CDC Data

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem také podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 (§3, odst 2, písmeno a), zákona 499/2004).

Dále se pak řídí archivace dalšími zákony a vyhláškami, které pak nařizují ukládat různé dokumenty jak ekonomické, tak i technického charakteru po různě dlouhou dobu.

Příklad požadavků na archivaci ekonomických dokladů u právnické osoby, plátce DPH

Předmět archivace Délka archivace
účetní doklady, účetní knihy, inventury, účtový rozvrh, a další 5 let
účetní závěrky, výroční zprávy 10 let
daňové doklady rozhodné pro stanovení DPH 10 let
účetní doklady, prvotní doklady, účetní knihy a další 3 - 10 let
mzdové listy a další 30 - 45 let
záznamy o stanovení a odvodu pojistného 10 let

Jak mají podniky dokumenty uchovávat zákon neřeší, ale můžeme se inspirovat způsobem, který mají nařízen „státní orgány“ - tzv. určení původci:

Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Je-li potřeba zachování věrohodnosti původu dokumentu kratší než skartační lhůta dokumentu, uvede to určený původce ve svém spisovém a skartačním plánu. (§69a , odst. 3, zákona 499/2004)

Pokud tedy chceme dokumenty ukládat elektronicky je třeba splnit základní podmínku zákona - čitelnost a neměnnost záznamů.

Zajištění čitelnosti

V jakém formátu dokumenty ukládat? Zákon nám moc nepomůže (dokonce umožňuje změnu formátu), ale vyhláška o Podrobnostech výkonu spisové služby 191/2009 již hovoří naštěstí jednoznačně v §20 - Výstupní datové formáty: Formát Portable Document Format/Archive (PDF/A, ISO 19005) se použije jako výstupní datový formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů.

Neporušitelnost obsahu

Zde jsou mnohem větší nároky, než na papírový dokument. Jelikož se výklad zákona nespokojí s konstatováním „správce nezmění“. Tuto podmínku nám jakékoli samotné DMS nezajistí. Tyto systémy sice se dokumenty řádně evidují a následně zpřístupňují oprávněným uživatelům, ale jak prokázat věrohodnost a neporušitelnost ? Pro naplnění „neporušitelnosti“ jsou tedy 2 cesty:

  1. Aktivní péčí o dokument viz. Datové schránky – dokument musí být vybaven časovým razítkem a před uplynutím expirace musí být znovu „přerazítkován“. Není to zadarmo - razítko stojí sice jen 1Kč, ale platí se každý dokument zvlášť
  2. Pasivní péčí – odpovídá papírovému stavu tzn. soubor uložíme ideálně ve formátu PDF/A na Důvěryhodném úložišti které je certifikované dle zákonu 499/2004 (neměnnost a neporušitelnost).

Důvěryhodný archiv