomu nemusíme hovořit o intranetech vs. extranetech, ale o zcela nové formě interní a externí spolupráce, která usnadňuje pracovní procesy, zrychluje pracovní toky, ulevuje zaměstnancům, omezuje chyby a činí zákazníky a partnery spokojenějšími.
