Cloudové technologie (a služby na nich postavené) jsou dnes tak běžné a rozšířené, že si jejich uživatelé často ani neuvědomují, že jejich profil na sociální síti, e-mail nebo úložiště fotografií „funguje“ právě v cloudu.
Přesto je přechod na cloud stále velké téma: a to především tam, kde se zpracovávají velké objemy dat podléhajících nadstandardním nárokům na ochranu proti jejich zneužití nebo zcizení. Např. pro banky, pojišťovny nebo třeba státní instituce se jedná o zcela zásadní rozhodnutí, které musí být postaveno na neotřesitelně pevných základech.
Reakcí trhu byl vznik „cloudových ERP systémů“, tedy komplexních IT systémů, které jsou postaveny na cloudových technologiích a současně řídí a integrují všechny oblasti činnosti velkých firem a organizací. Zatímco na zápas od našich hranic se cloudová řešení stala novým standardem, v Česku, a obecně i v ostatních zemích bývalého „východního bloku“ přetrvává k této formě fungování aplikací nedůvěra.
V CDC Data s našimi zákazníky o cloudu často hovoříme. První otázky, které přicházejí od těch, kteří o přechodu na cloud uvažují, nejčastěji jsou: Jaké jsou přínosy provozu ERP v cloudu? A převažují nad případnými riziky?
Zabezpečení a dostupnost dat na prvním místě
Pro dosažení maximální úrovně úrovně bezpečnosti a dostupnosti aplikací v cloudu je důležitá technická úroveň hardwarového vybavení poskytovatele cloudové aplikace včetně instalovaného výpočetního výkonu. Velcí poskytovatelé cloudových služeb provozují rozsáhlá datová centra disponující serverovými clustry s vysokým výpočetním výkonem a nejkvalitnějšími technologiemi. Díky tomu jsou schopní nabídnout širokou škálu služeb konfigurovaných tak, aby vyhověly i těm nejnáročnějším požadavkům zákazníků.
Součástí nabídky od takového dodavatele vždy bude i podrobná informace o nabízeném provozním prostředí a jeho parametrech důležitých pro bezpečnost dat a dostupnost systému. Už to, že se tomuto tématu věnuje zvýšená pozornost, je možné považovat za jeden z přínosů výběru cloudového ERP, neboť je téměř jisté, že nový ERP systém díky tomu bude, pokud jde o bezpečnost dat a úroveň dostupnosti, na vysoké úrovni.
Náklady na provoz ERP v cloudu nejsou nepřiměřené
V případě aplikací provozovaných v cloudu zákazník zpravidla neplatí obvyklou cenu za softwarovou licenci. Místo toho mu poskytovatel pravidelně účtuje poplatek za používání cloudové aplikace. V poplatku je zahrnuta i cena tzv. maintenance, tedy údržby aplikace, kterou provádí její výrobce a která zahrnuje opravy zjištěných chyb, přístup na helpdesk, pravidelné aktualizace aplikačního softwaru, případně dodávky nově uvolněných verzí aplikace.
Jako jedna z výhod využívání softwaru jako služby (tzv. Software as a Service – SaaS) se zpravidla uvádí, že zákazník nemusí na začátku zaplatit vysokou cenu za softwarovou licenci, ale tuto cenu platí postupně jako součást pravidelného poplatku (tj. nájemného) za používání softwaru.
Pro férové porovnání nákladů na tradiční a cloudový ERP systém je proto potřeba si spočítat celkové náklady za delší časové období, např. za 5 let. Ve většině případů je výsledkem tohoto porovnání zjištění, že náklady na pořízení a používání ERP systému v cloudu jsou vyšší… Čertovo kopýtko se v těchto případech skrývá v porovnávání neporovnatelného.
V případě jakékoliv cloudové aplikace platí, že jsou primárně koncipovány tak, aby jejich používání bylo pro uživatele co nejjednodušší a současně aby je byl poskytovatel schopný udržovat a spravovat hromadně pro desítky nebo i stovky jejich uživatelů. Cílem je „osvobodit“ uživatele od většiny obvyklých administrátorských činností, starostí o hardwarovou platformu, systémový, případně databázový software, aktualizace atd.
Pokud tedy budeme chtít hodnotit objektivně náklady na pořízení a provoz ERP systému klasickou formou, měli bychom do výpočtu zahrnout veškeré interní režijní náklady spojené s pořízením, správou a údržbou majetku nezbytného pro provoz ERP systému, dále náklady na personál v IT útvaru, náklady spojené s pravidelným doplňováním a inovací tohoto majetku apod.
Při použití této optiky bude porovnání s náklady na provoz ERP v cloudu vypadat úplně jinak.
S ERP v cloudu máte více času na váš core business
ERP systémy prodělaly v posledních 20 letech velmi razantní vývoj. Ty hlavní, globálně rozšířené, např. IFS Cloud, disponují rozsáhlou a flexibilní funkcionalitou, která pokrývá více než 90 % obvyklých podnikových procesů. Také na straně uživatelů dochází k vyšší standardizaci řídících a správních činností a postupnému odbourávání nežádoucích výjimek.
Implementace nového ERP systému je proto mj. dobrá příležitost k tomu revidovat procesy a činnosti tak, aby byly co nejvíc logické a tím i efektivnější. Stejný cíl sledují i vývojáři ERP systémů.
ERP v cloudu nemusí být vždy „cloudové ERP“
Jak poznat nativní cloudovou aplikaci? V první řadě je důležité zjistit, zda je zvažovaný ERP systém vytvořen primárně pro provoz formou SaaS, tj. v cloudu. Pokud dodavatel uvádí, že způsob pořízení licence a způsob provozu si zákazník může zvolit, jedná se s největší pravděpodobností o klasický ERP systém, který sice v cloudu provozovat lze, ale samo o sobě to nepřináší žádné další benefity. Dalším poznávacím znamením je klientské prostředí. ERP systémy vyvinuté primárně pro cloud disponují takřka výhradně jen webovým klientským prostředím a uživatel s nimi tedy pracuje jako s každou jinou webovou aplikací v prostředí internetového prohlížeče.
Cloudové ERP přináší vyšší užitnou hodnotu pro vaši společnost
Pokud chceme z nasazení cloudového ERP systému vytěžit maximum a zužitkovat všechny benefity, měli bychom se skutečně zaměřit na ty produkty, které jejich výrobci vyvinuli pro primárně cloud, tj. s využitím vývojářských technologií a postupů, vyvinutých speciálně pro tyto aplikace.
Jaké benefity můžeme očekávat od nasazení cloudového ERP systému?
- Implementace cloudového ERP systému bude snadnější a bude mít rychlejší průběh: Cloudové ERP systémy obsahují nástroje pro modifikaci a rozvoji datových struktur a funkcionalit bez programování. Díky nim lze snadno a rychle přizpůsobit funkcionalitu systému požadavkům uživatele v průběhu implementace. Stejné úpravy lze provádět i později při provozu systému. Řadu z nich může uživatel provést sám bez obav, že způsobí narušení konzistence dat. ERP systém je totiž vybaven „pojistkami“, které tomu zabrání.
- Klientské prostředí vyvinuté webovými technologiemi pro internetový prohlížeč je standardizované a široce rozšířené. Aplikace pro web proto zpravidla nepotřebují a ani nepředpokládají speciální školení uživatelů. Jsou navrhovány a vyvíjeny s maximálním důrazem na intuitivnost, jejich ovládání využívá ustálené standardy.
- Další výhodou webového klientského prostředí je, že funguje na běžných zařízeních jako jsou notebooky, tablety, smartphony apod., pokud na nich lze používat internetový prohlížeč. To výrazně urychluje přenos informací a schopnost pružně reagovat na aktuální situaci.
- ERP v cloudu automaticky pokryje prakticky jakékoliv organizační a geografické struktury uživatelské společnosti. Jednou z jeho standardních vlastností je podpora složitých organizačních struktur označovaná jako „multisite“ a „multicompany“. Pokud mluvíme o globálně nabízených cloudových ERP systémech, pak je standardem také podpora legislativních odchylek v zemích, kde je systém nabízený, podpora světových účetních standardů a používání více měn současně.
- V případě cloudového ERP systému se také výrazně zjednodušuje aktualizace softwaru informačního systému, která je potřebná kvůli nápravě chyb softwaru, legislativním změnám atd. Tyto aktualizace probíhají v režii poskytovatele cloudového ERP a náklady na ně jsou plně obsaženy v poplatku za používání cloudové aplikace.
Výše zmíněné benefity nejsou samozřejmě jediné, které cloudový ERP systém svým uživatelům nabízí. Nakolik ovšem možné přínosy používání ERP systému v cloudu každý konkrétní uživatel využije, bude vždy záviset na pouze na něm.
Společnost CDC Data má přechody na cloud letité zkušenosti. Rádi budeme při tomto přechodu vaším průvodcem a partnerem.
