Rodinná firma Rieker vyrábí vysoce kvalitní boty a příslušenství, kterým zásobuje asi 9 000 nezávislých prodejců. Disponuje více než 20 000 zaměstnanci a vlastní výrobní závody v Maroku, na Slovensku, v Tunisku a ve Vietnamu. Od svého vzniku se společnost drží jedné filozofie, nabízet nejen kvalitní produkt, ale i to nejlepší v oboru a Rieker klade stejné požadavky na své IT partnery a jejich řešení. S M-Files jako centrálním systémem ECM překonává Rieker všechny výzvy, které správa informací přináší, a kterým taková mezinárodní společnost čelí s tisíci transakcemi a miliony dokumentů zpracovaných každý rok. M-Files pomáhá společnosti implementovat procesy založené na dokumentech bezpečně a efektivně.
„Před použitím M-Files se nám opakovaně nedařilo optimalizovat naše firemní postupy. Také jsme výrazně potřebovali větší transparentnost a efektivitu našich procesů pro náš další růst. M-Files byl ten pravý produkt ve správný čas“ uvedl Uwe Beyer, Senior Software Architekt, Rieker Group.
Klíčové výzvy před M-Files
Pro Rieker je digitalizace procesů klíčem k dosažení vyšší efektivity řízení mezinárodního růstu. Digitální procesy tvoří základ pro optimalizaci a automatizaci a poskytují nezbytnou transparentnost. Před zavedením M-Files bylo sledování procesů pro Rieker obtížné — zejména v případě nepřítomnosti zaměstnanců z důvodu nemoci nebo dovolené. Ručně řízené procesy a jednotlivé systémy evidence papírů nebo dokumentů neumožňovaly potřebnou transparentnost. Optimalizace procesů a zřízení jednotného postupu přesahujícího státní hranice bylo zcela nemožné. Díky rychlému růstu hrozilo, že soupisy dat a velké množství dokumentů bude stále různorodější. Ruční zpracování došlých dokumentů bylo navíc stále méně efektivní. Archivační software Riker po přijetí M-Files nedokázal držet krok s rostoucími požadavky napříč všemi odděleními. Na tomto pozadí se Rieker rozhodl zásadně přepracovat své informace řízení. S pomocí odborníků na správu dokumentů společnosti Graphax M-Files vytváří celopodnikové řešení pro digitalizaci mnoha procesů napříč různými oblastmi.
M-Files řešení
Dnes M-Files poskytuje jádro moderní platformy pro správu informací Rieker. Jako centrální ECM systém podporuje M-Files společnost při optimalizaci mnoha obchodních procesů – například správa smluv, zpracování celních dokumentů, správa zákazníků, řízení vratek a proces nákup-platba. Doposud byla pro Rieker významnou výzvou ruční manipulace se stovkami, popř i tisíci dokumenty denně – objednávky a faktury, dodací listy, clo dokumenty a dokumenty vratek.
Moderní správa smluv
Rieker nyní spravuje více než 2 000 souborů smluv prostřednictvím M-Files. Objekty smluv evidují externího smluvního partnera, modality smlouvy, aktuální smluvní dokumenty a všechny interní kontaktní osoby, které obdrží automaticky upomínky na termíny splatnosti nebo ukončení smlouvy prostřednictvím monitorovacího procesu a zároveň umí pracovat ve čtyřech různých jazycích. V celé společnosti je nyní nový systém řízení smluv, který zpracovává všechny smlouvy podle jednotných pravidel a bezpečně je archivuje včetně dodržování zákona.
Digitální zákaznické soubory pro přibližně 35 000 zákazníků
Digitální soubory dnes spojují veškerou komunikaci se zákazníky a přinášejí společně dokumenty, které se vyskytují v procesu, jako jsou objednávky, dodací listy, faktury a korespondence. Tímto způsobem je kompletní korespondence pro 35 000 zákazníků je spravována pomocí M-Files a vždy existuje transparentnost o probíhajících aktivitách, otevřených procesech a historii provedených změn.
Digitální workflow zajišťuje efektivní správu celních dokladů
Vzhledem k celosvětovým výrobním závodům a mezinárodní distribuci svých produktů je efektivní správa celních dokumentů pro Rieker speciální výzvou. Dříve se celní doklady zpracovávaly a archivovaly ručně, z čehož plynulo značné úsilí pracovníků. Proto brzy padlo rozhodnutí o digitalizaci celních dokladů jako jeden z prvních případů použití s M-Files. V současné době, v těchto celních spisech je bezpečně uloženo více než 100 000 dokumentů.
Další případy použití od řízení dodavatelů po zpracování vrácených produktů
M-Files také spravuje všechny dokumenty související s dodavateli. Digitální správa příchozích fakturačních dokumentů zajišťuje rychlý a efektivní proces od nákupu po zaplacení, včetně příležitostí pro hotovostní slevy. Kromě toho M-Files poskytuje základ pro mnoho menších aplikací, jako je správa cest včetně víz, aplikace nebo správa investičních požadavků. Hlavním případem použití je řízení vratek – denně je přijímáno 200 až 300 účtenek, které mohou být automaticky zachyceny a zpracovány pomocí čárových kódů.
Výsledky
Dnes M-Files tvoří základ pro efektivní zpracování a správu Rieker záznamů, dokumentů a procesů. IT tým Rieker oceňuje univerzální možnosti použití M-Files, což z něj činí aktivum pro všechny části společnosti. Díky důslednému používání metadat a objektové orientaci také M-Files přispívá ke zlepšení kvality kmenových dat prostřednictvím neustálého porovnávání na základě automatického čtení dokumentů pomocí smart FIX. S M-Files může Rieker implementovat postupy napříč zeměmi a optimalizovat procesy v celé společnosti. Nové řešení zajišťuje efektivitu a transparentnost procesů a soulad s právními předpisy, požadavky na zpracování a archivaci dat. IT obdrželo od uživatelů ohromnou pozitivní zpětnou vazbu ohledně jejich zkušeností s M-Files – platforma založená na metadatech se snadno používá a funkce vyhledávání další úrovně inspirují uživatelů. Procesy jsou nyní transparentnější a pracovníci mohou snadno převzít probíhající operace od kolegy, když nejsou v kanceláři. Společnost M-Files podnítila celopodnikovou digitalizaci ve společnosti Rieker a vystavěla spolehlivý základ pro budoucí rozvoj.
„M-Files považujeme všude kolem za velmi úspěšné. Protože to je tak snadné použití a nabízené funkce téměř neopouštějí cokoli si přejeme, dokážeme nápady rychle realizovat. The prototyp, který jsme měli často na mysli, je již hotový řešení a v případě potřeby nabízí Graphax a M-Files výborná podpora“ dodal Uwe Beyer, Senior Software Architekt, Rieker Group.
Case study v originále je ke stažení ZDE.
